تحقیق مقاله اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان

اصول سرپرستی و سرپرستی سازمان

 مقدمه:

امروزه  بخش عمده  زندگی ما در سازمانها  یا در ارتباط  با آنها سپری می شود. بعضی از آنها بزرگ و پیچیده اند نظیر( دانشگاهها) و بعضی دیگر کوچک و ساده اند ( شرکت های خصوصی).

گردش امور زندگی وابسته به سازمانها و پیشرفت و بقای جامعه تابع کار و عملکرد موثر آنهاست.

تعریف سازمان:

   گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به ‌‍‎‏‍اهداف گروهی با یکدیگر همکاری می‌کنند. بعبارتی دیگر می توان گفت؛

هماهنگی معقول تعدادی از افرادکه برای تحقق هدف یا منظور مشترکی، از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط منظم و منطقی به طور مستمر فعالیت می کنند.

انواع سازمان‎‎‎ها:

•سازمان‌های انتفاعی:

   سازمان‌هایی هستند که با هدف کسب سود تشکیل می‌شوند.

•سازمان‌های غیر انتفاعی:

   این سازمان‌ها، با اهداف اجتماعی، فرهنگی، مذهبی و سیاسی تشکیل می‌شوند مانند اتحادیه‌های کارگری و انجمن‌های مذهبی.

•سازمان‌های تولیدی:

•  این سازمان‌ها از مواد خام یا مواد اولیه برای تولید کالا استفاده می‌کنند.مانند کارخانه‌های تولید کفش و تلویزیون. سازمانهای تجاری  نظیر (کارخانجات صنعتی)

•سازمان‌های خدماتی:

•  این نوع از سازمان‌ها خدمات ارائه می‌کنند مانند خدمات مشاوره عمومی و خدمات پزشکی. سازمانهای خدماتی  نظیر(مدارس خصوصی)

•سازمان‌های دولتی:

•  این نوع سازمان‌ها تحت کنترل دولت هستند. سازمانهای رفاه عمومی  نظیر(مدارس دولتی)

•سازمان‌های خصوصی:

     این نوع سازمان‌ها بجای کنترل دولت توسط افراد یا بخش دولتی کنترل می‌شوند.

n- هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران ( فالت. 1924)

تعریف مدیریت:

    فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و نظارت بر کار اعضای سازمان و کاربرد کلیه منابع قابل دسترسی برای رسیدن به هدف‌های تعیین شده سازمان. بعبارت دیگر

مدیریت فعالیتی است منظم، در جهت تحقق هدفهای معین که از طریق ایجاد روابط میان منابع موجود، انجام دادن کار با مشارکت افراد دیگر ، و شرکت فعال در تصمیم گیری است.

ضرورت آموزش مدیریت:

n هرکس ممکن است در مسیر زندگی شغلی خود در مقام مدیر قرار گیرد.

n پیشه مدیریت بالقوه جذاب، منزلت آفرین و تلاش برانگیز است.

n جامعه با کمبود شدید مدیر روبروست و نیاز به مدیران کارآمد و  موثر به  شدت  محسوس  است.

فراگرد مدیریت:

نخستین بار سقراط از مدیریت به عنوان فراگرد اجتماعی یاد کرد فراگردی که  متضمن یک  سلسله  وظایف،  فعالیتها و روابط متقابل است  و مناسبات  و روابط متقابل افراد  در آن نقشی اساسی دارد.

تجزیه فراگرد مدیریت :

nچه باید کرد؟

nکار چگونه انجام داده خواهد شد؟

nکار چگونه تقسیم خواهد شد؟

nچه کسانی کار را انجام خواهند داد؟

nکار با چه وسایلی انجام داده خواهد شد؟

nکار در چه وقت ودر چه مدتی انجام داده خواهد شد؟

انواع مدیران:

•مدیران عملیاتی(خط اول):

      مدیران در این سطح مستقیما مسئول تولید کالا و خدمات هستند مانند سرپرستان.

•مدیران میانی:

   این مدیران به طور مستقیم به مدیران رده بالا گزارش می‌دهند و پل ارتباطی میان مدیران عالی و عملیاتی هستند.

•مدیران عالی:

       گروه کوچکی از مدیران را تشکیل می‌دهند. واین مدیران اهداف، خط‌مشی‌ها و راهبردهای سازمان را تشکیل می‌دهند.

      مهارت‌های مورد نیاز مدیران:             

مهارت‌های ادراکی:

این مهارت به مدیر امکان می‌دهد که سازمان را به صورت یک کل  در نظر بگیرد و روابط متقابل بخش‌های مختلف و چگونگی تاثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش‌بینی کند.

