در آستانه برنامه توسعه چهارم و ضرورتهای جهانی شدن، شرایط رقابتی تری در سازمانها فراهم شده است. پروژه های بزرگ صنعتی، عمرانی و توسعه ای باید عرصه رقابتی امروز به فعالیتهای خود ادامه دهند. لازمه این امر توسعه دانش و مهارتهای مدیریت پروژه در با هزینه های کمتر و به موقع انجام شود تا سازمانها بتوانند در میان متخصصان و مدیران پروژه است.
به همین دلیل نخستین کنفرانس بین المللی مدیریت پروژه با هدف همراهی در توسعه علمی و صنعتی کشور و با همت دانشگاه صنعتی اصفهان و همکاری مراکز علمی و تحقیقاتی و سازمانهای فعال در زمینه مدیریت پروژه در اسفندماه سال 83 برگزار شد.
در این کنفرانس محورهای تخصصی و بااهمیتی موردمطالعه و بررسی قرار گرفتند. محورهایی چون: مدیریت استراتژیک پروژه با هدف مطالعه امکان سنجی پروژه ها، روشهای تامین مالی و سرمایه گذاری پروژه ها و نیز نقش قوانین و مقررات در تدوین و اجرای پروژه، تکنیک های مدیریت پروژه با هدف معرفی فناوری اطلاعات و ارتباطات در مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، مدیریت زمان و مدیریت و مهندسی ارزش، سازماندهی پروژه با هدف معرفی نقش رهبری و کار تیمی در اجرای پروژه ها و مدیریت دانش در پروژه با هدف بررسی مشکلات، تجارب و راهکارهای مدیریت پروژه در ایران، مستندسازی و استانداردسازی مدیریت پروژه و نیز ارزیابی موفقیت پروژه و بلوغ سازمانی. در ادامه خلاصه ای از برخی مقالات برگزیده را با هم می خوانیم.
ها
مطالعات امکان سنجی پروژه ها با رویکرد کار تلفیقی مدیریت ریسک و مهندسی ارزش عنوان مقاله ای بود که توسط آقایان دکتر احد نظری، استادیار دانشگاه شهید بهشتی و کامران قوامی فر، کارشناس مدیریت پروژه و مهندسی ارزش سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور مطرح شد. به اعتقاد نویسندگان این مقاله دانش مدیریت پروژه با هدف اجرا و تکمیل پروژه در چارچوب اهداف موردنظر با صرف حداقل منابع درقالب راهکارهای مدون و تعریف شده برای انجام پروژه ها به وجود آمده و توسعه یافته است.
مدیریت پروژه مجموعه ای از فرایندها است که با هدف انجام موفقیت آمیز پروژه در طول چرخه عمر آن به کار گرفته می شوند. چرخه عمر پروژه از طرح ایده و پیدایش پروژه آغاز می شود و تا شروع به بهره برداری از پروژه ادامه می یابد. مدیر پروژه در کلیه مراحل چرخه عمر پروژه موظف به انجام فعالیتهای مرتبط با هریک از فرایندهای مدیریت پروژه مشتمل بر مدیریت تدارکات، ارتباطات، کیفیت، زمان، هزینه، یکپارچگی، ریسک، ذی نفعان، محدوده و منابع انسانی می باشد. تاکید و حساسیت کارفرمایان و سرمایه گذاران برای اجرای مطلوب پروژه ها توأم با کاهش اشتباهات و اتلاف منابع، نیاز به شناخت و کاربرد ابزارهای مدیریت را درپی داشته است. در این ارتباط ضرورت سرمایه گذاری های فراوان بر روی کلان پروژه ها و مشکلات و مسایل مدیریتی این گونه پروژه ها که به طور ذاتی با مخاطرات بیشتری مواجه هستند و اتمام آنها در چارچوبهای زمان، هزینه و مشخصات فنی و کیفی مصوب به دشواری حاصل می شود، توجه به مقوله ریسک در این پروژه ها را افزایش داده است. از سوی دیگر برخی ابزارهای نوین مدیریتی مانند مهندسی ارزش نیز قابلیتهای خود را درعمل به اثبات رسانیده و پس از گذشت نیم قرن از زمان طرح خود، گسترش جهانی داشته اند و هرساله بر تعداد پروژه هایی که از این ابزارها در چرخه عمر خود استفاده می کنند افزوده می شود. مهندسی ارزش به واسطه اتکا بر کارگروهی و خردجمعی و قابلیت انعطاف برنامه کاری خود در کنار بسیاری از فرایندهای مدیریت پروژه قابل استفاده بوده و موجب ارتقای نتایج آنها می شود، از این رو موردتوجه ویژه است.
باتوجه به توضیحات بالا، از آنجا که مرحله امکان سنجی پروژه ها اولین مرحله از چرخه عمر و به تعبیر بسیاری ازمتخصصان مهمترین مرحله آن می باشد زیرا در این مرحله موثرترین تصمیم های پروژه اتخاذ می شود و بالاترین درجه نامعینی نیز وجود دارد.
