بودجه به عنوان بیان رسمی طرحها، اهداف و آرمان های مدیریت یک مجموعه تعریف شده است که همه جنبه های عملیاتی برای یک دوره زمان بندی شده را تحت پوشش قرار می دهد. بودجه ابزاری است برای تعیین اهداف و جهت های یک مجموعه بودجه ها بر کنترل بی واسطه محیط سازمان یا مجموعه را فراهم می کنند. و به حرفه ای کارکردن جنبه های مالی شغل و اداره کمک می کنند و مشکلات را قبل از اینکه اتفاق بیفتند، حل نمایند.
بودجه ها بر اهمیت ارزیابی اقدامات و عملکردهای دیگر، تمرکز دارند ( هدف اصلی آنها ارزیابی مالی است ) قبل از اینکه تصمیمات اتخاذ شده ، بطور واقعی اجرا شوند. یک بودجه یک طرح و برنامه مالی است برای کنترل کردن عملیات های آتی و نتایج آنها. آن بصورت اعداد و ارقام بیان می شود مثل دلار، واحد، پوند، ساعت، نیروی انسانی و غیره .
در این مورد لازم است بطور مفید وموثری کار شود. بودجه بندی وقتی بطور موثر و مفید استفاده گردد. یک تکنیکی است که منجر به مدیریت نظم و سیستماتیک و ثمر بخشی خواهد شد.
بودجه بندی کنترل و ارتباط را امکان پذیر می سازد و به کارکنان انگیزه می بخشد. بودجه بندی منابع مالی یا سرمایه هایی را برای نیل و رسیدن به نتایج دلخواه و مطلوب اختصاص می دهد. یک بودجه ممکن است هر دوره زمانی را احاطه کرده و تحت پوشش قرار دهد ( در هر دوره زمانی بودجه وجود دارد)،یا بلند مدت ( سه سال یا بیشتر) باشد.
بودجه های کوتاه مدت، ویژگیها و جزئیات وسیعتری را شامل می شوند. بودجه های میان مدت، پروژه هایی را بررسی می کند که شرکت در حال حاضر آن را پذیرفته و برنامه هایی را شروع می کند که برای رسیدن به اهداف بلندمدت ضروری است.
طرحهای بلند مدت، خیلی گسترده هستند و ممکن است بصورت کوتاه مدت عرضه و بیان شوند. دوره و زمان بودجه براساس اهداف آن، استفاده از بودجه و وابستگی داده ها ( اطلاعاتی ) که برای آماده کردن آن استفاده شده ، متغییر است. دوره بودجه احتمالی و اقتضائی است براساس ریسک تجارت، فروش و ثبات عملیاتی، شیوه های تولید و طول دوره فرآوری ( تولید ).
بودجه ها بین برنامه ها و طرحهای غیرمالی و کنترلهایی که عملیات های مدیریتی روزانه را شکل می دهند و برنامه ها و طرحهای مطابقتی و کنترلهایی که برای درآمدهای رضایت بخش و موقعیت مالی طراحی شده اند، ارتباط برقرار می کنند ( رابطه ایجاد می کنند ).
بودجه بندی مفید و اثربخش ( کارآمد ) نیاز به وجود:
توانایی و قدرت پیش بینی و پیشگویی
کانالهای ارتباطی روشن و شفاف، اقتدار و مسئولیت پذیری
اطلاعات زمان دار، مطمئن و دقیق حسابداری
حمایت در تمامی سطوح سازمان : فوقانی، میانی و پائینی
بودجه باید توسط یک گروه تجدیدنظر شود و از اساس و پایه دانش گسترده برخوردار باشد.
ارقام بودجه باید درست و دقیق باشد برای اینکه اعتماد احزاب و گروهها را جلب نماید.
