تحقیق مقاله گروه‌ بندی اطلاعات در MIS

مقدمه

موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه:

1- استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه‌ها، که خود یک سیاست رقابت صادراتی می‌باشد. برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کار بردن سیستم‌های اطلاعات مبنی بر فن‌آوری‌های اطلاعت وارتباطات ضروری می‌نماید.

مدیران امروز، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به‌عنوان داده‌های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل فهم، تعمیر و نگهداری و بازیابی گردد. از طرف دیگر سیستم‌های مدیریت و ابزارهای کنترل در طول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده‌اند این تغییرات را می‌توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد: 1-کنترل سنتی  2-کنترل بر وکراتیک  3-کنترل کاریزماتیک    4-کنترل اینفورماتیک.

در ساختارهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک و اعمال می‌شد، مقامات کنترلی به‌طور سنتی و موروثی به نسل‌های بعد منتقل می‌گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را چون سنت بود می‌پذیرفت و بدان گردن می‌نهاد. در وضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبر و پیروان اعمال می‌گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می‌کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می‌کردند زیرا آنها را قبول داشتند. در بروکراسی، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می‌شد، ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیرشخصی داشت و تبعیت از آن الزامی بود. در اینفوکراسی، کنترل از طریق نرم‌افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانش‌ها و آگاهی‌های تخصصی، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می‌تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه‌های الکترونیکی بدست آورد. از سیستم‌های خبره، استفاده کند و به تمامی دانش‌های تخصصی و حرفه‌ای مجهز شود.

با توجه به ویژگی خطیر سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم‌ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلار است. عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا مؤسسه برای برنامه‌ریزی‌های آینده و تصمیم‌گیری می‌باشد این مدیر برای گردآوری داده‌ها و پردازش آنها نیاز به سیستم‌های اطلاعاتی و رایانه‌ای و حتی سیستم‌های خبره می‌باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی داشته و از امکانات سیستم‌های اطلاعاتی و فن‌آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سواد رایانه‌ای و سواد اطلاعاتی می‌باشد. درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم‌گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود. بومر و کروبا  شش حوزه کلیدی أخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی.

بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می‌باشد. تاریخ سیستم مدیریت به هولریث یا چارلز بابیج منتصب است. آغاز MIS از اواخر دهه 1950 است . در اوایل 1960 بیشتر تبادل اطلاعات با تلفن بود و کامپیوترها حکم ماشین حسابهای بزرگ را داشتند . کامپیوترها نقش بسزایی در MIS داشتند.

تکوین انقلاب کامپیوتر

اولین بار در سال 1964 دستگاهی برای پردازش داده‌ها ابداع شد و بعد از این سال کار بر روی اطلاعات به سرعت رشد کرد.

مدیریت در هر سازمان بر 5 منبع اصلی است:

1 .کارکنان    2 . مواد    3 . ماشین‌آلات    4 . پول    5 . اطلاعات

مدیریت بر اطلاعات به دو علت به‌وجود آمد.

1. پیچیدگی روزافزون فعالیتها

2. بهبود کارآیی رایانه ها و تخصصی شدن

چهار منبع اصلی جز منابع فیزیکی و منبع آخر جز منبع ادراکی است.

رابطه MIS  و IT

IT چیست؟

ابزار قدرتمندی بهZعنوان اهرم است برای طراحی دوباره فرآیند کسب و کار در سازمان و به جای بهبود مقطعی و تدریجی یک سیستم جدید یکپارچه طراحی می‌کند.

عوامل IT : 1 . افزایش بهره‌وری سیستم‌های خبره       2 . MIS

MIS : سیستم ای است که مدیریت بر پایه اطلاعات است.

اطلاعات

در علم مدیریت نوین, اطلاعات مفهوم کاربردی دارد. وقتی در عمل, مفاهیم و ایده‌ها در شکل بنیانی برای درک مسائل استفاده شوند اطلاعات شکل می‌گیرد.

اطلاعات به دو صورت هستند:

1. Data (داده)

2 . Document (اسناد)

داده‌ها: شامل واقعیت‌ها و اشکالی هستند که برای کاربر بی‌معنی است. وقتی این داده‌ها پردازش شوند به صورت اطلاعات لازم در می‌آیند که این اطلاعات داده‌های با معنی هستند و این پردازش توسط رایانه و یا عناصر غیر رایانه‌های یا هر دو انجام می‌شود.

اطلاعات لازمه تصمیم‌گیری است و پدیده‌هایی مثل انفجار اطلاعات و آلودگی اطلاعات و آنارشی اطلاعات باعث بروز اشکالاتی می‌شود.

