مقدمه
برای حسابرسان واژه‌های کارایی و اثربخشی، واژه‌های ناآشنایی نیستند، زیرا آنان در فرایند حسابرسی همواره می‌کوشند رسیدگیهای خود را به‌صورت کارا (رسیدگی موثر با کمترین هزینه ممکن) و اثربخش (رسیدگی که بتواند به میزان از پیش تعیین‌شده موفق به کشف اشتباهات و یا تحریفهای بااهمیت در صورتهای مالی صاحبکار شود) به انجام برسانند. همچنین در دنیای امروز و در عرصه خدمات حرفه‌ای، به‌علت ادامه فعالیت واحدهای تجاری در محیط اقتصادی بازار آزاد که به‌طور مستمر شاهد رفع موانع تجاری و ادغام بازارهاست و رقابت در آن روز به‌روز شدیدتر می‌شود، حرفه حسابرسی عملیاتی بیش از پیش اهمیت یافته و اصولاً مدیریت بهینه منابع در واحدهای اقتصادی بدون برخورداری از سطوح مطلوب اثربخشی و دستیابی به هدفهای کارایی و صرفه‌اقتصادی امکانپذیر نیست.
حسابرسی عملیاتی1 دارای سه مولفه کارایی، اثربخشی و صرفه‌اقتصادی است که از اهمیت زیادی برخوردارند. امروزه، ارزیابی کارایی2، اثربخشی3 و صرفه‌اقتصادی4 باید بخشی از فرایند عادی مدیریت هر واحد تجاری در بخش عمومی و خصوصی باشد و مدیران، بررسی عملکردها را به‌عنوان یکی از مسئولیتهای خود برای کنترل فعالیتها تلقی کنند و ارزیابی مستقل عملکرد مدیران از طریق واحد حسابرسی داخلی یا حسابرسان عملیاتی صورت گیرد. محصول (ستانده‌ها) می‌کند.
تعریف
در مقاله «آشنایی با حسابرسی عملیاتی» که از سوی کمیته حسابرسی عملیاتی سازمان حسابرسی ارائه شده است، کارایی عبارت است از نسبت نتایج به‌دست آمده از عملیات (ستانده) به منابع مصرف شده (داده) و عملیات کارا عملیاتی است که با استفاده از روشهای بهینه، حداکثر بازده (ستانده) را با صرف حداقل منابع (داده) تامین کند.
علاوه بر تعریف ارائه شده به‌وسیله کمیته حسابرسی عملیاتی که بیان شد، در کتابها، نشریه‌ها و مقاله‌های موجود، تعریفهای متعددی از کارایی ارائه شده است. طبق این تعریفها، کارایی عبارت است از:
* دستیابی به هدفها با حداقل هزینه ممکن،
* چگونگی رسیدن به هدفها از طریق به‌کارگرفتن شیوه‌هایی که از حداقل امکانات، حداکثر بازده را به‌دست آورد،
* انجام دادن کارها بخوبی و بنحو مناسب و شایسته،
* حداکثر بازده برای داده معین، و
* افزایش تولید محصول با داده‌هایی ثابت.
در تمام این تعریفها، چهار موضوع مشترک زیر وجود دارد:
هدفها: آنچه سازمان می‌کوشد بدان دست یابد،
داده‌ها: منابع مادی، انسانی و مالی که واحد تجاری به‌کار می‌برد یا مصرف می‌کند،
ستانده‌ها: محصولِ فعالیتها مانند کالاها، خدمات و یا سایر نتایج،
فعالیتها: عملیاتی که از طریق آن واحد تجاری منابع خود (داده‌ها) را تبدیل به محصول (ستانده‌ها) می‌کند.
طبقه‌بندی تعاریف ارائه شده
به‌طور کلی می‌توان تعریفهای ارائه شده برای کارایی را براساس نگرشهای مختلف، به چهار گروه کلی طبقه‌بندی کرد. این طبقه‌بندی در شکل 1 نشان داده شده است.
ناکارایی
همواره در یک سازمان این سئوال مطرح است که آیا سازمان مسئولیتهای خود را با صرف حداقل داده‌ها انجام میدهد یا خیر. تلاش در جهت یافتن پاسخ برای این سئوال ممکن است زمینه‌هایی از موارد ناکارایی را در سازمان نشان دهد. نمونه‌هایی از ناکارایی عملیاتی که باید نسبت‌به آن هوشیار بود عبارت است از:
* استفاده نامناسب از روشهای دستی ومکانیزه،
* کاغذبازی بیهوده،
* سیستمها و روشهای ناکارای عملیاتی،
* سلسله مراتب ویا الگوهای ارتباطی پیچیده در سازمان،
* دوباره‌کاری،
* مراحل کاری بی‌مورد و انجام کارهای موازی.
ارتقای کارایی
کارایی به‌معنای اطمینان‌یابی از به‌دست‌آوردن حداکثر نتیجه از منابع اختصاص‌یافته برای یک بخش یا برنامه یا حداقل مصرف منابع برای تحصیل سطح خاصی از نتایج است. کارایی یک بخش هنگامی بهبود می‌یابد که نهاده‌های سیستم برای تولید مقدار معینی ستانده تقلیل یابد و یا آنکه از مقدار معینی نهاده سیستم، مقدار بیشتری ستانده حاصل شود.
اندازه‌گیری کارایی
همان‌طور که از تعریف کارایی استنباط می‌شود، به‌قاعده می‌توان ستانده حاصل از هر واحد داده را اندازه‌گیری کرد. اما انجام این اندازه‌گیری ممکن است به‌سادگی عملی نباشد. در این راستا، در برخی از کشورها، بخشهای دولتی شاید بتوانند بعضی از معیارهای کارایی را در اختیار بگذارند. اما سایر سازمانها باید معیارهای اندازه‌گیری مربوط و مناسب خود را تدوین کنند. معیارهای اندازه‌گیری ستانده‌ها باید مربوط، قابل اجرا و مورد توافق مدیریت و کارکنان باشد. در مقایسه و اندازه‌گیری باید توجه داشت که تفاوت هزینه‌ها به‌تنهایی مفهومی ندارد، بلکه دلایل وجود این تفاوتهاست که دارای اهمیت است.
کارایی در بخش عمومی
مدیران بخش عمومی نیز همچون مدیران بخش خصوصی باید کارایی خود را حداکثر کنند یا بیشینه سازند. این‌کار مستلزم اندازه‌گیری کارایی در زمینه‌های بااهمیت است. در این مورد مدیران همواره با دو سئوال اساسی مواجهند که برای انجام وظایف خود باید به آنها پاسخ داده شود:
* آیا کارایی عملیات یا برنامه خاص از آن اندازه اهمیت برخوردار هست که اندازه‌گیری شود؟
* آیا راهی برای اندازه‌گیری آن با هزینه‌ای معقول وجود دارد یا خیر؟