تحقیق مقاله مشخصات مدیر روابط عمومی

مشخصات مدیر روابط عمومی

1-علاقه

شرط اولیه اجرای صحیح و مطلوب طرح ها و برنامه ها ی هر واحد روابط عمومی با میزان بالای علاقه و دلبستگی مدیر ان رابطه مستقیم دارد.  وجود عشق و انگیزه و عشق و علاقه به هر شغل و حرفه و فن شرط نخست برای موفقیت در اجرای وظایف ان است به ویژه در کار روابط  عمومی که خلاقیت و ابتکار و تدوین طرح های حساس و ظریف مطمع نظراست این گونه امور حسی و فکری بدون انگیزه های قوی و علاییق طبیعی و شخثی بطور کامل و مقبول انجام پذیر نخواهد بود.

2-تخصص

درکارروابط عمومی مثل امورات دیگر مسئله تخصص واجد اهمیت بسزایی است ممکن است افرادی بدون تحصیل و کسب تهصص علمی به هر حال به هر تقدیر بتوانند در اجرای و ظایف محوله نقشی راایفا کنند اما این امر بدیهی و قطعی است وبارها و بارها ثابت شده است که اشخاصی که صرفا بر مبنای علاقه و یا توصیه و رابطه های دوستی و مقتظیات و مصلحت های مقطعی و نامرئی مسئولیت امری را عهده دار شدهاند که اصول و مبانی و ظرایف و دقایق و رمز وراز و مهارت های ان را فرا نگرفته اند نتیجه و بازده فعالیت های انها هرگز رضایت بخش نبوده است و بالاخص در کار روابط عمومی که اموختن علوم و مهارت های مربوط به ان واقعا ض رورت تام دارد مسئله صورت روشن تری می یابد کوتاهی و سرسری گرفتن این ضرورت گاه نتیجه کاررا از رکود و خاموشی و بی رمقی عبور می دهد و رد جهت عکس هدف یعنی بیزاری و نفرت و سو ءظن و خشم مخاطبین و مرابطین قرار می دهد.

3-تجربه

این عنوان نیز امری بدیهی و بی نیاز از توضیحات مفصل است .تجربه عملی در هر کار و پیشه و حرفه ای پشتوانه صحت اقدامات اجرایی است .  از هر هنرمند و نویسنده و صاحب فنی که پرسیده می شود ایا نمونه های اولیه کار خود را می پسندید یا خیر؟تقریبا همگی پاسخ می دهند که اثار ابتدایی انها نا پخته و دارای نقص و عیب است. در اگهی های استخدامی اکثر شرط چند سال تجربه کاری قید می گردد اگر چه این موضوع خوشایند جوانانی که تازه فارغ التحصیل شده اند نیست اما واقعیت این است که برای صاحبان سرمایه و ابزار و مدیران مؤسسات انجام این تسامحج که کاری را به متخصص بی تجربه بسپارند دشوار است و اینکه برای کسب اطمینان از نتیجه مثبت و مفید امور تجربه عملی ضرورت دارد خود از تجربه ها حاصل شده است .حساسیت و اهمیت کار روابط عمومی به حدی است که حتما رعایت این اصل در مورد دست اندر کارا ن این شغل اجتناب نا پذیر است.

4-شناخت مؤسسه و مخاطبین

این اصل نیز از ویژگیهای مهم مسئول روابط عمومی است. با اطمینان می توان گفت که مسئول روابط عمومی همطراز با مقام اول تشکیلات باید از شرح وظایف و اهداف و کارکرد کلیه قسمتهای مربوط اگاه باشد و حتی ایجاب می کند که در جزئیا ت امور اطلاعات بیشتری داشته باشد .امیال و خواسته ها و انتظارات و مسائل انها نمی تواند برای مسئول روابط عمومی بیگانه و غریبه باشد توجه به همین نکات است که اهمیت و سنگینی و دشواری کار در روابط عمومی را نشان می دهد شاید افراد ساده لوح و اسان بین تصور کنند تهیه چند پوستر و تابلو و اطلاعیه می تواند مجمو عه کار روابط عمومی را تشکیل دهد غافل از اینکه حتی طرح و تهیه یک تابلو و اعلان که ظاهرا اسانترین امور جاری است چقدر مشکل و مهم است .

