تحقیق مقاله نحوه تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی

تاریخچه کتابت معاملات

کتابت معاملات جایگاه ویژه ای در بین ملل و ادیان مختلف داشته که با بررسی تاریخچه تصویب قوانین در این خصوص و سیر تحولات آن اهمیت موضوع پی می بریم.

فصل اول

کتابت معاملات در بین ملل قدیم و ایران

ملل قدیم کم کم پس از استقرار در کنار رودخانه ها و تشکیل جوامع اولیه بشری با تعیین حدود املاک زراعی و باغات و املاک مسکونی خود از سنگ و چوب و علامت گذاری های خاص، به اهمیت ثبت املاک خود پی بردند تا نسل های آتی که وارثان این املاک می شدند به حدود و ثغور مالکیت خود آگاه باشند.

قدیمی ترین سند به دست آمده از تمدنهای اولیه مربوط به نقشه اراضی شهر «دونگی» از کشور «کلده» بوده است که چهار هزار سال قبل از میلاد قدمت دارد و اراضی را به قطعات شبیه به اشکال هندسی، مرتب و تقسیم کرده اند.

داریوش از شاهان ایران جهت اخذ مالیات از جمهوریهای یونانی در آسیای صغیر نیز دستور داده بود که اراضی مزروعی را ممیزی و با قید اضلاع و مساحت در دفاتری ثبت نمایند. سروپوش تولیوس، ششمین پادشاه روم نیز مقرر کرده بود که اسامی مالکین، میزان مالکیت، مشخصات املاک، اضلاع اراضی و دیگر خصوصیات در دفاتر مخصوصی به ثبت برسند و حقوق ارتفاقی املاک مجاور نسبت به آن ملک و نیز نسبت به یکدیگر نیز به ثبت برسد و هر چهار سال یک بار مورد تجدید نظر قرار گیرد.

امروزه حفاریها و اکتشافات انجام شده توسط باستانشناسان، تا حدی تاریخ مبهم و تاریک گذشته بشری را روشن نموده که ثبت سند در نزد مللی چون مصریان و رومیان و در کلده و آشور و ایلام قدیم معمول بوده و این ملل اصول و قواعد و مقرراتی برای تثبیت معاملات و عقود خود داشته اند.[1]

حفاریها و اکتشافات به عمل آمده توسط باستانشناسان در کلده، آشور و ایلام (ایران قدیم) نشانگر این موضوع است که در ایران نیز ثبت اسناد و معاملات مانند روم و یونان قدیم رایج بوده است. بررسی تاریخ دوره پادشاهی انوشیروان نیز بیانگر این امر است که از جمله وظایف فرمانفرمایان یکی این بود که تغییرات حاصله در املاک را ثبت نمایند و قضاتی به نقاط مختلف از ولایات گسیل می داشتند تا ضمن حل و فصل خصومت در بین مردم معاملات آنان را تنظیم و در دفاتری ثبت نمایند.

همچنین در دوره حکومت مغولها در ایران در هر شهری قضاوت خانه ای بود که دفاتری مانند دفاتر ادارات ثبت فعلی را داشت و مردم امانات خود را به آنجا سپردند و در دفاتر به ثبت می رساندند. در زمان غازان خان هم قضات با یک نفر از معتمدان که دارای دفاتری بودند قباله ها و اسناد را با مندرجات سند و تاریخ آن ثبت می کردند و مردم عادی از نوشتن اسناد ممنوع بودند، برای ثبت اسناد حق الثبت نیز دریافت می کردند و اسناد قبیل در طاس عدل شسته می شد و سند جدید تنظیمی را به صاحب آن تسلیم می نمودند. در دوران حکومت پادشاهان صفوی نیز مرجعی به نام «صدر دیوانخانه» وجود داشت که دارای قاضی شرع بود ضمن رسیدگی به حل و فصل مرافعات و مسائل معاملات، اسناد، عقدنامه ها و طلاق نامه ها، اسناد مردم را ضمن اینکه در دفتر مخصوصی ثبت می نمود، مهر نیز می زد.

در قرون اخیر در شهرهای بزرگ مراجع و علمای مذهبی دفاتری به نام (دفتر شرعیات) داشتند که خلاصه ای از معاملات مردم را که نزد ایشان معامله انجام می دادند در دفتر مزبور ثبت می کردند و شهود معامله نیز با اصحاب معامله ذیل صفحه ثبت را امضاء می نمودند.

نخستین مواد قانونی نوشته شده در خصوص ثبت معاملات و اسناد مردم توسط میرزا حسین خان سپهسالار و به دستور ناصرالدین شاه قاجار صورت گرفت که کتابچه ای تهیه شد و با معاملات انجام شده بر طبق مواد قانونی آن رفتار می شد و به تبعیت از دول متدول آن زمان به اسناد تمبر زده و مهر می کردند تا ضمن اعتبار بخشیدن به اسناد از تقلب و تزویر نیز جلوگیری می شد.[2]

پس از نوشتجات میرزا حسین خان سپهسالار قانون ثبت در 21 ثور 1290 شمسی (در 139 ماده) تصویب شد. قانون مزبور ثبت اسناد را اجباری ننمود، ولی پس از ثبت ورقه سندیت آن بین طرفین محرز بوده است.

در دوره چهارم تقنینیه قانون ثبت دیگری در 21 حمل 1302 (در 125 ماده) تصویب شد. قانون مزبور ثبت املاک را در موارد خالصجات (دهات، مراتع یا اراضی شاهی) که بین اتباع خارجه (ماده 34) اجباری دانسته و نیز هر معامله ای که پس از ثبت ملک می شده درج آن در دفتر املاک لازم بوده والّا دولت آنها را رسمی نمی شناخت.

