مراکز ارزیابی، رویکردی جدید است که مدتهاست در سازمانهای کشورهای توسعه یافته به عنوان شیوه یا فعالیتهایی در جهت سنجش قابلیتها و ارزشهای مورد انتظار افراد و سازمان مورد استفاده قرار می گیرد. این روش در سازمانهای ما آن طور که باید شناخته و جانیفتاده است و بسیار اتفاق افتاده است که آن با فرایند ارزشیابی منابع انسانی اشتباه گرفته می شود. آنچه که این میان مطرح است اینکه مراکز ارزیابی مکان یا محل نیست بلکه تنها یک شیوه یا متد است که افراد را در تمام زمان مورد بررسی قرار می دهد و می سنجد. امروز در سازمانهای ما اندازه گیری عملکرد یا (PERFORMANCE MEASUREMENT ) در نظامهای مدیریتی موضوعی عمومی و بسیار مهم تلقی می شود تا آنجا که از آن به عنوان عاملی در جهت هدایت کلیه امور مدیریتی نام برده می شود. شاید یکی از مولفه های مهم پیشرفته بودن جوامع نیز فرایند اندازه گیری یا ارزشیابی عملکرد منابع انسانی سازمانها چه در بدو گزینش و چه طی دوران فعالیت آنها در سازمان می باشد&، به همین علت است که اندازه گیری عملکرد شرکتها و نیروی انسانی آنها جزو مسئولیتهای اصلی مدیریت هر سازمان شده است اما ویژگی ها یا خصوصیات یک نظام ارزشیابی موثر بااهمیت تر و نقش و جایگاه آن در بهبود مستمر بهره وری نیروی انسانی سازمانها و شرکتها بسیار کارساز است پیش از پرداختن به این موضوع باید براین نکته تاکید شود که سازمانهای بزرگ و کوچک قرن حاضر باتوجه به نقش و ارزش نیروهای انسانی کارآمد و متخصص در محیط کسب و کار جهان امروز، به خوبی دریافته اند که بدون داشتن طرحهای منسجم و رسمی برای ارزشیابی نیروهای انسانی خود اعم از کارکنان و مدیران، هرگز به اهداف مورد نظر مانند رشد و توسعه سازمانهای خود و در نهایت رشد اقتصادی در سطح خرد و کلان، دست نخواهند یافت. چرا که یکی از ویژگی های ارزشمند اجرای طرح ارزشیابی نیروی انسانی، شفاف تر شدن نقاط قوت و ضعف عملکرد و رفتارهای نیروهای انسانی و سازمان در تمام سطوح می باشد.
آگاهی از میزان کارآیی کارکنان از یک سو باعث بهبود وضعیت آنها شده و از سوی دیگر باافزایش حجم تولیدات و خدمات سازمانها، تحولات بزرگی در روند حرکت آنها بوجود خواهد آمد و این به کمک اجرای درست مراکز ارزشیابی انسانی قبل و بعد از گزینش محقق می شود.
چنانچه طراحی مراکز و ارزشیابی منابع انسانی مناسب و به نحو مطلوب اجرا شود، وسیله ای بسیار کارا در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی و نیز ابزاری برای استفاده موثر و کارآمد از منابع انسانی که دارائیهای سازمانی نیز تلقی می شوند، خواهد بود.
چگونگی اجرای ارزشیابی منابع انسانی در سازمانهای ما، بررسی ساختار ارزیابی داراییهای انسانی، ارزشیابی منابع انسانی بدو استخدام، بررسی خصوصیات شخصیتی و تخصصی کارکنان و سازمان و مطالعه روشهای ارزیابی نیروی انسانی در سازمانهای ما در گذشته و حال، از موضوعات مهمی است که در این گزارش ویژه مطرح شده است.
صاحبنظرانی که تدبیر را در این بررسی یاری کردند، عبارتند از:
- آقای دکتر خدابخش داشگرزاده، عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی و مشاوره مدیریت.
- آقای دکتر شهرام رحیمی،مشاور صنعت.