در سطح سازمانی و جمعی، بودجه، فروش و تولید را جهت برآورد کردن درآمدهای تجاری و شرکتی و جریان نقدی، بررسی می کند. در سطح اداری، بودجه، تاثیر نتیجه و کار را بر هزینه ها بررسی می نماید. یک بودجه ادرای، منابع موجود کپی چگونه از آنها استفاده خواهد شد و موفقیت های منتظره از کارکنان را نشان می دهد.
برنامه ریزی Planning
بودجه بندی، یک برنامه ریزی و کنترل سیستم است. آن به همه اعضای سازمان که از آنها انتظار می رود، مرتبط می شود. برنامه ریزی، تعیین فعالیت هایی است که برای نیل به اهداف و آرمان های سازمان باید انجام شود. لازم است برنامه ریزی طوری صورت گیرد که یک شرکت بتواند، ادارات، بخش ها و واحدهایش را بطور موفقیت آمیزی اداره نماید. برنامه ریزی یعنی آنچه که باید انجام گیرد، چگونه باید انجام شود و توسط چه کسانی برنامه ریزی مستلزم تعیین و مشخص کردن اهداف، ارزیابی مسیرها و روش های عملکردی و اقتدار و توانایی برای انتخاب برنامه ها می باشد. باید یک واسطه و ارتباط خوبی در بخش های یک سازمان وجود داشته باشد.
انواع بودجه ها Types of Budgets
لازم است با انواع گوناگون بودجه ها بای درک کل تصویر آن و اینکه چگونه این بودجه ها به هم مرتبط می شوند، آشنا شویم. انواع بودجه ها شامل بودجه اصلی، عملیاتی ( برای اعلام درآمد تشکیل شده از عایدات و هزینه ها )، مالی ( برای ترازنامه ها )، نقدینگی، ثابت، انعطاف پذیر ( متغییر )، هزینه های سرمایه ای ( امکانات ) و برنامه ( تناسب هایی نسبت هایی برای فعالیت های ویژه مثل تحقیقات و توسعه و تبلیغات ) می شوند. این بودجه ها بطور خلاصه در زیر توضیح داده می شوند:
بودجه اصلی Master Budget
یک بودجه اصلی، یک طرح عملیاتی و مالی کلی است برای یک تقویم آتی یا سال مالی آینده . آن معمولاً سالانه یا 4 ماهه تنظیم می گردد. بودجه اصلی در واقع تعدادی زیر بودجه است که به هم گره خورده و فعالیت های طراحی شده آن تجارت یا شرکت تجاری را شامل می شود. شکل بودجه اصلی بستگی به اندازه و ماهیت آن تجارت دارد.
بودجه های مالی و عملیاتی Operating and Financial Budgets
بودجه عملیاتی با هزینه ها جهت خرید یا خدمات تولیدی سر و کار دارد. بودجه مالی، سرمایه های موجود ( دارائی های مورد انتظار ) دیون ( بدهی ها ) و دارائی سهام داران آن مرکز تجاری را بررسی می کند. لازم است به سلامت مالی شرکت نگریسته شود.
بودجه نقدی Cash Budget
بودجه نقدی برای برنامه ریزی نقدی و کنترل آن است. آن جریان ورودی نقدی مورد انتظار و جریان خروجی آن را برای یک دوره زمانی طراحی شده عرضه و بیان می دارد ( نشان می دهد). بودجه نقدی به مدیریت کمک می کند تا تراز نقدی را در ارتباط منطقی با نیازها و کمک هایش نگه دارد تا از هرگونه نقد بیهوده و نقصان و کمبودهای احتمالی مالی و نقدی پرهیز شود. بودجه نقدی نوعاً، از 4 بخش مهم و عمده تشکیل شده است:
1 ) بخش پذیرش ها که آغاز تراز نقدی، مجموعه های نقدی از مشتریان و پذیرش های دیگر را شامل می شود.
بخش پرداخت که شامل همه پرداختی های هدفمند می باشد
(3 بخش کسری نقدی یا مازاد نقدی اختلاف بین پذیرش های نقدی و پرداختی های نقدی را نشان می دهد
(4 بخش مالی، تهیه یک حساب مفصل، جزئی تر از مقروضات و جبران هایی و تاوان هایی ( پرداخت های مجدد ) است که در طول دوره بودجه انتظار می رود.