در 22 بهمن 1308 قانون ثبت اسناد و املاک تحت 256 ماده تصویب گردید که ثبت املاک و بعضی اسناد را اجباری نموده بود. در قانون ثبتی که در 26 اسفند ماه سال 1310 تحت 141 ماده به تصویب رسید و از فروردین سال 1311 به مورد اجرا گذاشته شد و بعداً اصلاحات و الحاقات در آن صورت گرفت ثبت اسناد اختیاری و مانند املاک که ثبت آنها الزامی است، مردم در ثبت اسناد خود الزامی ندارند و می توانند از ثبت معاملات و قراردادها و تعهدات و سایر عقود خود در دفاتر اسناد رسمی خودداری نمایند. مگر در مواردی که در مواد 46 و 47 ق.ث به ثبت آنها دستور داده شده است:

1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.

2- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است.

لذا اسناد معاملات و عقود راجع به عین (عرصه یا اعیان، خانه، آپارتمان، باغ و ...) یا منافع (حق انتفاع و اجاره املاک) (اگر بیش از سه سال باشد) یا حقوق (حق ارتفاع و ...) که در دفتر املاک ثبت شده باشد باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت شوند. تا نقل و انتقالات به عمل آمده در دفتر املاک مربوطه ثبت شود و لزومی ندارد که در محل وقوع ملک دفتر اسناد باشد یا خیر، در هر حال ثبت سند الزامی است.

ماده 47 ق.ث می گوید: «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است:

1- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.

2- صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه».

فهرست اسامی شهرهای مشمول اجباری شدن ثبت اسناد که قبل از تصویب قانون و بعد از سال 1310 به ترتیب از 1/1/1309 در تهران شروع و در شهرهای مختلف در سالهای متفاوت آگهی شده در مجموعه قوانین ثبتی ذکر شده؛ ماده مزبور الزام ثبت و اسناد را قائل به شروطی می داند:

اول: وجود اداره ثبت اسناد و املاک و دفتر اسناد رسمی در محلی که این موضوع اکنون در تمامی نقاط کشور تقریباً حاصل شد.

دوم: وزارت عدلیه (سازمان ثبت اسناد و املاک فعلی که از معاونتهای قوه قضاییه می باشد) مقتضی بداند و به نحو مقتضی آگهی نماید و ثبت معاملات مذکور در ماده را اجباری نماید. اکنون اسناد زیادی با عناوین مختلف که در این نوشته نمونه های آن خواهد آمد در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود که جامعه پذیرفته و ادارات و محاکم قبول دارند که در ماده مذکور از تنظیم و ثبت این اسناد ذکری به میان نیامده، ولی مورد پذیرش عرف جامعه قرار گرفته مانند انواع اسناد وکالت تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی. اسناد قطعی منقول (اتومبیلها و ماشین آلات راهسازی و ...) انواع تعهدات دانشجویی، تقسیم نامه ها در املاک مشاعی را که نمی توان معامله تلقی نموده و امثال اینها.

قانونگذار برای ضمانت اجرای اجباری بودن ثبت اسناد با توجه به مواد 46 و 47 ق.ث و مقررات مذکور در آنها در ماده 48 ق.ث بیان می کند: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد». هر چند این ماده از زمان تصویب دست نخورده باقیمانده و اصلاح نشده ولی عرف و رویه بعضی از محاکم در رسیدگی و تأیید عقود منعقده راجع به عین یا منافع املاک ثبت شده با اسناد عادی به استناد مواد 10 و 190 و 191 ق.م بدون توجه به ماده مزبور صورت می گیرد.

در تاریخ 18/10/1351 مواد 142 الی 157 به قانون ثبت قبلی الحاق گردید و قانون ثبت 157 ماده شد. بعد از انقلاب جهت سامان دادن به اسناد عادی (قولنامه ها) و تعیین وضع ثبتی اعیان ایجاد شده در املاک که به واسطه موانع قانونی تنظیم سند رسمی برای آنها میسر نبود، قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک مصوب (31/4/1365) و الحاق موادی به آن مصوب (21/6/1370) راجع به اصلاح مواد 147 و 148 قانون ثبت تصویب گردید که مورد عمل می باشد.

ادارات ثبت با توجه به مواد فوق نسبت به مبایعه نامه های عادی منعقده نسبت به بناهای احداثی که مالکیت ندارند و در مواعد اعلام شده در ادارات ثبت تشکیل پرونده داده اند رسیدگی و اسناد مالکیت شش دانگ به نام خریدار سند عادی ثبت و صادر می نمایند.

فصل دوم

قواعد عمومی راجع به متصدیان تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی (سردفتران و دفتر یاران)

برای اولین بار در 13 بهمن سال  1307 قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در 20 ماده به تصویب رسید که بر اساس آن متعاملین در ثبت اسناد خود در دفاتر آزاد و مختار بودند و دفاتر اسناد رسمی حق ثبت اسناد مربوط به نقل و انتقالات راجع به املاک ثبت شده را نداشتند.

پس از قانون 21 بهمن سال 1308 در 26 اسفند ماه سال 1310 قانون ثبت اسناد و املاک در 141 ماده تصویب شد که ناسخ قانون مصوب 21 بهمن 1308 بوده و از اول فروردین ماه سال 1311 قابل اجرا گردید و این قانون به جز موادی که در تاریخ 18/10/51 و بعد از آن اصلاح یا الحاق شده تا کنون به مدت هفتاد سال است که مورد استناد و عمل می باشد و بر اساس همین قانون ثبت املاک اجباری و ثبت اسناد جز در موارد مندرج در مواد 46 و 47 اختیاری است.