مدیران به 2 سبک از اطلاعات برای راه‌یابی به حل مشکل استفاده می‌کنند:

1. سبک سیستماتیک: پیگیری با استفاده از مسائل از پیش توصیه شده.

2. سبک حسی: بدون توجه به روشهای قطعی, مدیر روشی را انتخاب کند.

ابتدا باید نیازهای اطلاعاتی سازمان را یافت و سپس به جمع‌آوری اطلاعات پرداخت.

از نظر آقای ایکاف (A-ckoff) برای جلوگیری از آلودگی اطلاعات در سازمان دو کار باید انجام شود:

1. پالایش و تصفیه اطلاعات (filteration)

2. اختصار و فشرده سازی (condesetion)

وقتی منابع گسترده باشد , انبوهی از اطلاعات به مدیر می‌رسد و این آلودگی اطلاعات است. وقتی ما به یک سیستم برخورد می‌کنیم باید نگرش سیستمی داشته باشیم و نباید فقط به یک جز آن سیستم دقت کنیم بلکه به تجزیه و تحلیل‌ها نیاز به دید کلان داریم و برای این تجزیه و تحلیل نیازمند اطلاعات و آگاهی هستیم.

ارزش‌گذاری اطلاعات:

1. توسط چه کسی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

2. در چه زمانی استفاده می‌شود.

3. در چه موقعیتهایی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

آقای ( j-seen ) می گوید اطلاعات از سه بعد قابل بررسی است:

1. محتوی    2. فرمول    3. زمان

علت استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی:

1. گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکت‌های بزرگ غیرممکن است و برای این خلأ به IS روی آورده‌اند.

2. محدودیت‌های انسانی (از نظر قدرت ذهنی, زمانی, سطح نگرش و ...).

سیستم‌ های اطلاعات

مجموعه‌ای از اجزاء مرتبط به هم که اطلاعات را جمع‌آوری, بازیابی, پردازش و ذخیره و توزیع می‌کنند. و می‌توانند به مدیران و کارکنان در تجزیه و تحلیل مشکلات و رهبری در مقولات پیچیده کمک کنند.

سیستم اطلاعاتی: رسمی- غیر رسمی: شبکه غیبت (پشت‌سر افراد حرف زدن) افراد.

امروزه سیستم‌های اطلاعاتی به آن درجه رسیده‌اند که فکر می‌کنند و برنامه‌ریزی می‌کنند و... در واقع از هوش مصنوعی نیز کمک گرفته‌اند.

سیستم‌های اطلاعاتی از چهار بخش تشکیل شده‌اند:

1. افراد    2. داده‌ها    3. سخت افزارها    4. نرم افزارها

در یک سازمان با کمک سیستم‌های اطلاعاتی به اهداف زیر می‌رسیم:

1. هر کس در ارتباط با نیازهای اطلاعاتیش با افراد دیگر در ارتباط است.

2. أخذ اطلاعات از عده‌ای و رساندن آن به عده‌ای دیگر.

3. می‌گوید اطلاعات مورد نیاز هفتگی و ماهانه و سالانه مدیر چیست.

4. شکل و فرم اطلاعات مورد نیاز مدیر را مشخص می‌کند.

5. وسیله انتقال اطلاعات به چه صورتی است (کاغذ , تلفن و...).

6. اطلاعات در چه دوره زمانی باید به مدیر برسد.

ویژگی‌های سیستم‌های اطلاعاتی

1. اطلاعات به روز باشد.

2. قابل دسترسی برای واحدهای مختلف باشد و بعضی اطلاعات حساس را در اختیار همگان قرار ندهد.

3. امکان تحلیل سریع وضعیت واحدهای مختلف توسط مدیران ارشد باشد.

برای یک مدیر از دو دیدگاه نمی‌توان چشم‌پوشی کرد:

1. استراتژی رقابت

2. کاهش هزینه‌ها

این‌ها جزء سیاست‌های رقابتی است که برای رسیدن به این دو, کار با سیستم‌های اطلاعاتی ضروری است.

سیستم‌های مدیریت نیز در طول زمان تغییرات زیادی کرده‌اند:

1. کنترل سنتی و فئودالی: مقامات به‌طور موروثی انتقال می‌یابد.

2. کاریزماتیک: رهبران شیوه عمل را انتخاب می‌کنند و پیروان چون آن‌ها را قبول دارند تبعیت می‌کنند.

3. بروکراسی: کنترل در ساختار سازمانی تعبیه شده و ساختاری بر قانون و مقررات است و جنبه غیر‌شخصی دارد و تبعیت برای همه الزامی است.