مهارت های انسانی:

این مهارت به مدیر امکان می‌دهد تا با افراد، در کنار آنها و به طور موثر با آنها کار کند. مدیران در همه سطوح به این مهارت نیازدارند.

مهارت‌های فنی:

این مهارت‌ها به معنی توانایی به کار بردن ابزار، شیوه‌ها و دانش مورد نیاز برای اجرای یک زمینه تخصصی است.

خلاقیت: توانایی و قدرت پرورش افکار نو در افراد.

نوآوری: فرآیند دریافت فکر خلاق و تبدیل آن به محصول، خدمت یا شیوه‌ای نو برای انجام دادن کارهاست.

اهمیت خلاقیت:

1)فشار روز افزون رقابت

2)بازارهای جهانی شده

3)گامهای شتابان پیشرفت فناوری

4)دگرگونی سریع ارزشهای مصرف‌کنندگان و روشهای زندگی

فصل هفتم: خلاقیت

تعریف خلاقیت و نوآوری:

خلاقیت: توانایی و قدرت پرورش افکار نو در افراد.

نوآوری: فرآیند دریافت فکر خلاق و تبدیل آن به محصول، خدمت یا شیوه‌ای نو برای انجام دادن کارهاست.

اهمیت خلاقیت:

1)فشار روز افزون رقابت

2)بازارهای جهانی شده

3)گامهای شتابان پیشرفت فناوری

4)دگرگونی سریع ارزشهای مصرف‌کنندگان و روشهای زندگی

مراحل فرآیند خلاقیت:

    1)آمادگی           2)نهفتگی              3)اشراق                   4)اثبات

عوامل موثر در خلاقیت:

1)مهارتهای مربوط به خلاقیت:

   این مهارت نوعی از ویژگیهای شخصی هستند که موجب خلاقیت فردی می‌شوند.

2)مهارتهای مربوط به موضوع:

  این مهارت برای حل مسایل معین و اجرای کار خاص مورد نیاز است

3)انگیزه درونی:

  اگر کسی دو مهارت مربوط به خلاقیت و موضوع را داشته باشد ولی انگیزه خلاقیت نداشته باشد نمی تواند به کار خود ادامه دهد.

ویژگی‌های افراد خلاق:

1)انعطاف‌پذیرتر از افراد غیر خلاق‌اند.

2)پیچیدگی کارها را بر سهولت آن ترجیح می‌دهند.

3)بیشتر تمایل به استقلال دارند.

4)هنگام چالش درباره اندیشه شان، سرسختانه از مواضع خود دفاع کنند.

5)صاحبان قدرت را به آسانی زیر سوال می‌برند.

6)انگیزش درونی برای آن امری حیاتی است.

7)به ندرت از موقعیت اجتماعی خود راضی‌اند.

8)مشتاقانه به حل مسایل می‌پردازند، حتی اگر مسئله بسیار سخت باشد.

9)نسبت به خود و توانایی قضاوت آزادانه خود آگاهی دارند.

 10)وجود خود را وقف کارشان می‌کنند و سخت‌کوشتر از دیگران‌اند.

 11)پر تکاپو و دارای انرژی‌اند.

سه شیوه مشهور همکاری خلاق گروهی:

1)طوفان مغزی

    2)تلفیق نامتجانس

    3)داستان‌سازی

طوفان مغزی:

شیوه‌ای برای گردهمایی است که در آن گروهی می‌کوشند با ارائه اندیشه‌های تخیلی کنترل نشده و سازمان نیافته برای مسئله بخصوصی راه‌حلی بیابند.

چهار قانون مهم که در توفان مغزی باید رعایت شوند عبارتند از:

1)انتقاد ممنوع است.

2)هر چه عقاید بنیادی‌تر باشد، بهتر است.

3)کمیت مورد نظر است نه کیفیت عقاید.

4)افراد برای اصلاح عقاید دیگران تشویق می‌شوند.

تلفیق نامتجانسها:

در این روش اعتقاد بر این است که خلاقیت از سازماندهی مجدد روابط میان افکار به ظاهر غیر مرتبط ناشی می‌شود و از گروه خواسته می‌شود عمدا از قیاس و استعاره بهره گیرند تا بتوانند دیدگاهها و نظرات جدید پدید آورند.

داستان‌سازی:

در این شیوه تفکر خلاق شرکت‌کنندگان در جلسه با طرح سوالهایی برانگیخته می‌شوند تا بتوانند:

1)بر مسئله‌ای مشخص تاکید ورزند.

2)افکار خود را درباره آن مسئله به سرعت روی کارتها بنویسند.

3)کارتها را بر اساس موضوعهای گوناگون روی دیوار سنجاق کنند.