تشکیل دفاتر اسناد رسمی بر اساس قانون فوق با بنیان جدید توسط علی اکبر داور (وزیر دادگستری پهلوی اول) پایه گذاری شد. تا آن زمان علمای روحانی و مراجع مذهبی اسناد مردم را تنظیم و ثبت می کردند ولی دارای دفاتر رسمی نبودند و این امر موجب تنظیم اسناد معارض در نزد همان مراجع یا مراجع دیگر می شد و برای معاملات، امنیتی وجود نداشت.

داور به قوانین اروپایی آشنایی داشت و میل داشت که سیستم فرانسه را در ایران اجرا نماید، ولی به لحاظ کمبود تحصیل کرده های لیسانسیه حقوق این کار عملاً مقدور نبوده و آن تعداد تحصیل کرده هم در تنظیم اسناد مردم وارد نبودند، لذا به همان محاضر شرعی رسمیت دادند و برای صاحبان آن محاضر ابلاغ تأسیس دفتر اسناد رسمی صادر نمودند ولی یک نفر هم به عنوان نماینده ثبت که اکنون دفتریار خوانده می شود در دفاتر حضور داشت که خود نیز دارای دفتر بود همان سندی را که سردفتر ثبت می نمود او نیز در دفتر خود ثبت می کرد. در ضمن سردفتر را هم کنترل می نمود. از اولین سردفتران که ابلاغ گرفتند می توان از شیخ عبدالحسین نجم آبادی، ایروانی، شیخ ابوالقاسم تویسرکانی و ... نام برد.

مبحث اول: نحوه انتخاب سردفتران و دفتریاران

در 25 تیرماه سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان قانون مستقل از تصویب مجلس گذشت، تا کنون این قانون با اصلاحات الحاقی اجرا می شود.

تعریف دفترخانه، سردفتر و دفتریار و وظایف آنان در موارد 1 الی 3 قانون مذکور بیان شده است: «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری [اکنون قوه قضاییه] است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.» و «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری [ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] منصوب و سردفتر نامیده می شود.

با توجه به تغییرات حاصله در نظام قضایی کشور قوه قضاییه بعد از انقلاب طبق اصل 156 قانون اساسی، به عنوان قوه ای مستقل در کنار دو قوه دیگر تشکیل گردید، که ریاست آن عالی ترین مقام قوه قضاییه است: طبق اصل 160 قانون اساسی وزیر دادگستری مسئولیت کلیه مسایل مربوط به روابط قوه قضاییه با قوه مجریه و مقننه را برعهده دارد و فقط اختیار استخدام کارکنان اداری قوه قضاییه با وزیر می باشد که از طرف ریاست قوه قضاییه به ایشان تفویض می شود. اکنون صدور ابلاغ سردفتران با ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که معاونت قوه قضاییه را دارد، می باشد و وزیر دادگستری برخلاف مفاد ماده مذکور سردفتران را نصب و عزل نمی کند. و نیز «هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را داراست و دفتریار اول نامیده می شود، می تواند یک دفتریار دوم نیز داشته باشد. دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود».

دفتریار علاوه بر اینکه معاونت دفترخانه را دارد، نماینده ثبت هم محسوب می شود که بعد از تصویب قانون سال 54 ثبت اسناد دفتر دفتریار منسوخ شد و در حال حاضر اسناد فقط در یک دفتر، سردفتر ثبت می شود و دفترخانه می تواند دفاتر دیگری مثل دفتر اتومبیل و دفتر بانکی داشته باشد که از دفتر سردفتر شماره می گیرند، و سردفتر باید از سازمان ثبت مجوز داشتن چنین دفاتری را قبلاً اخذ نماید.

امتیاز سردفتری جهت تأسیس دفترخانه که با صدور ابلاغ از سوی ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صورت می گیرد، فقط برای محلی معتبر است که سردفتر برای آن محل قبول شده و ابلاغ گرفته است. سردفتر حق افتتاح دفتر و یا شعبه ای از دفتر را در خارج از محل و حوزه ابلاغ خود ندارد و باید محل تأسیس دفتر را به سازمان ثبت قبل از شروع به کار معرفی نماید تا مورد موافقت قرار گیرد.

مطابق ماده 2 قانون ثبت «... مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی جز در محل مأموریت خود نمی توانند انجام وظیفه نمایند، اقدامات آنان در خارج از محل اثر قانونی ندارد.» ماده درصدد بیان صلاحیت محلی سردفتر است و آن هم از جهت محل خدمت و حوزه ثبتی است که امتیاز و ابلاغ تأسیس دفترخانه برای آنجا صادر گردیده، (باید شهر باشد) لازم به ذکر است که دفاتر از جهت تعیین صلاحیت تنظیم اسناد مختص محلی خاص نمی باشند. سردفتر در هر محلی که بوده باشد اختیار و حق تنظیم اسناد املاک و اموال منقول یا غیر منقول تمام نقاط کشور را داراست. سردفتر تهران می تواند نسبت به تنظیم اسناد نقل و انتقال املاک واقع در مشهد، اصفهان، ارومیه و ... با اخذ مجوزهای لازم از محل وقوع ملک اقدام نماید.

مبحث دوم: وظایف سردفتران و دفتریاران

در قانون ثبت وظایف مسئولین دفاتر در ماده 49 ق.ث احصاء شده.

هر چند که در زمان تصویب اولین قانون ثبت، قانون دفاتر اسناد رسمی تصویب نشده بود و بندهایی که در این ماده ذکر شده در ادارات ثبت آن زمان انجام می شد، ولی بعد از تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی  و تأسیس دفاتر اسناد رسمی انجام بندهای این ماده نیز جزء وظایف سران دفاتر می باشد.

1- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون

در دفاتر اسناد رسمی ابتدا اسناد در اوراق مخصوص تنظیم و سپس در دفتر سردفتر ثبت می شوند و سران دفاتر موظف به رعایت مفاد این بند می باشند. خلاصه معامله تنظیم شده در دفاتر اسناد رسمی در اسناد قطعی غیر منقول توسط متصدیان دفاتر املاک اداره ثبت در دفتر املاک مربوطه ثبت می شوند.

2- دادن سواد (رونوشت) مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.

3- تصدیق صحت امضاء

«دفتر گواهی امضاء دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشته های عادی است. بر طبق قانون و آیین نامه مربوطه دفاتر اسناد رسمی مجاز به تصدیق صحت امضای نوشته های مالی نیستند؛ مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضاء شده یا منفعت مالی غیر منقول و یا سهام شرکتهای ثبت شده باشد».

4- قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.

طبق ماده 30 قانون دفاتر اسناد رسمی: «سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند، مگر آن که مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد که در این صورت باید علت امتناع را کتباً به تقاضا کننده اعلام نمایند.

نظم عمومی و اخلاق حسنه مفاهیم کلی هستند و نیاز به بحث و بررسی جامعی دارند، چون که در هر زمان و مکان برخورد و برداشت جامعه از موارد ذکر شده متفاوت است و نمی توان ملاکهای ثابتی را تعیین نمود.

با توجه به ماده 969 ق.م که می گوید: «اسناد از حیث طرز تنظیم تابع قانون محل تنظیم خود می باشند». باید نظم عمومی و قواعد آن و اخلاق حسنه را مطابق با زمان و مکان تنظیم سند در نظر گرفت. عدم ثبت اسناد معاملاتی که مخالف صریح قوانین موضوعه کشور می باشند، در ماده 60 ق.ث نیز مورد تأکید قرار گرفته و ضمانت اجرای عدم رعایت آن در ماده 101 ق.ث آمده و موجب انفصال از یک تا سه سال از سمت سردفتری که بیانگر نظر و تأکید قانونگذار در رعایت نظم عمومی و اخلاق حسنه و قوانین موضوعه مملکت هست. همچنان که ماده 16 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی نیز مقرر می دارد «هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد.» موافقت مفاد سند با مقررات قانونی به صورت امری بیان شده و مفهوم مخالف آن یعنی اینکه هیچ سندی نبادی مخالف مقررات و قانون تنظیم و ثبت شود و دفاتر اسناد رسمی مکلفند در تنظیم و ثبت اسناد کاملاً مقررات و قوانین جاریه را از هر جهت مدنظر داشته باشند. مع الوصف در مواردی سردفتران و دفتریاران باید از تنظیم و ثبت سند خودداری نمایند. می توان این موارد را موارد رد سردفتران و دفتریان نامید.

در ماده 53 ق.ث تصریح شده است: «مسئول دفتر نمی تواند اسنادی را که به منفعت خود یا کسانی که در تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت او واقعند یا با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه دوم دارند و یا در خدمت او هستند ثبت نماید.»

ماده فوق در سال 1310 تصویب شده که تا زمان تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 54 مجری و معتبر بود، اما با عنایت به ماده 76 قانون دفاتر اسناد رسمی که بیان می دارد: «آن قسمت از قوانین و مقررات که مغایر با مقررات این قانون باشد، نسخ می شود.» ماده 31 قانون مذکور، جایگزین ماده 53 ق.ث گردید؛ به دستور ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی سردفتران و دفتریاران ممنوع از تنظیم ثبت اسناد در موارد زیر می باشند:

1- اسنادی که مربوط به خودشان باشد.

2- اسناد کسانی که تحت ولایت یا وصایت و یا قیمومتشان باشد.

3- اسناد افرادی را که با آنان قرابت نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم دارند.

4- اسناد افرادی را که در خدمت آنها هستند.

«باید دانست که ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی و ...» مصوب 1354 در مورد اقارت سردفتر ماده 53 ق.ث را اصلاح کرده است و تنظیم سند برای اقارب نسبی یا سببی تا درجه چهارم از طبقه سوم را منع کرده است و به این ترتیب موارد را افزایش داده است، زیر طبق ماده 53 قانون ثبت که بر اساس حقوق اروپایی تنظیم شده و در آن از طبقه نامی برده نشده است، مسئول دفتر می تواند سندی را که مربوط به نواده عمو یا دایی او باشد ثبت نماید، چون با در نظر گرفتن جامع نسب قرابت نواده عمو یا دایی از درجه پنجم است، اما بر اساس ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی ... که بر اساس طبقات ارث و درجات هر طبقه در فقه اسلامی است، مورد مذکور از موارد رد است و سردفتر نمی تواند سند مربوط به اشخاص مذکور را ثبت نماید زیرا عمو و دایی از طبقه سوم می باشند و نواده آنان قرابت درجه سوم از طبقه سوم دارد[3].»

