استفاده از اتلوک برای پست الکترونیکی
از اتلوک جهت برقراری ارتباط با همکاران ٬دوستان و غیره از طریق یک شبکه یا اینترنت استفاده کنیم . بجزهموار نمودن ارسال ٬و دریافت پست الکترونیکی٬ برنامه حاوی یکٮ"مدیر اطلاعات شخصی "نیز میباشد.یعنی می توان لیست های آدرس٬وزمان بندی جلسه ها را نگهدارید وزمانبندی ملاقات ها را سازمان دهید .
نگاهی سریع به اتلوک
تفاوت اصلی بین اتلوک و دیگر برنامه های آفیس این است که در اتلوک داده ها در پوشه های متفاوتی ذخیره می شوند وبرحسب کاری که انجام میدهید یک پوشه خاص راباز می کنید .برای مثال٬جهت بازنمودن پیامهای پست الکترونیکی دریافتی ٬پوشه inbox را باز می کنید جهت یافتن شماره تلفن یک همکار یا یک دوست ٬ پوشه contactsراباز می کنید.
در این صفحه اتلوک در سمت چپ از این صفحه نوار اتلوک قرار دارد که شبیه به نوار places در تمام کادرهای مکالمه openوsave است.در نوارoutlookشمایل های میانبر قرار دارند که به سه گروه تقسیم می شوند utlookshortcuts,myshortcuts,othershortcuts)) .کلیک نمودن یک میانبر یک پوشه اتلوک را باز می کند .
نکته
جهت باز نمودن یک پوشه متفاوت ٬می توانید تیرک رو به پایین در کنار نام پوشه (در بالای پنجره پوشه )را کلیک کنید ویک پوشه را از لیست folderانتخاب نمایید.
ایجاد پیام های پست الکترونیکی
این قسمت چگونگی پیام های پست الکترونیکی در اتلوک را توضیح میدهد .
جهت ایجاد یک پیام ٬آدرس دریافت کننده را به اتلوک بدهید و پیام را از طریق اینترنت یا یک شبکه محلی ارسال نمایید.قبل از اقدام به ارسال یا دریافت پست الکترونیکی با اتلوک ٬ باید سرویس هایی که برنامه با آنها کار می کند را بدانید.
این اطلاعات در قسمت زیر توضیح داده شده است .همچنین چگونگی فلگ نمودن پیام ها با روش های مختلف وارسال یک فایل بزرگ با پیامتان را خواهید آموخت.
ایجاد یک پیام
جهت ایجاد و ارسال یک پیام پست الکترونیکی توسط اتلوک ٬مراحل زیر را انجام دهید :
1-از پوشه inbox دکمه new از نوار ابزار را کلیک کنید (زمانی که inbox باز است ٬screentipنکته new mail message را مشاهده می کنید
2-آدرس پست الکترونیکی دریافت کننده پیام را در کادر to تایپ کنید ویا در صورت دریافت کننده در پوشه contacts لیست شده باشد ٬دکمه toرا کلیلک کنید
در صورت کلیک نمودن دکمه select nname,to را مشاهده می کنید.
نکته
اگر دریافت کننده در پوشه contactsشما لیست شده است٬ می توانید نام وی را (یا بخشی از نام را )در کادرto تایپ کنید و اتلوک آدرس پست الکترونیکی را در لیست جست و جو پیدا می کند.
3-در کادر show names from the٬نام پوشه contacts یا لیست آدرس را که آدرس پست الکترونیکی در آنجا ذخیره شده است کلیک کنید .
4-در لیست اسامی در سمت چپ ٬نام شخصی را که می خواهید یک پیام را یه وی ارسال کنید دوبار کلیک نمایید .جهت ارسال پیام به بیش از یک نفر ٬هر یک از اسمی را دوبار کلیک نمایید .
5-ok را کلیک کنید.به پنجره message باز می گردید که در ان نام هریک از دریافت کنندگان پیام در کادر to لیست شده است .
6-اگر می خواهید یک کپی از پیام به سایرین ارسال کنید٬دکمه cc را کلیک کنید و فرایند افزودن اسامی به کادر cc را تکرار نمایید.
7-درخط subject یک موضوع برای پیام وارد کنید .
8- در کادر نیمه پایینی پنجره ٬پیامتان را تایپ نمایید.
نکته
اگر در وسط ایجاد یک پیام باشید و تصمیم گرفتید که آنرا تکمیل کنید ٬دکمه save را جهت ذخیره سازی پیامخ در پوشه drafts کلیک کنید که در این پئشه می توانید آنرا باز کنید ٬تکمیل نماییدو ارسال کنید.
