به کمک همه مراحلی که قبلا گفتیم می توانیم به یک مدیریت عالی برسیم و در یک سطح دیگر، این بدین معنی است که نباید شرکت مورد نظر تمام هزینه خود را صرف مدیریت بکند. مخصوصا در موارد خاص، به عنوان مثال مسائل ریشه گرفته از امنیت بیگانگان. که در اینجا باید بسیار توجه داشت و به طور روزانه همه مسائل را برررسی کرد.
یکی از سطوح دیگر، این است که یک فروشنده مناسب برای ارائه محصولاتمان انتخاب کنیم. به عنوان مثال یک فرشنده در آخر هفته با مراجعه افراد فامیل به شرکت محصولات را بدون پول به آنها ارائه می دهد و در اینجا باید کنترل لازم را در این زمینه داشت تا از وقوع چنین مواردی جلوگیری کرد.
درنتیجه با استفاده از کلیه ی برچسبها و مارکتهای الکتریکی در کت های چرمی می توان به طور غیرمستقیم کنترلی بر روز محصولات داشت و بدین طریق رضایت مشتریان را هم فراهم می کند.
این دستگاه ها باعث ایجاد کنترل 2 مورد خاص می شود هم بافت کنترل اجرایی و هم کنترل حساب ها و دخل و خرج می شود.
کنترل های اجرایی :
که شامل سازماندهی طرح های مختلف ( به عنوان مثال، تنظیم یک حساب سازماندهی شده تا در خصوص ارائه گزارشات ) و در همه روش ها و شیوه های اجرایی مدیریت نقش بسیار مهمی را ایفا می کند.
مثال هایی نیز در خصوص مراحل بودجه بندی و برآورد هزینه ارائه شده است و گزارشاتی نیز در خصوص حساب های مشتریان داشته باشند.
2-کنترل حساب ها و دخل و تصرف
که شامل روش ها و مراحلی است که نقل و انتقال وجه چک ها باشد و ...
همه حساب ها رسیدگی کند. با کنترل صحیح حساب ها می توان راندمان کار را بالا برد و باعث کاهش خطاها تا حداقل مقدارشان می شود و همین طور خطاها را هم کاهش می دهد.
ما کنترلمان را به روی حساب های ورودی متمرکز می کنیم که باید بر روی موضوعات زیر نیز تمرکز داشته باشیم.
1- دادو ستدهای معمولی که انجام می شود احتیاج به یک مدیریت خاص در این زمینه دارد.
2- ثبت و ضبط کردن همه داد و ستدها که انجام می شود و چک کردن آنها، هیچ معامله ای نباید فراموش شود.
3- محافظت کردن : همه این عملکردهای معاملاتی را باید نزد خودتان حفظ کنید.
4- تطبیق دادن و برابر اصل کردن : همه مدارک ضبط شده باید با دیگر مدارک ثبت شده تطبیق داشته باشد همین طور از لحاظ پولی و غیره که این به شما کمک خواهد کرد تا کنترل کاملی بر دیگر مسائل حاشیه ای داشته باشید.
5- ارزشیابی کردن و قیمت گذاری : مقادیر ثبت شده بالا همه کمک می کند جهت ارزش گذاشتن بر روی اجناس مختلف.
سه موضوع اول، داد و ستدها و معاملات، ثبت کردن آنها، و محافظت کردن از آنها، مربوط به کارهایی می باشد که با کمک سیستم انجام می شود و هدف از انجام این سه مرحله، جلوگیری از ایجاد خطا و کسر بودجه می شود.
و ششمین مورد را نیز باید به این 5 مورد اضافه کنیم. آنها هم بالا برده بازده و راندمان کاری می باشد.
مدیران باید شناسایی کنند این سیستم ها را تا به نتایج مثبتی در این خصوص نائل شوند (بازده بارزگانی) و یک علت آن جلوگیری از ایجاد خطا و نقص در حساب ها می شود.
سیستم حسابداری
در سیستم حسابداری اولین تعریفی که لازم و ضروری به نظر می آید این است که ابزار و تجهیزاتی است که به صورت روزانه وقایع مالی و وضعیت مالی را چک می کند این سیستم خود باید حساب های ورودی و خروجی را به صورت روزانه بررسی کند.
در بخش 3 و 4 یک بازنگری کلی در خصوص سیستم حسابداری انجام دادیم و یک سری منابع را هم که در مجلات مختلف بود را معرفی کردیم و آنها را برای بعضی افراد پست کردیم و درخصوص تعادل آزمایشی، قضاوت ها و گزارش های مالی مطالبی را ارائه کرده بودیم. اکنون این سیستم را متمرکز می کنیم بر روی تکرار و پی در پی بودن آن مقدار انتقال وجه که به چهار گروه عمده تقسیم می شوند.
تضمین ودجه
مبلغ دریافتی
خرید کالا و خدمات که شامل فهرست حقوق بگیران می باشد.
فروش و مقدار پولی که از فروش کالا و خدمات به دست می آید.
کنترل فیزیکی و حفظ کردن این مدارک و اغلب به صورت مرحله به مرحله است. به عنوان مثال : تلفن شرکت ها و کارت اعتباری شرکت ها ممکن است روزانه میلیون ها تومان هزینه صرف کنند بدون اینکه کامپیوترها و سیستم اطلاعاتی آن ها دخیل باشند.
در بیشتر روش های پیشرفته ممکن است از این ابزارها استفاده کنند.
