تحقیق مقاله حسابداری رایانه ای در شرکت های بیمه

اهم مواردی که در عملیات حسابداری شرکت های خدمات بیمه‌ ای پرداخته می شود

1- لزوم انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار:

امروزه انجام امور حسابداری بدون بهره گیری از امکانات رایانه ای با توجه به حجم عملیات و تنوع گزارشات مورد نیاز تقریباً غیر ممکن گردیده است در این راستا نتایج حاصل از بررسیهای فراوان و مرور راه حلهای متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و یکسان جهت ثبت عملیات مالی مربوط به دسته اول (عملیات فنی بیمه) را در کلیه شرکتهای بیمه به اثبات رسانیده است. لذا کلیه شرکتهای نمایندگی یک شرکت بیمه جهت ثبت عملیات بیمه گری صرفاً می بایست از یک نرم افزار استفاده نمایند.

نکات مهم:

الف) استفاده از یک نرم افزار قطعاً مانع از بکارگیری سایر نرم افزارهای مورد نیاز شرکتها جهت پوشش عملیات پشتیبانی و عمومی و مسائل مرتبط آنها با بازاریابان و غیره نخواهد شد.

ب) با توجه به اهمیت انجام عملیات حسابداری بصورت رایانه ای و اعلام مشخصات نرم افزار کلیه شرکتها می بایست نسبت به نصب نرم افزار حسابداری اقدام کنند.

ج) به منظور حفظ یکنواختی هرگونه تغیر اساسی در نرم افزار باید با هماهنگی شعب و واحدهای حسابداری و انفورماتیک آنها صورت پذیرد.

2- لزوم معرفی مدیر مالی یا حسابدار (مسئول عملیات حسابداری و مالی) به مجتمعها[1]:

از آنجایی که کنترل عملیات مالی شرکتهای نمایندگی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد و حسب تجارب گذشته نیز یکی از مشکلات بسیار جدی و عامل اصلی ایجاد مغایرات فیمابین، شخصی و ثابت نبودن «مسئول عملیات مالی» شرکتهای نمایندگی بوده است لذا مشخصات «مسئول عملیات مالی و حسابداری» شرکتها باید طی معرفی نامه ای، با امضا مدیر عامل شرکت نمایندگی به مجتمع ها اعلام گردیده و حضور فرد مذکور در جلسات توجیهی و آموزشی نیز به عنوان تکالیف قطعی ایشان تعریف گردد ضمناً هرگونه جابجائی در این خصوص می بایست با هماهنگی صورت پذیرد بدیهی است شرکتهای نمایندگی در انتخاب عزل و نصب این افراد مختار می‌باشند و لیکن هماهنگی با مجتمعها اجباری خواهد بود. علی ایحال مسئولیت نهایی حسابهای شرکت نمایندگی بعهده مدیرعامل و هیئت مدیره شرکت نمایندگی خواهد بود.

3- نگهداری اسناد و مدارک حسابداری بصورت مدون:

از آنجائیکه اسناد و مدارک حسابداری می بایست بصورت دقیق طبقه بندی شده و قابل دسترسی باشد لذا فدوریست اسناد و مدارک حسابداری شرکت نمایندگی صحافی گردیده و در محل شرکت نمایندگی نگهداری گردد به نحوی که همواره امکان دسترسی به آنها مقدور باشد ضمناً این موضوع بایستی هنگام ایجاد تغییرات اساسی در مدیریت شرکت نمایندگی مورد کنترل قرار گرفته و نسخه ای از صورتجلسه تحویل و تحول برای واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.

4- افتتاح حساب بانکی(جاری دریافت بیمه‌‌گری و جاری پرداخت بیمه‌گری):

جاری دریافت بیمه گری

1-4- با توجه به اهمیت انجام عملیات بانکی نزدیک بانک مشخص کلیه شرکتهای نمایندگی می بایست همراه با تکمیل تعهدنامه مخصوص که نمونه آن توسط واحد اجرائی ذیربط (مجتمع‌ها) تحویل می شود نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس “حساب دریافت بیمه گری” نامیده می شود اقدام نمایند. شرایط و خصوصیات حساب مذکور به شرح ذیل می باشد:

1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تکمیل تعهدنامه محضری با هماهنگی دفتر حقوقی شرکت بیمه می باشد.

2-1-4- با عنایت به هماهنگی انجام شده و لزوم اخذ سرویس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزدیکی از نزدیکترین شعب بانک افتتاح گردد.