9-دکمه send در انتهای سمت چپ نوار ابزار را کلیک کنید.اتلوک پنجره message را می بندد ٬پیام را به شما outbox شما ارسال می کند و مجدداً صفحه نمایش inbox را مشاهده می کنید .
اگر کامپوترتان به یک شبکه متصل است ٬پیام مستقیماً ارسال میشود
اگر این پیام از طریق اینترنت ارسال خواهد شد٬پیام به outbox انتقال داده می شود و در این پوشه باقی می ماند تا tools٬send/receive را انتخاب کنید .
ایجاد ک امضای انحصاری
جهت ایجاد یک امضا و الحاق آن بصورت خودکار به انتهای تمامی پیام های پست الکترونیکی ٬مراحل زیر را انجام دهید :
1-optiontools را بر گزینید .
2-برگه mail format را کلیک کنید و سپس دکمه signatureرا کلیک کنید .
3-در کادر مکالمه cerat signatureدکمه new را کلیک کنید .
4-در کادر مکالمه creat new signature ٬نامی برای امضاء تایپ کنید ٬شروع
از ابتدا یا استفاده از یک امضاءموجود یا فایل به عنوان یک الگو را انتخاب کنید و
next را کلیک کنید.
5-در پنجره edit signature ٬امضاء را تلیپ نمایید و سپس ok کنید .
افزودن فایل ها به یک پیام
اتلوک ارسال یک فایل بزرگ را با یک پیام را اسان نموده است .فقط باید دکمه insertاز نوار ابزار standard را کلیک کنید.کادر مکالمه insert file را مشاهده می کنید.فایلی را که می خواهید به پیام اضافه کنید پیدا نموده وآنرا دوبار کلیک کنید یا چندین فایل را انتخاب نمایید و دکمه insert را کلیک نمایید.یک شمایل فایل در پنجره massage در یک کادر جدید با نام attach ظاهر می شود.می توانید هر تعداد فایل را با این روش هضافه کنید .زمانیکه پیامست الکترونیکی را ارسال می کنید ٬فایل همراه با پیام ارسال می شود.
ارسال پیام ها در یک شبکه یا از طریق اینترنت
با کلیک نمودن دکمه sendدر massage ٬پیام پست الکترونیکی به outbox انتقال داده
می شود . در صورتی که کامپیوترتان مستقیماً به یک اینترنت یا یک سرویس
دهنده پستی شبکه متصل باشد پیام از outboxسریعاً ارسال می شود.اگربرخط
می باشید و از اتلوک خواسته باشید که با متصل شدن به شبکه سریعاً پیام ها را
ارسال کند ٬اینکار بدون وقفه صورت می گیرد.اگر به یک شبکه محلی متصل
نمی باشید یا اینکه پیام باید از طریق اینترنت ارسال شود ٬پیام تا زمانی که از
اتلوک بخواهید آنرا ارسال کند در outbox باقی می ماند . جهت ارسال و دریافت
پست ٬ پوشهای را باز کنید و دکمهsend/reciveاز نوار ابزار راکلیک نمایید.کادر
مکالمهconnecting و پس ازآن کادرمکالمهutlook send /receive progress را مشاهده
می کنید .
▀ برای آنکه مشخص کنید آیا می خواهید پست ارسالی پس ازاتصال سریعاً ارسال
شود یا نشود ٬گزینه های options,tools را کلیک کنید و در برگه mail setup کادر
انتخاب hang up when finished with a manual send/receive را فعال یا غیر فعال
نمایید.
▀اگر چندین account یا سرویس پست الکترونیکی دارید و می خواهیدaccount یا
سرویس متفاوتی را بعنوان accountپیش فرض برای ارسال پست استفاده نمایید ٬گزینه هایe-mail account٬toolsرابرگزینید.گزینه VIEW OR CHANGE EXISTING E-MAIL ACCOUNT را کلیک کنید و NEXT را کلیک نمایید.در
کادر مکالمه E-MAIL ACCOUNT ٬نام شززخعدف مورد نظر جهت تنظیم به عنوان پیش فرض را کلیک کنید ٬دکمه SET AS DEFUALT را کلیک نموده و FINISH را کلیک کنید.
دریافت پیام ها
دکمه دریافت پیام های پست الکترونیکی مانند دکمه ارسال می باشد :دکمه SEND /RECEIVE در نوار ابزار در هر پوشه پست الکترونیکی. قسمت های زیر دریافت پست الکترونیکی همراه با حذف آنرا توضیح می دهند .