در سیستم حسابرسی پیشرفته که بسیار مدرن طراحی شده است بسیار جهت سازماندهی و مسائل اقتصادی مفید می باشد کارت اعتباری شرکت ها در سیستم های قلابی به کار برده می شوند جهت محاسبه ی انتقال وجه در کارت اعتبای شما و همچنین ممکن است کارت اعتباری شما به صورت تقلبی مورد استفاده شخص دیگری قرار گرفته شده باشد در حالی که گاهی اوقات دستگاه این کارت ها را قبول نمی کند آنها باید همچنین در مواقع زیاد جهت زدن سوخت به ماشینشان از این کارت استفاده کنند همین طور جهت انتقال وجه در مغازه ها به کمک یک سیستم پیشرفته انجام بگیرد.
وال ماتریکس به موفقیت های قابل توجهی در خصوص قیمت کم خرده فروش ها دست یافته است و آنها را کنترل می کند با کنترل فهرست موجودی و دفتر دارایی و سیستم های کامپیوتری خود به صورت اتوماتیک این اطلاعات را به کار می برند و به کمک این روش که توسط پرکته و گامبل ابداع شده است زمان انتقال وجه را کاهش می دهد.
مسئولیت و مدیریت ها :
اگرچه حسابرسی خارجی و حسابداران گزارش های مالی خود را به مدیر شرکت می دهند و آنها را از وضعیت مالی شرکت آگاه می کنند و اکثر گزارش های شرکت های آمریکایی بدین صورت است این گزارش های مدیریتی برای مدیر این امکان را فراهم می آورد تا اطلاعاتی در خصوص حساب کتاب ها داشته باشد و این ها شامل ایجاد یک کنترل نامحسوس توسط مدیر می شود و آن ها همچنین ممکن است شامل موقعیت و وضعیت کمیته حسابرسی باشد که توسط حسابداران ارائه می شود. شما می توانید یک بازنگری در یک مثال به عنوان شاخص در این متن انجام دهید.
کمیته حسابرسی :
مسئولیت اولیه مدیران بسط و گسترش وضعیت مالی شرکت به طرق مختلف می باشند که اکثراً این کار توسط کمیته ممیزی انجام می شود که با کنترل حساب های اولیه، وضعیت مالی و مقدار بودجه شرکت یا موسسه دارای شخصیت حقوقی را برررسی می کنند.
کمیته حسابرسی اساساً دارای نیروهایی است که در شرکت نقش مهمی ندارند بلکه آن ها مستقیماً کارهای شرکت را زیر نظر دارند و نیروها را در بخش های مختلف استخدام می کنند از جمله شرکت ارتباطات سیار و شرکت نفت بدین صورت می باشد.
از دهه ی چهارم در سال 1997 ، همچنین وجود دارند اعضایی از مدیران که در خارج نیز فعالیت های دارند پنج نمونه از این ها در کمیته های حسابرسی می باشند این کمیته ارتباطی بین حسابرسان خارجی و حسابرسان داخلی، مدیران مالی و مراحل اجرایی برقرار می کند.
کنترل داخلی چک لیست ها :
همه سیستم های پیشرفته و خوب که دارای کنترل اولیه هستند این شرکت ها می توانند چک لیست های خلاصه شده را کنترل کنند و می توانند از آن ها در کارهای مختلف از جمله خرید، فروش، فهرست حقوق کاربگیران و کارهای مشابه این انجام داد. متعاقب چک لیست ها و خلاصه ی آن ها می توانیم راهکارهایی در خصوص این سیستم و حسابداران آن به دست آوریم.
1) اطمینان شخصی با مسئولیت های واضح :
مهم ترین عنصر در کنترل موفقیت آمیز کنترل اشخاص می باشد با ارزیابی میزان راستگویی و یا دروغگویی افراد می توانیم این سیستم را ادامه دهیم.
هیچ موردی پیش نمی آید در خصوص اینکه چطور شما دیگر اهداف چک لیست ها را مشاهده کنید و مراحل آن شامل پاداش دادن، آموزش دادن، تشویق کردن و انتخاب نیروهای کاری مناسب می باشد در این جا باید حسابداران خبره ای نیز استخدام شوند و متناسب با وظیفه و توانایی آن ها به آن ها وظایفی واگذار کنند.
علی رغم این بسیاری از کارگران دستمزد بسیار کمی دارند و این در طولانی مدت ممکن است مشکل ساز شود نه تنها به این علت که کافی نیست بلکه به این علت که تولیدات ضعیف است.
به کارگیری مسئولیت ها بدین معنی است که کارهایی را انتخاب کنیم که بسیار مناسب هستند و نتایج آن ها می تواند مرتبط با تصمیم فرد باشد این بدین معنی است که داشتن یک فروشنده با نشانه های زیر مفید است که از جمله نشانه های فروش خوب و بازرسی مداوم و کارگران اکثر اوقات درخواست های خود را بیان کنند.
در مغازه های زنجیره ای اغلب هر صندوق دار پول زیادی زیر دستش است درنتیجه هر نوع کمبودی می تواند باعث اختلال مسئولیت های شخصی شود.
اثرات فیزیولوژیکی نیز تأثیر زیادی دارد و موسسات خرده فروشی بین المللی نیز فروشندگان 2 % قیمت را به دزدها و آدم های خلافکار می فروشند و حساب و کتاب مغازه در این بخش نمی خواند همین باعث می شود که آن ها دیگر از آن مغازه خرید نکنند و مغازه نیز در حدود 10 دلار در هر شیفت به منشی می دهد.