3-1-4- حساب مذکور شاخه ای (فرعی) از حساب مرکزی (مادر) واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه نزد بانک محسوب می گردد و صرفاً بابت واریز وجوه دریافتی بابت بیمه نامه ها اعم از فروش نقدی، وصول بدهکاران و وصول چکهای مربوط به اقساط بیمه نامه می باشد.

4-1-4- حساب یاد شده (حساب فرعی) بنام شرکت خدمات بیمه ای اما بنفع شرکت بیمه افتتاح شده و شرکت نمایندگی هیچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغییرات در حساب را ندارد.

5-1-4- حساب  فرعی فاقد دسته چک می باشد.

6-1-4- مانده حساب فرعی در پایان هر روز کاری بحساب سپرده کوتاه مدت معرفی شده توسط واحد اجرائی (مجتمع) شرکت بیمه واریز می گردد.

7-1-4- شرکتهای نمایندگی مجاز به تأخیر در واریز حق بیمه به حساب فرعی (جاری دریافت بیمه گری) نمی باشند و دقیقاً طبق شرایط مندرج در بیمه نامه‌ها و قراردادهای بیمه ای می بایست مبالغ به حساب واریز گردد. بدیهی است هر گونه مسئولیت ناشی از تأخیر واریز مذکور اعم از عدم پرداخت خسارت و غیره بعهده شرکت نمایندگی خواهد بود.

8-1-4- بانکهای مجری حساب دریافت بیمه گری (حساب فرعی) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تکمیلی حساب به شرکت نمایندگی می باشند و شرکت نمایندگی نیز مکلف به کنترل حساب و نهایتاً تهیه صورت مغایرت بانکی می باشد. به منظور تسهیل در عملیات پیشنهاد می شود وجوه مربوط به هر یک از رشته ها روزانه طی یک فقره فیش بحساب واریز گردد. به منظور تسریع در اجرای عملیات، شرکت نمایندگی موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائی شرکت بیمه (مجتمع) برساند.

- جاری پرداخت  بیمه گری

2-4- به منظور پرداخت مبالغ مربوط به الحاقیه های برگشتی، پرونده های خسارت (در صورت وجود مجوز) و همچنین برگشت اضافه واریزی و سپرده (و دیعه) بیمه‌گذاران هر یک از شرکتها با اخذ فرم مخصوص از واحد اجرائی و تکمیل آن نسبت به افتتاح یک فقره حساب جاری که از این پس “حساب پرداخت بیمه گری” نامیده می شود صرفاً نزد همان شعبه که حساب دریافت مفتوح گردیده است اقدام نمایند خصوصیات این حساب نیز به شرح  ذیل خواهد بود:

1-2-4- حساب به نام شرکت نمایندگی و بنفع شرکت بیمه افتتاح گردیده و در سر فصل بانکها از گروه حسابهای دائمی شرکت بیمه طبقه بندی می گردد. حق امضا در این حساب به دارندگان حق امضا رسمی شرکت نمایندگی حسب اساسنامه و روزنامه رسمی تفویض می گردد و دارندگان حق امضا اجازه تفویض آن را به غیر ندارند.

2-2-4- همواره موجودی این حساب متعلق به شرکت بیمه بوده و شرکت نمایندگی راساً هیچگونه قدر السهمی از حساب را نداشته و حق برداشت به نفع خود را حتی برای کوتاه مدت ندارد.

3-2-4- برداشت از این حساب صرفاً بابت پرداخت الحاقیه های برگشتی و پرونده‌های خسارتی و همچنین برگشت اضافه واریزی بیمه گذاران می باشد و تمامی چکهای صادره می بایست در وجه بیمه گذاران صادر گردد.

4-2-4- چکهای صادره از این حساب نبایستی در وجه حامل صادر و یا اینکه ظهر نویسی شوند.

5-2-4- تغییرات در صاحبان امضا مجاز این حساب می بایست مطابق با آخرین وضعیت اساسنامه و روزنامه رسمی شرکت صورت پذیرفته و با تائید شرکت بیمه باشد. بدیهی است شرکت بیمه همواره حق برداشت و یا توقف عملیات این حساب را برای خود محفوظ می داند.

6-2-4- عملیات‌اخذ صورتحساب از بانک کنترل حساب و در نهایت تهیه صورت مغایرت این حساب نیز بعهده شرکتهای نمایندگی می باشد.