4. انفوکراسی: کنترل از طریق نرم‌افزارها و هر نوع اطلاعاتی از طریق شبکه‌های الکترونیکی بدست می‌آید.

( MIS ) سیستم اطلاعات مدیریت

در MIS فعالیت‌ها توسط رایانه انجام می‌شود و شبکه‌ای از کانال‌های ارتباطی و مراکز پردازش اطلاعات است که اطلاعات را از منابع اصلی (مثلاً از دنیای محیطی) می‌گیرد و ذخیره‌سازی و بهنگام‌سازی و مرتب می‌کند و بعد از پردازش اطلاعات را برای تصمیم‌گیری به مدیران می‌رساند.

MIS به منظور تهیه اطلاعات برای برنامه‌ریزی و کنترل طراحی شده و اطلاعات صحیح باید در اختیار مدیران قرار بگیرد. MIS گرفتن اطلاعات و تجزیه و تحلیل و تلخیص و طبقه‌بندی و قرار دادن آنها در اختیار مدیر است تا مدیر بفهمد در کارش چقدر رشد کرده.

مدیران همواره به دنبال اطلاعات هستند. در قدیم منابع اطلاعات پرسنل بود و اطلاعات یا با کاستی می رسید و یا نظرات شخصی هم داخل می شد . یک سیستم اطلاعاتی دقیق قدرت در برنامه ریزی را افزایش می‌دهد.

تا قرن بیستم هدف MIS برای رفع احساس ناتوانی افراد و نگهداری و بازیابی اطلاعات بوده اما با کامپیوترها تغییراتی در MIS نیز حاصل شد. MIS مغایرت‌ها و انحرافات از هدف را نشان می‌دهد و گزارشات مدیریتی را در قالب منطقی به مدیر ارائه می‌دهد.

MIS زیر مجموعه‌های زیادی دارد . مثلاً MIS نیروی انسانی, مالی, حسابداری, تولید, بازاریابی و... یک نقش مهم مدیر MIS آگاهی و تغییر عوامل محیطی و بردن سازمانی است.

در قدیم اطلاعات مدیران در زمینه مدیریت بود و اعمال مدیریتی سریع انجام می‌شد. اما برای ارائه بهتر خدمات نیاز به IS احساس شد ولی اطلاعات کافی در مورد نقش اطلاعات نداشتند و متخصصین اطلاعات هم از مدیریت بی‌اطلاع بودند و همین باعث شد که دو گروه به آموزش نادانسته‌های خود بپردازند و MIS ایجاد شد.

MIS به دو طریق عمده در حل مسائل کمک می‌کند:

1. به شناسایی و درک مسئله کمک می‌کند.

2. قابل وقوع بودن هدف را برای مدیر بازگو می‌کند.

وقتی MIS نصب شد, کارکنان ترسیدند که کامپیوتر جای آنها را بگیرد و بیکار شوند و حتی اگر از حجم کارگر کم نشود می‌ترسیدند که MIS آنها را تحت کنترل قرار دهند. در حالی‌که MIS با صحت و دقت اطلاعات, مهارت‌ها را زیاد می‌کند. و حتی طبق آمارگیری از بیمارستان فارابی تهران 92 / 76 % کارکنان خواستار MIS بودند. و وقتی مسئله هزینه MIS مطرح شد با توجه به مسئله سود و زیان, مدیران MIS را پذیرفتند و حتی EIS که امروزه کاربرد زیادی دارد نیز جزئی از MIS است.< /o:p>

در قبال ترس کارکنان مدیر باید کارهایی را انجام دهد که از MIS نترسند:

1. استفاده از رایانه برای ارتقای شغلی

2. ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان و متخصصان اطلاعاتی و مدیریتی

3. اهداف شرکت در راستای نیاز کارکنان باشد .

وظایف MIS

1. جمع‌آوری اطلاعات (اطلاعاتی که در آینده مورد استفاده قرار می‌گیرند).

2. انباشت و پردازش اطلاعات (تجزیه و تحلیل و دسته‌بندی و ذخیره‌سازی اطلاعات).

3. توزیع اطلاعات (بازیابی و رساندن اطلاعات به واحدها).

کاربرد MIS

در مدیریت مدرن یا کیفیت TQM

سازمانها مثل موجودات زنده هستند به همین دلیل سازمانهای پویا «دینامیک» نام گرفته‌اند.

طبق این مکانیزم اگر MIS را قلب و دستگاه گردش خون در نظر بگیریم, مدیریت مانند سر است. کاربر دیگر MIS در راستای اسنانداردهایی مانند ISO 9000 است تا مدیر تصمیمات درست را اتخاذ کند. همچنین اولین پدیده بعد از ورود MIS اتوماسیون بود.