لذا تاکید می گردد که طرحهای روابط عمومی باید بر زیر بنای شناخت همه جانبه مسائل مؤسسه و مخاطبین ذیربط استوار باشد.

جایگاه مدیریت در روابط عمومی

قدیمی ترین تعریف از مدیریت که هنوز هم در پاره ای از جوامع به ویژه در کشورهای در حال رشد مورد استفاده قرار می گیرد تعریف مدیریت علمی است که در ان دستیابی به حداکثر بهر ه وری با استفاده ازحداقل امکانات انسانی سرمایه ای را مورد نظر قرار می دهد.

این تعریف به ارزش های فردی توجه نکرده و نیروی کار راهمانند نوعی مواد اولیه و انفعالی تصور می کند حال ان که در مدیریت امروزی حفاظت از کارمندان در قبال حوادث محیط کار از جمله وظایف مدیرا ن تلقی می شود.

تعریف زیر تصویر بهتری ازمدیریت امروزی عرضه می دارد ‹‹مدیریت عبارت است از تلاش برای رسیدن به بازده معقول و احتمالا عادلانه با استفاده از نیروی کار منطقی و مناسب و سرمایه کافی .در این رابطه افزایش یا بهره وری به مساله بهینه کردن نحوه استفاده از نیروها گره می خورد.

اموزش مستمر فنون جدید کار استفاده از ابزارهای مناسب الگوهای خاص به مدیریت اجازه می دهد که حتی الامکان از ریخت و پاش نیروی انسانی و سرمایه ای بکاهد.

وا حد روابط عمومی در سازمان یکی ازهمین ابزارهای مدیریت است که در عین حال کانال ارتباطی ان سازمان بوده ودر تقاطع گردش عمودی افقی اریبی اطلاعات قراردارد.

اننچه مسلم است این که اگاهی هر چه سریعتر از نظرات ارباب رجوع مصرف کنندهها توزیع کننده ها شایعات وبه طور کلی پیام گیران نهایی برای مدیران امر ضروری است که می تواند ان ها را در تصمیم گیری های خود یاری دهد.

روابط عمومی اگر صرفا به عنوان یک واحد تشریفاتی و نه به عنوان یک سخنگوی غیر مسئول تشکیل یابد می تواند مسئولیت های بیشتری را در زمینه تسهیل کار مدیران به عهده بگیرد.

روش های اداره کارامد یک واحد روابط  عمومی

روابط عمومی و مدیریت

همزمان با رشد و گسترش سازمان ها ضرورت تماس و ارتباط مداوم و مستمر با جامعه که تامین کننده درون داد سیستم سازمانی است بیشتر احساس می شود.

"اسکات ام کالتپت" دراین خصوص می گوید :روابط عمومی اداره کردن شناسایی ایجاد و حفظ و نگهداری روابط مطلوب و حسنه بین سازمان جامعه است که موفقیت و شکست یک سازمان به ان وابسته است یا در جای دیگر ی ازکتاب خود تحت عنوان "روابط عمومی موثر و کارامد "چنین می نویسد :روابط عمومی اداره کردن وظایفی است که گرایش های اجتماعی را ارزیابی نموده وعلائم اجتماعی فرایند های سازمانی مسائل و تحولات را که بیشترین نوید موفقیت رابرای امور و عملیات یک سازمان در بر  دارند طراحی وبا مدیریت سازمان برای تصویب واجرا ارائه می دهد.