همچنین در مورد اقارب سببی که ماده 53 قانون ثبت تا درجه سوم را ممنوع دانسته، ماده 31 قانون دفاتر اسناد رسمی تا درجه چهارم از طبقه سوم را مشمول منع نموده است. شاید نظر مقنن در افزایش قرابت موارد رد سردفتر این بوده که حقوق دولتی تضییع نشود یا قرابت موجب شود که در تنظیم اسناد بعضی از مقررات و نظامات رعایت نشود، اما این گسترش رد سردفتر و دفتریار در اقارب سببی همانند اقارب نسبی منطقی به نظر نمی رسد و اقارب سببی از نظر ارث و موارد دیگر به هیچ وجه همسان با ارقاب نسبی نیستند. خط و درجه قرابت سببی را ماده 1033 ق.م بدین نحو بیان کرده که هر کس در هر خط و به هر درجه که با یک نفر قرابت نسبی داشته باشد در همان خط و به همان درجه قرابت سببی با زوج یا زوجه او خواهد داشت بنابراین پدر و مادر زن یک مرد اقربای درجه اول آن مرد و خواهر شوهر یک زن از اقربای سببی درجه دوم آن خواهند بود. بنابراین خویشان سببی هر یک از زوجین از اقربای دیگری شناخته نمی شوند برای «مثال مادر زن با پدر شوهر در نظر قانون بیگانه است»[4] و یا شخص با شوهر خواهر زن و همچنین با زن برادر خود هیچ گونه قرابتی ندارد.[5]

1- درجه قرابت اقارب سببی با توجه به قرابت نسبی آنان با همسر تعیین می شود، یعنی هر کس با همسر سردفتر قرابت نسبی از هر طبقه و درجه داشته باشد، همان قرابت را به عنوان سببی با سردفتر دارد.

2- تهیه کنندگان ماده 31 ق.د.ا.ر در مورد اقارت نه از روش فقهی تبعیت کرده اند نه از روش اروپایی، زیرا در مورد اقارب سببی هم طبقه و درجه را ذکر نموده اند، در صورتی که اگر روش اروپایی را ملاک قرار دهیم در مورد اقارب سببی طبقه و درجه وجود ندارد. به نظر قانون ثبت در این مورد بهتر و با موازین حقوقی موافقتر است، ولی همان گونه که گذشت به علت مغایرت با ماده 31 ق.د.ا.ر در آن قسمت مغایر و غیر قابل اجرا است.[6]

اما بر موارد ذکر شده، استثنایی نیز وجود دارد و آن در صورتی است که در محل تنظیم و ثبت سند دفترخانه واحدی باشد و متعاملین یا احد از آنان با سردفتر یا دفتریار قرابت داشته باشد. در این صورت تنظیم و ثبت سند، با حضور دادستان شهرستان (رئیس دادگستری یا معاون وی در نظام قضایی فعلی) انجام خواهد شد.

قسمت اخیر ماده 31 ق.د.ا.ر متذکر است: «در صورتی که در محل دفترخانه دیگری نباشد سند با حضور دادستان شهرستان محلی که دفترخانه در حوزه آن واقع است یا رئیس دادگاه بخش یا نماینده آنها (دادگاههای عمومی فعلی) با توضیح مراتب در ذیل آن در همان دفترخانه تنظیم و ثبت خواهد شد.»

با توجه به مفاد ماده فوق به نظر می رسد چنانچه دو دفترخانه در محلی باشد و متعاملین با هر دو سردفتر قرابت تا درجه ای که در ماده آمده داشته باشند، وفق قسمت اخیر ماده 31 عمل خواهد شد.

الف: احراز هویت و اهلیت متعاملین و تردید در هویت امضاء کننده

از مهمترین وظایف سردفتران احراز اهلیت و هویت امضاء کنندگان اسناد است؛ در خصوص اهلیت متعاملین مطالب لازم قبلاً بیان شد، مثلاً اینکه کمتر از 18 سال تمام شمسی و محجور و ورشکسته و ممنوع المعامله و ... نباشند. اما احراز هویت متعاملین یعنی تطابق چهره و وضع ظاهری امضاء کننده با شناسنامه عکسدار ابرازی. شناسنامه اولین ورقه هویت هر فرد در کشور ما است که توسط اداره ثبت احوال محل تولد هر فرد صادر می شود و اوراق شناسایی دیگر از روی شناسنامه صادر می شوند، لذا مهمترین و مطمئن ترین سند شناسایی فرد، ورقه شناسنامه است.

در ماده 8 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 آمده است: «در موقع مراجعه اشخاص برای انجام معامله به دفاتر اسناد رسمی باید از مراجعه کننده ورقه شناسنامه مطالبه شود.» با توجه به اینکه طبق تبصره یک ماده 36 قانون ثبت احوال شناسنامه های نمونه جدید افرادی که به سن 15 سال تمام می رسند باید ملصق به عکس همان سال و ... صاحب آن باشد.» و طبق تبصره 2 همان ماده «شناسنامه اولیه باید در سی سالگی تمام با عکس همان سال صاحب آن تجدید شود. همه افراد ایرانی تا تاریخ 31/6/72 ملزم به تعویض شناسنامه های قبلی خود بودند و در تمامی ادارات و ارگانها و دفاتر اسناد رسمی فقط شناسنامه های جدید صادره جمهوری اسلامی ایران معتبر می باشد، قانونگذار الصاق عکس و تجدید عکس را به صورت «امری» بیان و موضوع را از قواعد آمره قرار داده است، یعنی دفاتر اسناد رسمی نباید شناسنامه های فاقد عکس را ملاک احراز هویت امضاء کنندگان اسناد قرار دهند و دقت لازم و عرفی را در تطبیق عکس شناسنامه با ظاهر و چهره ارائه دهنده و صاحب شناسنامه معمول دارند. طبق قانون، سازمان ثبت احوال کشور، پایان مهلت تعویض شناسنامه هر دوره را از طریق وسایل ارتباط جمعی آگهی خواهد کرد و پس از پایان مهلت اعلام شده شناسنامه و گواهی های صادره قبلی از درجه اعتبار ساقط خواهد شد و منحصراً شناسنامه جدید جمهوری اسلامی ایران سند رسمی هویت و تابعیت افراد خواهد بود. چنانکه بیان شد آخرین مهلت تعویض شناسنامه های قدیمی آخر شهریور سال 1372 بود.