ویژگی‌های سازمانهای خلاق:

1)سازمان شرایطی را فراهم می‌کند که کارکنانش در رده بالای سلسله مراتب نیازهای مازلو قرار گیرند.

2)کارکنان از کار خود در سازمان لذت می‌برند و آزادند تا موضوعات مورد علاقه خود را انتخاب و روی آن کار کنند.

3)کارکنان سازمان از احترام برخوردارند.

4)سازمان مشتری مدار است.

5)علاوه بر نیازهای مشتری، سازمان خود منبع ایجاد تحول و تنوع در بازار به شمار می رود.

6)فضا برای کار گروهی و طرح نظرات جدید کارکنان آماده است.

7)کارکنان با این نوع سازمان روابط دایمی و بلند مدت دارند.

8)تغییر در این سازمانها ارزشی مثبت تلقی می‌شود.

9)اهداف این سازمانها مبتنی بر ارزشهای انسانی است.

10)امکان آزاداندیشی و فضای طرح پیشنهاد وجود دارد.

11)نظامهای نظارت از بالا و نظارت بیرونی جای خود را به روابط مناسب و مطلوب بین همکاران و خود نظارتی داده است.

سه عامل حیاتی برای نهادینه کردن خلاقیت و نوآوری:

1)برنامه‌ریزی         2)فرهنگ سازمانی                                     3)ساختار سازمانی

نقش برنامه‌ریزی:مسیر ممتد خلاقیت و نوآوری با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود. مدیران ماموریت و هدفهای راهیردی را با تعیین آماجها و دستور جلسات به گونه‌ای ترسیم می‌کنند که تغییر خلاق و نوآور سازمان را هدایت کنند.

ویژگی های فرهنگ سازمانی برای خلاقیت و نوآوری:

1)پذیرش ابهام:   تاکید بسیار زیاد بر عینیت و شرح جزئیات خلاقیت را محدود می‌کند.

2)تحمل غیر عملی بودن:  افرادی که برای مسایل مختلف راه‌حلهای غیر عملی و حتی احمقانه می یابند سرکوب نمی‌شوند.

3)تحمل مخاطره: کارکنان برای تجربه کردن تشویق می‌شوند بدون آنکه نگران شکست در تجربیات خود باشند.

4)تحمل تعارض:

  پراکندگی عقاید تشویق می‌شود.هماهنگی و توافق بین افراد و واحدها به عنوان نشانه ای از موفقیت تلقی نمی‌شود.

5)تاکید بر هدف به جای وسیله:

  اهداف روشنی وضع می‌شوند و افراد تشویق می‌شوند تا راه‌حلهای جایگزین برای دستیابی به هدفهای خودشان بیابند.

6)تاکید بر نظام باز:

سازمان از نزدیک بر محیط نظارت دارد،و در برابر دگرگونیهای محیطی به سرعت واکنش نشان می‌دهد. 

نقش ساختار سازمانی:

ساختارهای زنده و پویای سازمانی اثر مثبت بر خلاقیت و نوآوری دارند، زیرا این ساختارها رسمیت و تمرکز کمتری دارند و با انعطاف‌پذیری بیشتر می توانند خود را با نیازهای محیطی سازگار کنند.

ویژگی‌های ساختار سازمانی برای نهادینه کردن خلاقیت و نوآوری:

1)واگذار کردن اختیار به مدیران و کارکنان تا خلاق و نوآور شوند.

2)مشاغل سازمان کاملا مشخص و تعریف شده نباشد.

3)قوانین رسمی کمتری بر کار سازمان حاکم باشد.

4)افراد به جای روشهای کار، براساس نتایج عملکردشان ارزیابی شوند.

5)بخش جداگانهای مخصوص فعالیتهای خلاق و نوآور در سازمان ایجاد شود.

6)تیمهای میان رشته ای از متخصصانی از حوزه های بازاریابی، عملیاتی تحقیق وتوسعه و سایر تخصصها در سازمان ایجاد شود.

ویژگی‌های مدیران خلاق:

1)به استقبال خلاقیت و نوآوری می روند.

2)بر تشویق بیش از تنبیه تاکید دارند.

3)خود و سازمان خود را با تغییر و تحول جامعه هماهنگ می‌کنند.

4)به کارکنان خود شهامت می‌دهند.

5)مثبت‌اندیش و امیدوارند.

6)پر انرژی و با هیجانند.

7)به سرعت فرهنگ خلاقیت را ترویج می‌کنند.

8)هم از مغز و هم از قلب همکاران خود بهره می‌گیرند.

9)از اجرای کارهای جاری و یکنواخت دلزده و آزرده‌اند.

10)خود انگیخته‌اند و استقلال تفکر و آزادی اندیشه و عمل دارند.