روابط عمومی یک وظیفه خاص مدیریتی است که به ایجاد حفظ و نگهداری روابط حسنه و فهم عمومی انتظارات و چشمداشت های جامعه دولت و رقبا کمک کرده است و وسیله جمع اوری نشر و انتظارات رخدادهای درون سازمانی است.

"ایوی لی "پدر علم روابط عمومی نیز اولین دغدغه ودل مشغولی خود را برنحوه مدیریت واداره مطلوب امور در یک واحد روابط عمومی متمرکز می سازد ودر اعلامیه اصول (5)خود اینگونه می نویسد:

این دفتر مطبوعات سری نیست همه کارهای ما به طور اشکار انجام می شود هدف مااین است که خبراطلاعات را در اختیار مردم قرار دهیم.این یک اژانس تجاری نیست.اخبار واطلاعاتی را که ما ارائه می دهیم دقیق و صحیح است.

هر گونه اطلاعات تکمیلی در هر موردی به طور کامل به هر شخصی که تقاضا کند داده خواهد شد .به خبر نگارانی که در جستجوی مطالب خبری گزارش های تحقیقی و تفسیری هستند با کمال میل و اشتیاق کمک خواهیم کرد.

با توجه به مطالب طرح شده فوق  می توان خاطر نشان ساخت در هر مجموعه مهمترین عامل تحرک و پویایی ایجاد انگیزه است.درست است که مسایل کاری در هر واحد روابط عمومی با سایر واحدها متفاوت و  حتی در بعضی مواقع کاملا مغایر است و با تدوین این درسنامه می توان زمینه لازم برای تلاش بیشتر شاغلین روابط عمومی را مهیا سازد وازاین طریق با مهمترین مشکل واحدهای روابط عمومی یعنی نداشتن یا ضعف علم و ابزار مدیریت مؤثر فایق امد.

یکی از مؤلفان معروف روابط عمومی در امریکا در کتاب خود با عنوان "روابط عمومی اصول و مشکلات ان "اورده است :روابط عمومی فلسفه اجتماعی مدیریت است مدیران مسئول شناس این فلسفه با کمال صراحت در مقرا تو خط مشی مؤسسه خود بیان می کنند و کلیه اقدام های خود را با فلسفه اجتماعی منطبق می سازند.انگاه کلیه اقدامها و اعمال مؤسسه که نشان از فلسفه مدیریت بود به اطلاع مردم می رساند تا حسن نیت و تفاهم ان هارا جلب کند.

از نکته های مشترک در تمام تعاریف نقش و جایگاه مدیریت در اداره روابط عمومی هاست.یعنی به همانگونه که مدیر سازمان یا مؤسسه ای برای داره امو ر سازمان مورد سرپرستی خود به کارهایی از قبیل سازماندهی   تامین نیروی انسانی  هدایت و نظارت درکارها هماهنگ کردن و برنامه ریزی و جز ان می پردازد باید به نوعی کوشش پیگیر و مستمر برای تاثیر نهادن در اذهان مر دم دست بزند.تا نظر های انان را درباره مؤسسه خود حفظ واز این رهگذر منافعی اعم از مادی یا معنوی تحصیل کند.بنابراین نقش مدیریت دراداره مؤثر و کارامد یک واحد روابط عمومی بسیار حائزاهمیت است.در این یادداشت قصد داریم دهنمودهایی برای اداره بهتر امور یک واحد روابط عمومی که بر گرفته از کتب ها و منابع معتبر علمی می باشد در اختیار علاقه مندان ودست اندر کاران قرار دهیم.

چرا بعضی از کارکنان روابط عمومی کاری را که از انان انتظارمی رود انجام نمی دهند؟

چنانچه می دانید اکثر مردم دراوقات کاری یا بیش ازان چه از انان انتظار میرود حس همکاری دارند سخت کوش هستند و قابل اعتماد و زود بر سر کار می ایند و دیر می روند وجودشان در محیط کاری مسرت امیز است ولی تعداد اندکی نیز به نظر میرسد هیچ کاری را درست انجام نمی دهند.

