پروسه ای برای بهبود احتمال موفقیت یک سازمان
به طور خاص ،طراحی سازمان یک پروسه رسمی و مشخص شده برای هماهنگی افراد ، اطلاعات و تکنولوژی یک سازمان می باشد. از این پروسه برای هماهنگی هرچه بیشتر سازمان به اهدافی که قرار است به آنها دست پیدا کرد استفاده می شود. از طریق پروسه طراحی ، سازمانها سعی میکنند تا احتمال اینکه مجموع تلاشهای اعضا موفقیت آمیز باشد افزایش پیدا کند.
عموماً ، طراحی شیوه ای است که در آن تغییر داخلی با راهنمایی یک تسهیل کننده خارجی ایجاد می شود.مدیران و اعضا با یکدیگر کار میکنند تا نیازهای سازمان را مشخص کرده و آنگاه سیستمهایی را ایجاد می کنند که بنحو موثر و کارآمد این نیازها را برآورده سازد. تسهیل کننده اطمینان میدهد که یک پروسه سیستماتیک دنبال می شود و تفکر خلاق را تشویق میکند.
سیستم های سلسله مراتبی :
سازمانهای غربی به شدت تحت تاثیر ساختار فرمانی و کنترلی سازمانهای کهنه نظامی قرار دارند و با آغاز قرن جدید ،مدیریت علمی به آنها معرفی شد.بیشتر سازمانهای امروزه به صورت بوروکراسی طراحی شده اند که در آنها صاحب اختیار و مسئول به صورت سلسله مراتبی چیده شده اند. در سیستم سلسله مراتبی ،قواعد ، سیاستها ، و دستورالعملها به صورت منظم و غیر شخصی برای اعمال کنترل روی رفتار اعضا اعمال می شود. فعالیت به صورت زیر واحدها(ادارات یا بخشها) تنظیم شده است که در آنها افراد کارهای خاصی همانند ساخت ،فروش یا حسابداری را انجام می دهند.افرادی که کارهای مشابه را انجام می دهند در یک جا قرار می گیرند.
شکل اصلی سازمانی را می توان برای هر سازمانی اعم از اینکه دولت ،مدرسه ، موسسه ، کلیسا یا اتحادیه باشد ، یکسان فرض کرد. این شکل اصلی می تواند ، آشنا ، قابل پیش بینی و منطقی باشد. این شکل همانی است که به محض آنکه کشف کردیم که می خواهیم واقعاً سازمانی باشیم به ذهن ما خطور میکند.
همانطور که شناخته بودن و منطقی بودن بعنوان سلسله مراتب عملیاتی بایستی وجود داشته باشد ، در بکارگیری یک شکل سازمانی برای تمامی موارد نیز معایبی موجود است. برای درک مشکل ،با بررسی تفاوتهای بین گروههایی که می خواهند نتایج متفاوتی را کسب کنند ، شروع میکنیم. سپس ، گروهاای متفاوتی که دارای اعضای مختلف هستند و هر گروه دارای فرهنگ متفاوتی است را بررسی میکنیم. سوم ، بایستی به خودمان هشدار دهیم که این فرض که فقط یک راه بعنوان بهترین راه برای سازماندهی وجود دارد ،خطرناک می باشد. گروههای خدماتی روشهای متفاوتی نسبت به گروههایی که دارای اهداف اجتماعی هستند ،انتخاب میکنند.بنابراین یک ساختار نمی تواند یرای همه مناسب باشد.
فرایند طراحی:
طراحی سازمانی با ایجاد یک استراتژی (مجموعه ای از رهنمودها که برای انتخاب عمل مناسب توسط اعضا انتخای می شوند ) شروع می شود. استراتژی با توجه به بیان دقیق و شفاف هدف ، و مشاهده و نیز فلسفه اصلی سازمان بدست می آید. استراتژی باعث یک فرم شدن هدف و توجه اعضا به سمت عملیات طراحی شده برای حصول به نتایج مورد نظر میشود.استراتژی عملیاتی راکه باعث پشتیبانی از هدف می شوند را تشویق و آنهایی که این پشتیبانی را انجام نمی دهند را بی اثر میکند.
ایجاد استراتژی برنامه ریزی شده است نه سازمان دهی شده. برای سازمانی شدن بایستی افراد را از طرق معنی دار و هدفمند به یکدیگر مرتبط نمود. بعلاوه ، ما بایستی افراد را بوسیله اطلاعات و تکنولوژی لازم برای خودشان و برای موفقیتشان به یکدیگر متصل کنیم. ساختار سازمانی رابطه رسمی بین افراد را تعریف کرده و نقش و مسئولیت آنها را مشخص میکند. اطلاعات و تکنولوژی پروسه یا پروسه هایی را که از طریق آنها اعضا به نتایج دست پیدا میکنند را تعرف می کنند. هر عنصر بایستی دیگری را حمایت کرده و همه بایستی از هدف سازمانی پشتیبانی کنند.
هدف از سازمان دهی:
هدف برای یک گروه موجود بایستی همه آن چیزی باشد که اعضای آن برایش کار میکنند – که شامل انتخاب یک راه مناسب برای سازمان می باشد. عقیده این است که راهی برای سازمان دهی پیدا کنیم که بهترین حالت برای هدفی است که باید ،صرفنظر از راهی که سایرین و گروههای غیر مشابه انتخاب کرده اند،کامل شود.
تنها زمانی که نتایج ، فرهنگ و روشها مشابه هستند ، فرم اصلی یک سازمان باید برای دیگری اعمال گردد. و بعد از آن تنها باید مراقب تغییرات دقیق بود. خطر این است که الگوهای فعالیتی که برای یک گروه موفقیت آمیز است ، ممکن است برای گروه دیگری با موفقین همراه نباشد و در واقع باعث کارایی گروه گردد.برای بهینه کردن کارایی ، شکل سازمان بایستی با هدفی که بدنبال آن است هماهنگی داشته باشد.