فصل هشتم: سرپرستی

ضرورت و اهمیت سرپرستی

موقعیت مدیریت سرپرستی در منطقه سوم از هرم سازمانی قرار دارد. ارزش و اهمیت سرپرستی از آن جهت است که نظارت مستقیم بر اجرای عملیات و نظم و انضباط کامل در هر سازمان، کارگاه یا شرکت را دارد. سرپرستان دارای عناوینی چون مدیران خط مقدم، مدیران صف، رئیس بخش و مدیر اداره کارها و امور می باشند و مسئولیت تولید کالاها و خدمات را برعهده دارند. سرپرستان مسئولیت مدیریت و سرپرستی گروهی از کارکنان غیرمدیریتی را عهده دار می باشند. عمده ترین زمینه کاری آنها، کاربرد قوانین، مقررات و دستورالعمل های سازمانی در جهت رسیدن به تولیدی کارآمد، ارائه کمک های فنی و انگیزش زیردستان می باشد. افق زمانی آنان کوتاه مدت بوده و دغدغه ذهنی شان تحقق اهداف روزانه (تولیدی) است.

سرپرستان مسئولیت بسیار و اختیار اندک دارند و بیش از هر رده ای باید خود را با نقش های زیردستانف همترازان و بالادستان سازگار نمایند.

سرپرستان در چگونگی به کارگیری منابع انسانی وظیفه بسیار حساس و تعیین کننده ای بر دوش دارند. این گروه با داشتن نقش کلیدی، تمامی وظایف و مسئولیت های مدیران را در سطح اجرایی برعهده دارند و کلیه تصمیمات متخذه را در چارچوب قوانین و دستورالعمل ها و در قالب برنامه های کاری بوسیله نیروهای انسانی اجرا می کنند.

سرپرست ها حلقه های ارتباطی موثری میان کارکنان و مدیریت هستند و با استفاده صحیح از امکانات و منابع موجود، هماهنگی میان افراد و واحدهای سازمانی را فراهم می سازند. اهمیت و جایگاه آنها در هر سازمان ایجاب می کند تا مانند سار مدیران در راستای بهسازی نیروی انسانی همواره از آموزش های نظری و عملی برخوردار باشند تا با رفع نیازهای علمی و فنی خود به سطح مطلوبی از آگاهی، دانش و مهارت های فنی دست یابند و از موقعیت شغلی مناسب و شایسته ای بهره مند گردند.

      سرپرست (مدیر عملیاتی) کیست؟

سرپرست فردی است که در پایین ترین رده یا حد سلسله مراتب مدیریت در سازمان قرار دارد و به طور مستقیم و چهره به چهره و با متصدیان مشاغل گوناگون یک واحد خاص از سازمان کار می کند.

از آنجا که سرپرستان کلید اصلی تولید در سازمان هستند اغلب با مشکل «وفاداری دو گانه» یعنی وفاداری نسبت به روسا و نسبت به افراد تحت نظارت خود مواجه هستند. از این رو صاحبنظران سرپرست را «مدیر خط اول» و «مهمترین عامل در ایجاد روابط انسانی کارآمد در سازمان» و یا «سنگ بنای طاق سازمان» معرفی می کنند.

تعاریف دیگر از سرپرست:

-       مدیریتی که نزدیک ترین فاصله را با بخش تولید دارد سرپرست گویند.

-       بخش وسیعی از مدیران که برای برنامه ریزی و کنترل کار یک گروه، اعمال قدرت کرده و مسئولیت می پذیرند و از طریق ایجاد و حفظ تماس و ارتباط نزدیک به انجام اقدامات لازم در این زمینه می پردازند سرپرست می گویند.

-       سرپرست کسی است که مسئولیت عده ای از کارکنان را برعهده دارد و به آنها دستور کار می دهد و بر کار آنها نظارت مستقیم دارد. بنابراین سرپرست یک مدیر اجرایی یا عملیاتی است که هدایت و رهبری مستقیم عده ای از کارکنان را بر عهده دارد.

 ·        تاریخچه سرپرستی

سرپرستی به عنوان یک شغل در اروپا بعد از جنگ جهانی اول شکل گرفت که جنبه فنی و نظارت بر انجام کار افراد (کنترل کیفیت) بیشتر مورد توجه قرار داشت. بعد از جنگ جهانی دوم تفکر آموزش سرپرستان مطرح گردید.

مهمترین سازمانی که تا کنون به امر آموزش و تحقیق در مورد سرپرستان و پاسخگویی به نیازهای نظری و فنی آنها پرداخته است، سازمان بین المللی کار ILO وابسته به سازمان ملل متحد است. سازمان بهداشت جهانی نیز در زمینه تهیه استانداردهای شغلی سرپرستان و بهداشت محیط کار انها فعالیت های فراوانی داشته است.