متاسفانه وضعیت هایی به چشم می خورد که در ان ها حتی کسانی که خوب کار می کنند کار را غلط انجام نمی دهند.

ایا تا کنون ازخود به عنوان مدیر سئوال کرده ایدچرا کارکنان کاری را که ازانان انتظار می رود انجام نمی دهند؟

مطالعات متعدد دو دلیل کلی را برای این پرسش مطرح می کند:

الف-مدیر در مورد کارکنان اشتباه کرده بود.

ب-مدیر درانجام دادن کار درست در مورد کارکنان غفلت ورزیده بود.

به عبارت دیگر کارنکردن کارکنان ناشی از ضعف مدیریتها بود.لهذا اگر مدیران بتوانند ابتدا اقدام مناسبی برای رفع با اجتناب ازعواملی که در ذیل به ان می پردازیم عمل کنند عملکرد صحیح از سوی کارکنان محقق خواهد شد:  

کارکنان دلیل و ضرورت کار کردن را نمی دانند

کارکنان چگونه کار کردن نمی دانند

کارکنان فکر می کنند روش کاری خودشان مناسب تر است.

کارکنان فکرمی کنند روش کاری مدیرمناسب نیست.

کارکنان پاداشی از خوب کارکردن بدست نمی اورند.

کارکنان با وجود کارکردن پاداش می گیرند.

موانع خروج ازحیطه نظارت برای کار کردن  وجود دارد.

محدودیت های شخصی کارکنان را از کا ر کردن باز می دارد.

کارکنان مشکلات شخصی و خانوادگی دارند.

ماهیت کار که تقریبا نشدنی و غیرقابل انجام است.

با توجه به موارد یاد شده باید به مدیران و دست اندر کاران روابط عمومی خاطر نشان ساخت تا از تجربه های دیگران استفاده کنند.

ویژگی روابط عمومی کارامد:

1)عامل بودن به اصول اخلاقی حرفی روابط عمومی (منشور اخلاقی ...)

2)توجه به روابط بین الملل

انتشار بروشور به زبان های خارجی تولید نشریات بین المللی تولید و صدور گزارش های خبر به کشورهای صنعتی نظیر رویدادهای علمی نو اوریها اختراعات جشنواره های قدرد انی ازمبتکرین نمونه ها و پژوهشگران ترتیب دادن برنامه های بازدید برای خبرنگاران و رهبران فکری کشورهای جهان و سفره ای کشورهای مقیم کشور ایجاد قفسه های رایگان در فرودگاه ها و هتلهای بین المللی و ترتیب دادن ملقات خبرنگاران با دست اندر کاران فعالیت های علمی و فنی .

3-قدرت مشاوره مدریت

شکل دهی هسته های مشاورتی در زمینه های مختلف وبر اساس وظایف تخصصی سازمان نتایج نظر سنجی ها پژوهشها  تماسها مطالب و رسانه ها و ...روابط عمومی کارامد با تغذیه مدیران ضریب واکنش پذیری انان در تصمیم گیری ها درون و برون سازمانی افزایش داده به عنوان مدیریت عمل می کند.

4کار ایی روابط عمومی داخلی

در روابط عمومی نا کار امد بیشتر گرایش به سمت بیرون از سازمان است در حالی که در روابط عمومی کارامد روابط عمومی داخلی ازاهمیت نسبتا بیشتری برخوردار است چرا که اگر اثار عملکرد روابط عمومی بتواند نیروهای درون سازمان یا کارکنان سازمان را اقناع کند در کار ارایی و عملکرد بیشتر انان افزایش بهره وری سازمانی  جلب و تامین رضایت ارباب رجوع  ایجاد تفاهم بیشترین مدیریت و کارکنان و افزایش همت سازمان موثر واقع خواهد شد .