- آقای مهندس رضا شیخی، مدیر خدمات مدیران شرکت ایران خودرو.
- آقای مهندس مهدی مهدوی عرب، دبیر برنامه توسعه مدیران اجرایی شرکت صاایران.
تعریف و تبیین ارزشیابی
ارزشیابی به معنی علمی و دقیق آن دانش جوانی است که قدمتی بیش از یک قرن در جهان ندارد، به ویژه در کشور ما که سابقه آن از ثلث قرن تجاوز نمی کند. لذا این دانش هنوز از تحقیقات و بررسیهای جامعی برخوردار نگردیده تا همه جنبه های آن روشن و آشکار و صاحب تعریف جامع، حیطه عمل و قواعد و قوانین عملی و مطابق با حوائج و مقتضیات جامعه و بالاخص در زمینه کار و اشتغال شود.
گرچه هر فرد در کار روزانه خود و در هر فعالیت و حرکتی که در جامعه و یا در تماس با افراد و اشیاء دارد مدام به ارزشیابی از رفتار و اخلاق و دانش و تبحر افراد یا کارآیی، قدرت و دوام اشیاء ابزار و ماشین آلات، کالاها و اجناس می پردازد اما این ارزشیابی ها یا برداشتها ذهنی و فردی و خصوصی به اصطلاح کیفی اند(QUALITATIVE) و واجد معیارها، مقیاسها، درجات، مقادیر و میزانهای کمی (QUANTITATIVE) نیستند تا بر مبانی آنها به تعریف و تبیین قواعد و قوانین پرداخت و به ارزشیابی علمی مبادرت کرد.
تعاریف مختلف و متنوع می تواند به گستره دانش آدمی از مفهوم و حیطه عمل یک موضوع یا مبحث بیفزایند لذا ما به برخی از تعاریفی که از ارزشیابی شده اشاره می کنیم:
در فرهنگ تعلیم و تربیت تالیف «کارتر، دی،گود»لغت ارزشیابی یا ارزیابی (APPRAISAL OR EVALUATION) چنین تعریف شده است: الف - فرایند تحقیق و تبیین یا قضاوت و داوری درباره ارزش و مقدار چیزی با سنجش و اندازه گیری.
ب - در روانشناسی فرایند تعیین و تبیین معنای نسبی پدیده ها به صورت برخی از استانداردها.
ج - ملاحظه شواهدی برمبنای استانداردهای ارزشی یا به صورت وضعیتی مخصوص و هدفهایی که گروه یا افراد می کوشند بدان دست یابند.
مثلاً ارزشیابی یک آزمون یا تست عبارت است از: فرایند تعیین یا تخمین آماری و ذهنی شایستگی یک آزمون براساس خصایصی نظیر، رواثی و ارزشمندی (VALIDITY) یا پایایی و اعتبار (RELIABILITY) ، آسانی اجرا، تصحیح و نمره دهی(SCORING).
تعیین لیاقت و شایستگی
افراد آدمی در هر سازمان و موسسه، کارگاه و کارخانه یکی از ارکان اصلی آن سازمان به شمار می روند. سودمندی و بازدهی، بقاء و پایداری هر سازمان به توانایی و ظرفیت و لیاقت و شایستگی کارکنان و کارشناسان آن سازمان بستگی دارد. لذا دانش و بینش، مهارت و تخصص در گزینش افراد برای ورود به دنیای کار و اشتغال و تعیین میزان شایستگی و لیاقت آنها در طول خدمت به منظور ترفیع، ارتقاء، انتصاب و تشویق را باید از عوامل مهم بقای سازمان و کارایی و پیشرفت آن، حتی در شرایط متغیر جامعه و دگرگونی های سازمانی و تکنولوژیکی دانست.