با توجه به مفاد این ماده شناسنامه های جدید صادره جمهوری اسلامی ایران تنها سند رسمی هویت افراد ایرانی می باشد و شناسنامه های که قبل از انقلاب از سوی ثبت احوال صادر شده اند فاقد اعتبار در احراز هویت متعاملین می باشند.

چنانچه سردفتر با ارائه شناسنامه هم در هویت امضاء کننده تردید داشته باشد، باید توسط معرفین هویت امضاء کننده را احراز کند و اگر از طریق معرفین هم نتواند احراز هویت نماید باید از ثبت سند امتناع نماید. در غیر این صورت هر گونه مسئولیت آتی متوجه مسئول دفتر خواهد بود.

مواد 50 و 52 قانون ثبت اشاره به این امر دارند که: «هر گاه مسئول دفتر در هویت متعاملین یا طرفی که تعهد می کند تردید داشته باشد باید دو نفر از اشخاص معروف و معتمد حضوراً هویت آنان را تصدیق نموده و مسئول دفتر مراتب را در دفتر ثبت و به امضای شهود رسانیده و این نکته را در خود اسناد قید نماید.» یا «وقتی که مسئول دفتر نتواند به وسیله شهود معروف و معتمد هویت اشخاص را معین کند باید از ثبت سند امتناع نماید.» عدم رعایت موارد ذکر شده موجب مجازات اداری برای مسئولین ثبت طبق ماده 102 ق.ث و انفصال موقت برای سردفتر از سه تا شش ماه یا از 6 ماه تا دو سال در صورت تکرار مطابق با فرازهای 8 و 3 بندهای ج و د ماده 29 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی خواهد بود.

ب: احراز عدم مشمولیت متعاملین ذکور

در مهرماه سال 63 حسب اقتضای زمان، که کشور در شرایط جنگی بود و جامعه نیاز به افراد ذکور جهت دفاع از استقلال و تمامیت ارضی و انقلاب نوپای خود داشت. تصویب قانون خدمت وظیفه عمومی بدین نحو ضروری بود تا جوانان ذکور برای استفاده از امکانات کشورشان دوره خدمت سربازی را انجام دهند. شأن نزول و تصویب ماده 10 قانون خدمت وظیفه عمومی در راستای این هدف و جلوگیری از فرارهای احتمالی مشمولین از جنگ بود، که این قانون پس از سالها اتمام جنگ تا کنون پابرجاست. به نظر اکنون می بایست تغییرات لازم در قانون فوق با توجه به شرایط فعلی کشورمان در آن داده شود. تا بعضی از عسرت و مشقتهای ایجاد شده برای متعاملین ذکور رفع شود و از سویی از وقوع بعضی از سوء استفاده ها و قانون گریزیها و تالی فساد جلوگیری به عمل آید؛ چرا که انجام معامله از جمله حقوقی است که قانون برای همه افراد قائل شده انجام خدمت سربازی، اداء دین نسبت به ملت و میهن و سرزمینی است که در آن زندگی می کنیم عدم انجام آن نباید موجب محرومیت شخص از بعضی از حقوق اجتماعی گردد.

اجرای مفاد دقیق و صحیح هر قانون به عهده متولی همان قانون و تشکیلات و ارگان مربوطه است و نه سازمان یا ارگان و تشکیلات دیگر. متولی هر قانون بهتر از همه مسلط به قانون و دارای ابزاری است که سایرین فاقد آن می باشند و استفاده بهینه از این ابزار می تواند نتایج و آثار بهتر داشته باشد. در همین راستا ماده یک قانون خدمت وظیفه عمومی اشعار می دارد:

«دفاع از استقلال و تمامیت ارضی و نظام جمهوری اسلامی ایران و جان و مال و ناموس مردم وظیفه دینی و ملی هر فرد ایرانی است و در اجرای این وظیفه کلیه اتباع ذکور دولت جمهوری اسلامی ایران مکلف به انجام خدمت وظیفه عمومی برابر مقررات این قانون می باشند...»

از جمله واحدهای وابسته به دولت که به عنوان مجری صحیح قانون فوق الذکر، در قانون پیش بینی شده دفاتر اسناد رسمی هستند که موظف به بررسی وضع مدارک مشمولین قانون در حین انجام معامله یا تنظیم و ثبت سند می باشند که بر این اساس باید فتوکپی مدرک ارائه شده (اعم از معافیت و پایان خدمت، گواهی تحصیلی، گواهی اشتغال به خدمت و ...) از فرد مشمول مطالبه و جزء منضمات ضروری پرونده بایگانی نمایند. افراد ذکور با توجه به مدارک تحصیلی آنان که در قانون تصریح شده در محدوده سنین  متفاوت مشمول می شوند. برای دارندگان مدارک عالی دکترا متولدین سال 1328 و به بعد و لیسانسیه ها متولدین سال 1334 و به بعد و سایرین از سال 1338 و به بعد مشمول شناخته می شوند. بدستور ماده 10 همان قانون «انجام امور زیر در مورد مشمولین وظیفه عمومی مستلزم ارائه مدارک دال بر رسیدگی به وضع مشمولیت آنان از اداره وظیفه عمومی می باشد و فتوکپی مدارک ارائه شده از جمله منضمات ضروری پرونده متشکله می باشد.» که این موضوع در ماده 49 آیین نامه نیز تذکر داده شده است.

اجرای بند (و) ماده ده به عهده دفاتر اسناد رسمی محول شده که مقرر می دارد.