بودجه پایا یا ثابت Static (Fixed) Budget
این بودجه، ارقام بودجه بندی شده است در سطح توانایی و ظرفیت مورد انتظار شرکت، ذخایر و اندوخته ها برای اهداف ویژه با محدودیت های پولی تنظیم شده اند. آن وقتی کاربرد دارد که یک شرکت بطور نسبی در ثبات باشد. ثبات و پایداری معمولاً به فروش بر می گردد. مشکل بودجه ثابت و پایا این است که آن فاقد انعطاف پذیری و تغییر پذیری لازم جهت تنظیم تغییرات غیقابل پیش بینی است. در صنعت، بودجه های ثابت برای بخش هایی مناسب هستند که با کارهایشان رابطه مستقیمی با فروش، تولید یا دیگر حجم های مربوط به عملیات ها و کارهای بخش ندارد.
کار بخش ها با تصمیم مدیریت تعیین و مشخص شود تا حجم فروش بیشتر بخش های اداری، بازاریابی وقتی مدیریت تولید در این مقوله جای می گیرند. تناسب های ثابت برای پروژه ها و برنامه های ویژه ضرورتاً در دوره مالی کامل نشده و تا حدی تبدیل بودجه های ثابتی می شوند که در طول سال هزینه و مصرف خواهند شد. نمونه های زیر تناسب هایی هستند برای هزینه های سرمایه ای، پروژه های تعمیراتی مهم یا برنامه های پیشرفتی و توسعه ای و تبلیغاتی .
بودجه ( هزینه ) انعطاف پذیر Flexible (Expense) Budget
بودجه یا هزینه تغییرپذیر اغلب و بطور عموم توسط کمپانیها و شرکت ها استفاده می شود، آن تغییرپذیری و دگرگونیها و تحولات غیرمنتظره در تجارت را شامل می شود. بودجه انعطاف پذیر ماهیتاً ( در ماهیت ) پویا است تا پایا و ثابت. بودجه های انعطاف پذیری، اندوخته های بودجه ای را برای فعالیت واقعی، تنظیم می نمایند. بودجه های انعطاف پذیر وقتی مفید و اثربخش هستند که حجم های کار در یک رنج ( range ) نسبتاً کمی، فرق داشته باشند.
این بودجه ها بطور آسان قابل تهیه و آماده شدن هستند در صفحات کامپیوتری مثل Excel .
چهار مرحله اساسی در تهیه و تنظیم یک بودجه انعطاف پذیر دخیلند :
تعیین ( range ) مربوطه بر فعالیتی که قرار است در طول دوره و زمان آتی تغییر یابد و در نوسان باشد.
تجزیه و تحلیل هزینه هایی که روی range مربوط تحقق خواهد یافت بر حسب تعیین الگوهای رفتاری هزینه ( متغییر ثابت یا مخلوط )
جدا کردن و تفکیک هزینه ها با رفتار و عملکرد، تعیین فرمول برای هزینه های مخلوط ( مرکب) و متغییر
استفاده از فرمول برای بخش متغییر هزینه ها، تهیه و تنظیم بودجه ای که نشان دهد چه هزینه هایی از نقاط مختلف در سرتاسر range مربوطه، بکار برده خواهد شد ( متحمل خواهد شد )
به دلیل بی اعتمادیها و عدم اطمینان های موجود در برنامه ریزی، 3 پیش بینی ممکن اس طرح شود:
1 ) در سطح خوش بینانه
2 ) در یک سطح بدبینانه یا خیلی محافظه کارانه
3 ) در یک سطح متعادل و بینابینی
بودجه هزینه سرمایه ای: Capital Expenditure Budget
آن یک فهرستی از پروژه های بلند مدت مهم است که باید به تصویب رسیده و سرمایه یا بودجه برای آن درنظر گرفته شود.