وجود افراد شایسته و کاردان در مشاغل با پیشرفت جامعه و کشور همسازی و هماهنگی دارد. اما زوایا و جوانب ذاتی و صفات و معلومات اکتسابی و مهارت های علمی و فنی «وجود» پر از اسرار و ایهام آدمی را چه در خانه و مدرسه و چه در سازمان و اداره و یا در هر شغل و حرفه باید بااتکاء به علوم انسانی و بااستفاده از فنون شناخت آدمی گاه مجزا و منفرد و زمانی در قیاس با یکدیگر مورد بررسی و شناخت و داوری و ارزشیابی قرارداد تا صلاحیت و شایستگی و تواناییها و ناتواناییهای او برای پرداختن به تحصیل و شغل و ارتقاء و انتصاب مشخص و معین شود و از این راه بتوان در اجرای اصل «گماردن فرد مناسب در شغل مناسب» بهره گرفت.
توجه به لیاقت و شایستگی افراد در کار را شاید بتوان با قدمت تاریخ پیدایش دولتها در جهان متقارن دانست. دولتها در اجرای وظایف عمومی و به ثمر رسانیدن مقاصد و اهداف خود ناگزیر بوده اند از افرادی استفاده کنند که شایستگی و لیاقت تصدی مشاغل بزرگ و حساس کشوری و لشکری را داشته اند.
در امریکا کارکنان دولت سالها از فقدان هماهنگی در پرداخت حقوق و دستمزد و فقدان تناسب آن با وظایف و مسئولیتها شکایت داشتند. گرچه قانون طبقه بندی مشاغل در سال 1853 در آن کشور به تصویب رسیده بود ولی این قانون نمی توانست برای اوضاع و احوال نابسامان آن زمان درمانی فوری باشد.
در انگلیس، نظام خدمات کشوری در قرن نوزدهم به وجود آمده است که اصول آن برمبنای نظام رتبه بندی بود. در این کشور برای هدایت امور استخدامی و نظارت در امر استخدامهای دولتی که دستخوش امیال و اغراض مسئولان وزارتخانه ها و واحدهای دولتی شده بود سازمان مستقلی به نام «کمیسیون خدمات کشوری» به وجود آمد که زیرنظر پادشاه انگلستان انجام وظیفه می کرد.
در فرانسه نیز برای اولین بار در سال 1946 مرکز آموزش جدیدی به نام «مدرسه ملی امور اداری» تاسیس گردید که گامهای موثری برای اجرای برنامه های آموزشی جامع به منظور بهبود کیفیت و کارایی خدمات و مشاغل دولتی برداشت.
در ایران، تا سال 1301 شمسی قانون مدون و مصوبی برای اداره امور استخدامی و وضع کارکنان دولتی وجود نداشته است. در آن سال بعد از مطالعات زیاد در دستگاه دولت و بااستفاده از وجود متخصصان اداری و مالی کشورهای پیشرفته آن زمان و قوانین آنها، اولین لایحه استخدام کشوری تدوین و برای تصویب به مجلس شورای ملی تقدیم می شد.
مبداء توجه به نظام ارزشیابی و تعیین لیاقت و شایستگی برمبنانی اندازه گیری و مقیاسها را در ایران شاید بتوان از سال 1332 به بعد دانست. در آن سالها برای نخستین بار در دروسی که در موسسه علوم اداری، وابسته به دانشگاه تهران، توسط استادان ایرانی و خارجی تدریس می شد در باب درجه بندی لیاقت و شایستگی کارکنان و استفاده از نتایج ارزشیابی در انتصابات و ارتقاء، اقدام به مشاوره و راهنمایی کارکنان بعد از تعیین ارزش شد و از طریق مصاحبه مقالات و جزواتی به زبان فارسی منتشر گردید.
فرآیند ارزشیابی
هیچ گاه نمی توان یک طرح ارزشیابی را برای سازمانی تهیه و تنظیم نمود بدون اینکه در مورد اهداف این طرح تامل کافی صورت گرفته باشد. بهترین نقطه شروع برای این منظور توجه به گفتگوهای مدیران و توجه به نظرات آنان است.