«ثبت هر گونه نقل و انتقال غیر قهری اموال به طور مستقیم و غیر مستقیم در دفاتر اسناد رسمی.»

با توجه به مفهوم مخالفت بند مزبور می توان گفت: انتقال قهری اموال بدون مدرک مشمولیت جایز است، که به این موضوع در تبصره یک ماده فوق اشاره شده: «در مواردی که ضرورت یا حرج ایجاب کند که معاملات مشمول ثبت گردد، مانند اموال مشترک که عدم ثبت اموال مشمول موجب زیان مالی بر شرکاء دیگر گردد، ثبت اموال مشمول بلامانع است. تشخیص موضوع به عهده محاکم صالحه است» و بر اساس ماده 50 آیین نامه اجرایی قانون خدمت وظیفه عمومی مدارک دال بر رسیدگی به وضع مشمولین خدمت وظیفه عمومی به شرح زیر احصاء شده:

الف کارت پایان خدمت دوره ضرورت (زیر پرچم سابق)

ب کارت معافیت دائم

ج کارت معافیت موقت (کفالت یا پزشکی) در مدت اعتبار آن

د گواهی اشتغال به تحصیل بر اساس کارت معافیت تحصیلی معتبر

ه گواهی صادره از نیروهای نظامی و انتظامی مبنی بر استخدام در نیروهای مذکور

و گواهی صادره از نیروهای نظامی و انتظامی مبنی بر اشتغال به خدمت دوره ضرورت در نیروهای مذکور بدون داشتن غیبت اولیه

تذکر: دارندگان این گواهی حق تنظیم و ثبت سند به طور مستقیم در دفاتر اسناد رسمی دارند. یعنی حق دادن وکالت به دیگران جهت امضاء سند را ندارند.

ز گواهی صادره از اداره وظیفه عمومی یا نواحی ژاندارمری در حد اختیار تفویضی توسط اداره وظیفه عمومی که حسب مورد به امضاء رئیس اداره وظیفه عمومی و یا فرمانده ناحیه ذیربط خواهد رسید.

تذکر: دارندگان این گواهی اموری را که در گواهی صادره ذکر شده است، می توانند انجام دهند.

ح گواهی اشتغال به تحصیل و یا خدمت در وزارت بهداری، وزارت آموزش و پرورش، سازمان کشتیرانی جمهوری اسلامی ایران، آموزشگاه فنون هواپیمایی موضوع مواد 6 ، 7 ، 8 و 9 قانون خدمت وظیفه عمومی

ط احکام صادره از محاکم صالحه در مورد ثبت معاملات مشمولین

تذکر: دارندگان این احکام می توانند امور مربوط به ثبت معاملات غیر قهری اموال را در حدی که در حکم قید شده است، انجام دهند.

ی دفترچه آماده به خدمت بدون مهر غیبت در مدت اعتبار آن

تذکر: دارندگان این دفترچه حق تنظیم و ثبت نقل و انتقال اموال در دفاتر اسناد رسمی ندارند.

ک کارت محرومیت از انجام خدمت وظیفه عمومی که به استناد قوانین قبلی صادر شده باشد.

تبصره 1: چنانچه مسئولین یا متصدیان سازمانهای مجری ماده 10 ق.خ.و.ع امور مندرج در ماده مذکور را بدون ارائه مدرک دال بر رسیدگی به وضع مشمول و موضوع ماده 50 این آیین نامه انجام دهند امور انجام شده از درجه اعتبار ساقط است ...

باید متذکر شد که مفاد این تبصره نسبت به انجام معاملات افراد جامعه سختگیرانه و بدون در نظر گرفتن آثار اسناد رسمی تنظیم شده و اینکه آیین نامه آیین نامه نمی تواند ناقض قانون باشد و موقع تدوین آیین نامه به این موضوع توجه نشده، در ثانی این امر باعث گردیده که بیشتر معاملات ایرانیانی که به عناوین مختلف در خارج از کشور به سر می برند از جمله کسانی که از دوران کودکی در خارج تحصیل کرده و در آنجا مشغول به کار شده اند و اولیای آنان در زمان صغار آنان اموالی برای آنان در ایران خریداری کرده اند یا به طریق ارث مالک املاکی در کشور شده اند و امکان بازگشتشان به کشور میسر نیست دچار مشکل شوند و بعضاً از اموال آنان سوء استفاده شود.

ج: مطالبه گواهی واریز مالیات بر ارث و حصر وراثت از وراث

چنانچه فروشندگان، ورثه باشند و مورد معامله به نام مورث آنان در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت صادر گردیده باشد، دفاتر اسناد رسمی مکلفند گواهی انحصار وراثت اعم از محدود یا نامحدود صادره از دادگاه صالحه را که میزان سهم الارث را با توجه به مذهب متوفی معین می کند. با عنایت به اصول 12 و 13 قانون اساسی، که ارث از احوال شخصیه بوده و در مذاهب مختلف متفاوت است و مذاهب احصاء شده در اصول فوق رسمیت دارند، به انضمام گواهی واریز مالیات بر ارث متعلقه صادره از سرممیزی مربوطه را اخذ و در سند تنظیمی شماره و تاریخ آنها را قید نمایند. در همین رابطه ماده 374 ق.م امور حسبی می گوید: «در صورتی که ورثه بخواهند ملک غیر منقولی که به نام مورث ثبت شده است به نام آنها ثبت گردد باید تصدیق انحصار وراثت یا رونوشت گواهی شده است آن را مشتمل بر تعیین سهام باشد. به اداره ثبت تسلیم نمایند.» و همچنین ماده 373 همان قانون بیان می دارد: «در تصدیق انحصار وراثت به درخواست ورثه دادگاه حصه هر یک از ورثه را معین می نماید.»