بدست آوردن هزینه های واقعی پروژه
کوروش خانجانزاده از شرکت بلندپایه یکی دیگر از سخنرانان در این کنفرانس بود. وی با ارائه رویکردی سیستماتیک به بررسی چگونگی کنترل هزینه در اجرای پروژه ها پرداخت. آقای خانجانزاده در بخشی از سخنان خود گفت: مطابق با طبقه بندی انستیتوی مدیریت پروژه، دانش مدیریت پروژه به نُه بخش به شرح زیر تقسیم می گردد: 1 - مدیریت یکپارچگی پروژه، 2 - مدیریت محدوده پروژه، 3 - مدیریت زمان پروژه، 4 - مدیریت هزینه پروژه، 5 - مدیریت کیفیت پروژه، 6 - مدیریت منابع انسانی پروژه، 7 - مدیریت ارتباطات پروژه، 8 - مدیریت ریسک پروژه و 9 - مدیریت تدارکات پروژه.
طبق تعریف، هر پروژه می بایست در چارچوب زمانی معین، با صرف ٍبودجه مشخص و با کیفیت معلوم به اهداف از قبل تعریف شده برای آن دست یابد. بنابراین می توان گفت مدیریت هر پروژه برای نیل به اهداف آن، در چارچوب سه محدودیت هزینه، زمان و کیفیت صورت می پذیرد. می توان این طور نتیجه گرفت که مدیریت هزینه، زمان و کیفیت نسبت به سایر محدوده های مدیریت پروژه دارای اولویت بیشتری بوده و پرداختن به این بخشها از مدیریت پروژه نسبت به سایر بخشها برتر است. حتی می توان گفت که از میان سه محدوده یادشده، مدیریت هزینه دارای اهمیت بیشتری نسبت به سایر آنها است. زیرا به زمان و کیفیت انجام پروژه حداقل به علت فشارها و کنترلهای اعمال شده از سوی کارفرما توجه کافی می شود، اما متاسفانه مباحث مربوط به مدیریت هزینه اغلب موردغفلت واقع می شوند.
درمیان فرایندهای مدیریت هزینه، اصلی ترین و مهمترین فرایند، کنترل هزینه می باشد. در این فرایند، هزینه های واقعی اجرای کارهای پروژه، به دست آمده، با بودجه پروژه مقایسه شده، انحرافات نسبت به بودجه مشخص و برنامه پروژه برطبق واقعیات کاری اصلاح می گردد. حتی می توان این طور بیان نمود که درواقع بزرگترین مانع بر سر راه عملیاتی و اجرایی شدن مدیریت هزینه در پروژه، فقدان یک سیستم کاربردی برای اجرای فرایند کنترل هزینه در پروژه می باشد.
کنترل هزینه نیز دارای چهار فرایند می باشد. اولین فرایند در سیستم کنترل هزینه به دست آوردن اطلاعات عملکرد هزینه ای پروژه است.
درواقع بدون داشتن این اطلاعات، نه تنها می توان فرایند کنترل هزینه را به درستی به انجام رساند، بلکه به تبع آن، سیستم مدیریت هزینه پروژه نیز ناقص باقی خواهدماند. بنابراین می توان گفت مهمترین بخش کار در سیستم، بدست آوردن اطلاعات عملکرد هزینه ای پروژه می باشد.
نقش فناوری اطلاعات در مدیریت پروژه
آقایان فرزاد طرهانی، عضو هیأت علمی دانشگاه صنعتی مالک اشتر و محسن زندی، کارشناس ارشد مجتمعICT نقش IT را در مدیریت پروژه مطرح کردند. این دو معتقدند که فناوری اطلاعات شامل علوم رایانه، ارتباطات، شبکه سازی و سیستم های اطلاعاتی می شود و کاربردهای متنوع فناوری اطلاعات در زمینه های مختلف باعث شده است که به نقشی راهبردی در سازمانها تبدیل شود.
سخنرانان به نیازهای اطلاعاتی پروژه ها اشاره کردند و افزودند، یک پروژه نیازمند اطلاعات بسیاری در مراحل مختلف و ابزارهای زیرمجموعه خود هستند که از طریق IT به راحتی می توان به آنها دست یافت. استفاده از فناوری اطلاعات، فرایندهای نوآوری و ارایه محصولات و نیز دوره حیات محصول را کوتاه تر از گذشته کرده است. پس برای بقا و رقابت پذیری لازم است مدیریت پروژه هرچه سریعتر و بااستفاده از اطلاعات و انتقال سریع آنها مدت اجرای پروژه ها را کاهش دهد و محصولات مورد نظر خود را با سرعت و مشتری پسند وارد بازار نمایند.
در بخش دیگری از این سخنرانی به طرح ریزی دوباره فرایندهای اجرای پروژه ها اشاره شد که این کار به کمک دانش IT صورت می گیرد.
استفاده از الگوهای همگامی و مشارکت بخش های مختلف فرایند مدیریت پروژه بیش از پیش ما را به استفاده از فناوری اطلاعات ترغیب می کند.