ارزشیابی عملکرد می تواند به مدیران در حل مسایل شان کمک کند، اما این کمک زمانی موثر و مفید خواهد بود که نظام ارزشیابی باتوجه به هر مساله طراحی شده باشد. از طریق به کارگیری یک طرح ارزشیابی بسته نمی توان ارتباطات را بهبود بخشید. اگر هدف از ارزشیابی تعیین حقوق و مزایای کارکنان و ایجاد یک مبنای منطقی برای پرداختها باشد، با طراحی یک نظام بر ویژگیها و خصوصیات شخصیتی هرگز نمی توان عملکرد افراد را به طور عینی اندازه گیری کرد. از سوی دیگر چنانچه نظام ارزشیابی با تاکید بر تعیین حقوق و مزایا طراحی شده باشد، نمی توان از نتایج ارزشیابی برای تعیین نیازهای آموزشی کارکنان استفاده کرد.
به این ترتیب شناسایی و تشخیص مقدماتی مسایل و مشکلات مبتلا به سازمان نه تنها می تواند در تهیه یک طرح مناسب ارزشیابی با هدف رفع آن مسایل و مشکلات به ما کمک کند، بلکه این اطمینان را نیز به وجود می آورد که مدیرانی که از این طرح در عمل استفاده می کنند نسبت به آن تعهد بیشتری احساس نمایند چرا که طرح ارزشیابی برای پاسخگویی به نیازها و مسایل و مشکلات مطرح شده توسط آنان تدوین گردیده است.
جلب تعهد مدیران و کارکنان نسبت به طرح ارزشیابی از اهمیت بسزایی برخوردار است و این امر امکان پذیر نخواهد بود مگر اینکه: الف) کلیه کسانی که از طرح استفاده نموده و آن را به مرحله اجرا درمی آورند، آموزشهای لازم را دیده و از این طریق آگاهیهای لازم را در زمینه چگونگی کارکرد سیستم ارزشیابی و نیزمهارتهای لازم برای انجام ارزیابی و مصاحبه با کارکنان بدست آورند.
ب) نظام ارزشیابی به گونه ای طراحی شده باشد که بتواند اهداف موردنظر را تحقق بخشد. چنانچه مدیران مسایل ومشکلاتی را مشخص نموده باشند و طرح ارزشیابی برای کمک به رفع آن مشکلات، طراحی شده باشد، باید دائماً پیگیری و مراقبتهای لازم را به منظور حصول اطمینان از کارکرد صحیح نظام ارزشیابی و بازنگری و تجدیدنظر درآن به عمل آورد.
ج) هریک از ارزیابها نیز قبل از شروع به ارزشیابی زیردستان، توسط مافوقهایشان، موردارزیابی قرار گیرند.
به این ترتیب تعیین اهداف ارزشیابی و نیز جلب تعهد دست اندرکاران طرح نسبت به آن از مهمترین شرایط موفقیت نظام ارزشیابی عملکرد یک سازمان محسوب می شوند. بنابراین مهمترین نکته ای که هنگام طراحی نظام ارزشیابی برای سازمان باید به آن توجه شود این است که تمامی اجزاء و عناصر نظام به گونه ای طراحی شود که در راستای اهداف تعیین شده بوده و بتوانند آن اهداف را تحقق بخشند.
با تعیین اهداف و پس از جلب تعهد اعضاء سازمان است که می توان فرایند ارزشیابی را عملاً با وضع استانداردهای عملکرد شروع کرد. این استانداردها را می توان ازطریق تجزیه و تحلیل شغل (کارشکافی) و شرح شغلهای موجود در سازمان تهیه و تدوین نمود. استانداردهای تدوین شده باید آنقدر روشن و عینی باشند که قابل درک بوده و بتوان آنها را موردسنجش و اندازه گیری قرار داد. به این ترتیب می توان گفت استانداردهای عملکرد انتظارات مدیران را درمورد عملکرد کاری زیردستان نشان می دهد، پس این انتظارات باید به اندازه کافی روشن و مشخص باشد به گونه ای که مدیر به راحتی بتواند انتظاراتش را برای زیردست روشن سازد و در آینده نیز عملکرد وی را باتوجه به این استانداردهای از پیش تعیین شده موردارزشیابی قرار دهد.