وراث متوفی جهت اخذ گواهی انحصار وراثت از دادگاه مربوطه موظف به انجام اقداماتی هستند که در قانون تصدیق انحصار وراثت بیان شده.

ماده یک قانون تصدیق انحصار وراثت، وظایف وراث در اخذ مال متوفی را بیان کرده است: «در هر موردی که یک یا چند نفر بخواهند مال متعلق به متوفایی را اعم از منقول یا غیر منقول یا اسنادی که نزد غیر است به عنوان وراثت اخذ نمایند و ... باید به طریق ذیل رفتار شود.»

اکنون با توجه به سیستم قضایی کشورمان وراث باید ضمن اخذ اظهارنامه مالیاتی از دارایی مربوطه نسبت به ماترک متوفی، برگ استشهاد که امضاء شهود توسط دفتر اسناد رسمی گواهی می شود را با دو برگ دادخواست انحصار وراثت که ضمن آن وراث را معرفی نموده اند به دادگاه عمومی محل فوت متوفی تقدیم دارند، چنانچه ماترک متوفی کمتر از ده میلیون ریال باشد گواهی انحصار وراثت محدود و بدون درج آگهی در روزنامه صادر خواهد شد در غیر این صورت چنانچه میزان ارزش ماترک بیش از ده میلیون ریال باشد ضمن درج آگهی در روزنامه گواهی انحصار وراثت نامحدود صادر می شود.

از لحاظ پرداخت مالیات بر ارث و حفظ حقوق دولت و اجرای قوانین مالیاتی منجلمه مواد 19 و 20 قانون مالیاتهای مستقیم مصوب 27/11/80 ، دفاتر اسناد رسمی مجاز به ثبت معامله وراث نسبت به ماترک مورث آنان بدون ارائه گواهینامه واریز مالیات بر ارث نیستند که این موضوع در ماده 35 همان قانون به صورت آمره قید شده است.

در ماده 35 همان قانون بیان شده: «ادارات ثبت اسناد و املاک موقعی که مال غیر منقولی را به اسم وراث یا موصی له ثبت می نمایند همچنین کلیه دفاتر اسناد رسمی در موقعی که می خواهند تقسیم نامه یا هر نوع معامله وراث راجع به ماترک را ثبت کنند، باید گواهی نامه حوزه مالیاتی صلاحیت دار را مبنی بر عدم شمول مالیات یا اینکه مالیات متعلق کلاً پرداخت یا ترتیب یا تضمین لازم برای پرداخت آن داده شده است، مطالبه نمایند و قبل از ارائه این گواهینامه مجاز به ثبت نیستند.»

دفاتر اسناد رسمی مکلفند که مالکیت مورث وراث و میزان سهم الارث آنان را با توجه به گواهی حصر وراثت احراز نمایند تا حقی از وراث تضییع نشود و سندی خلاف واقع تنظیم نگردد.

د: رعایت شرایط شکلی تنظیم اسناد

اول: قید مشخصات و اقامتگاه متعاملین در اسناد رسمی

قبلاً بیان شد که ورقه هویت و شناسایی هر فرد ایرانی شناسنامه اوست که از سوی اداره ثبت احوال زادگاهش یا مأمورین کنسولی ایران در کشورهای مختلف برای اتباع ایرانی صادر می شود. مشخصات متعاملین یا هر کسی که الزاماً مشخصاتش باید در سند قید شود باید عیناً طبق مندرجات شناسنامه او باشد هر چند در ماده 17 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی بر قید شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین تأکید شده و بیان می دارد «در کلیه اسناد بایستی شماره شناسنامه و محل اقامت متعاملین به طور وضوح قید شود ...»

این تأکید قانونگذار در قید شماره شناسنامه و محل اقامت علاوه بر درج سایر مشخصات از جمله نام و نام خانوادگی و نام پدر، شماره شناسنامه، محل صدور شناسنامه، تاریخ تولد و شماره کارت معافیت یا پایان خدمت یا ... و محل اقامت دقیق امضاء کنندگان قید می شود تا در صورت هر گونه نیاز اعم از تطبیق مشخصات امضاء کننده با لیست افراد ممنوع المعامله و یا زمان صدور اجراییه در اسناد لازم الاجرا اشتباهی رخ ندهد.

مورد دیگری که دفاتر اسناد رسمی مکلفند در تکمیل قسمت مشخصات متعاملین رعایت نمایند قید دقیق «اقامتگاه» آنان است که در صورت نیاز به صدور اجرائیه یا اخطاریه در موارد لزوم بتوان به آنان ابلاغ کرد. اقامتگاه اشخاص حقوقی و حقیقی با توجه به تعریف قانون تجارت و مدنی متفاوت است که سران دفاتر اسناد رسمی در زمان تنظیم اسناد به آن دقت می نمایند.

در مورد قید اقامتگاه متعاملین در اسناد رسمی تبصره 3 ماده 34 ق.ث این گونه بیان شده است:

«در کلیه اسناد رسمی بایستی اقامتگاه متعاملین به طور وضوح در سند قید شود. اقامتگاه متعاملین همان است که در سند قید شده و مادام که تغییر اقامتگاه خود را قبل از صدور اجراییه به دفترخانه و قبل از ابلاغ به اجرا یا نشانی صحیح و ذکر شماره پلاک محل اقامت اعم از خانه و مهمان خانه و غیره که بتوان اجراییه را به آنجا ابلاغ کرد اطلاع ندهند، کلیه برگها و اخطاریه های اجرایی به محلی که در سند قید شده ابلاغ می شود و متعهد نمی تواند به عذر عدم اطلاع متعذر گردد.»