3-4- با توجه به افتتاح دو نوع حساب جداگانه مقتضی است ترتیبی اتخاذ فرمائید که حسابهای بانکی قبلی شرکت خدمات بیمه ای پس از رفع اقلام باز و با هماهنگی واحد اجرائی شرکت بیمه مسدود گردد.

5- فروش غیر نقد و نحوه وصول چکها و اقساط:

با عنایت به ارائه خدمات گسترده به بیمه گذاران در صورت درخواست بیمه گذار جهت تقسیط مبلغ حق بیمه با توجه به موافقت واحد فنی و در چارچوب مقررات مبلغ حق بیمه در چند قسط از بیمه گذار دریافت می شود. ضمناً چکهای وصولی می‌بایست حداکثر 8 روز پس از تاریخ سر رسید وصول شده باشند. همچنین در صورت عدم وصول چکها در موعد مقرر مبلغ آن در پایان ماه از کار فرد شرکت نمایندگی کسر خواهد شد لذا با عنایت به اینکه کسر مبالغ مذکور از حساب کار فرد بعنوان یک امتیاز منفی قلمداد خواهد شد مقتضی است قبل از ارسال اطلاعات مبلغ به حساب واریز گردد.

6- لزوم تسویه مانده حسابهای فیمابین قبلی:

نظر به اینکه یکسان سازی رویه های عملیات بین کلیه شرکتهای نمایندگی و جلوگیری از بروز مغایرت و اختلاف حساب از اهداف محوری هر دایره حسابداری می باشد بنابراین ضروریست در پایان هر سال ضمن تبادل اطلاعات با واحد اجرائی شرکت از عدم وجود هر گونه اختلاف حساب و مغایرت اطمینان حاصل نموده و در صورت وجود مغایرت نسبت به تعین تکلیف آن در همان سال مالی اقدام و از انتقال آن به سال آتی جدا خودداری شود.

بدیهی است از ابتدای هر سال همه ماهه می بایست گواهی عدم وجود مغایرت بین واحد اجرائی شرکت و شرکت نمایندگی تنظیم و مبادله گردد.

همچنین از ابتدای هر سال ضمن اینکه کلیه مغایرات فی ما بین می بایست بر طرف گردد هرگونه مبلغی که حسب عملیات روزمره توسط شرکت خدمات بیمه ای به بدهکار و یا بستانکار حساب شرکت بیمه منظور می گردد حتماً باید با تکمیل و ارسال برگ اعلامیه فی ما بین صورت پذیرد بدیهی است واحد اجرائی شرکت بیمه نیز دقیقاً هرگونه مبلغ را با ارسال برگ اعلامیه مذکور بحساب شرکت نمایندگی منظور خواهد نمود.

اعلامیه های مذکور از ابتدای سال با شماره یک شروع و تا انتهای سال بصورت مسلسل ادامه می یابد و طرفین می بایست از ثبت اعلامیه های فی ما بین اطمینان حاصل نمایند بطوری که در پایان هر ماه هیچ گونه اقلام باز از این بابت در حساب منظور نگردد. اضافه می نماید هر شرکت نمایندگی صرفاً مجاز به تبادل اعلامیه فی‌مابین فقط با یکی از واحدهای اجرائی شرکت می باشد. البته تنظیم و ارسال اعلامیه فی‌مابین از طرف شرکتهای نمایندگی بسیار نادر خواهد بود و عمدتاً ارسال اعلامیه فی‌مابین از طرف واحد اجرائی شرکت بیمه انجام خواهد شد.

7- لزوم همکاری شرکتهای نمایندگی صرفاً با یکی از واحدهای اجرائی شرکت:

تجارب گذشته و بررسیهای به عمل آمده بیانگر این موضوع می باشد که همکاری شرکتهای نمایندگی با بیش از یک واحد اجرائی شرکت موجب بروز اشکالات کنترلی و نهایتاً مغایرات فی‌مابین گردیده و بطور کلی لزوم ممانعت از این امر به اثبات رسیده است. لذا شرکتهای نمایندگی صرفاً می بایست با یکی از واحدهای اجرائی شرکت همکاری نمایند.

البته این موضوع شامل شعب و دفاتر فرعی شرکتهای نمایندگی در شهرستانهای خارج از محل استقرار شرکتها نمی گردد و دفاتر مذکور می توانند با واحدهای محل استقرار همکاری نمایند همچنین در مورد استثنائی که پرتفوی خاص یک منطقه جغرافیایی تحت کد واحد مستقر در آن منطقه صادر می گردد نیز با هماهنگی قابل بررسی است.