مقدمه:
ارتباطات از واژه لاتین communis برآمده که به معنای مشترک(عموم) است. درواقع فرستنده پیام درپی آن است که ادراک مشترکی از یک پیام برای هرگیرنده پیامی بد ست آورد.
بنابراین هدف ارتباطات، دستیابی به اقدام هماهنگ بین پیام دهنده وگیرنده پیام می باشد. این بدین معناست که مفهومی که ازدرون فردی برخاسته است به میان دیگران راه یافته وتوسط دیگران برداشت می شود.
یعنی در واقع ارتباطات، برخی ازمفاهیم وتفکرات ومعانی ویا به عبارت بهترپیام ها را به دیگران تفهیم می کند.
براین اساس ارتباطات را انتقال مفاهیم ویا انتقال نشانه ها ونیزانتقال ویا تبادل پیامها می دانند.
منظورازایجاد ارتباطات را می توان درانجام اقدامهای هماهنگ، مشارکت دراطلاعات وبیان احساسات وعواطف بیان نمود. ارتباطات ازعناصراولیه مدیریت است. مدیران باید درسطوح مختلف با اشخاص، خواه زیردست، خواه بالا دست و یا همتراز خود ارتباط برقرار کنند.
ارتباط مدیریت با کسانی که برای اوکارمی کنند، ممکن است مهمترین ارتباط باشد. به طورکلی می توان چنین گفت که ارتباطات دربسیاری ازفعالیت های سازمان وجود دارد ومهمتراینکه ارتباط، فرایندی است که فعالیت های فردی وگروهی ومراوده ها برای افزایش اثربخشی ازطریق آن هماهنگ می شود.
برخی ازتعاریف ارتباطات را می توان به شرح زیربرشمرد:
تعاریف:
1. ارتباطات بیانگر فراگرد ایجاد معنی است.
در این میان دو نکته نهفته است :
الف- ایجاد
ب- معنی
2. ارتباطات فراگرد تفهیم و تفاهم و تسهیم معناست.
دراین تعریف سه نکته نهفته است :
الف- ارتباطات یک فراگرد است.
ب- ارتباطات تفهیم معناست.
ج- ارتباطات تسهیم معناست.
3. ارتباطات به گونه ای وسیع وگسترده تسهیم تجارب[Sharing experiences] تعریف شده است.
فرایند ارتباطات:
ارتباطات به عنوان یک فرایند، شامل اطلاعاتی است که ازطریق علائم ونشانه ها ارسال ویا دریافت می شود. این اطلاعات شامل کلمات، حرکات غیرکلامی، نگرشها وحالات می باشد. به عبارت ساده چنین گفته می شود که ارتباطات دربردارنده این است که" کی چه می گوید، به چه طریقی می گوید، برای چه کسی وبا چه درجه ای ازتأثیر می فرستد
مدل ساده شده ای ازفرایند ارتباطات درشکل آمده است.
به هرحال بایدگفته شودکه افراداطلاعات ارسالی ودریافتی واطلاعات رک وبی پرده(صریح) کمی را تبادل میکنند. این به دلیل آن پرده ادراکی ما می باشد.
ارتباطات بین شخصی(افراد) متضمن فرایندی است که حداقل با چهارفاکتورتبیین می شود:
الف- احساس درمورد خود.
ب- احساس درمورد دیگری.
ج- احساسات درمورد محتوای آن چیزی که باید مورد بحث قرارگیرد.
د- احساسات درمورد موضوعی که مورد توجه قرارمی گیرد.
این چهار عامل نیزبه عنوان پرده های ادراکی به شکل زیرمی تواند ترسیم گردد:
پرده های ادراکی نه تنها تحت تأثیرمتغیرهای موقعیتی وآنی است، بلکه همچنین تحت تاثیرفرهنگ فردی، سیستم شخصی( ادراک ازخویشتن، عوامل شخصیتی، حالات، قدرومنزلت) وساخت(بافت) سازمانی نیزمی باشد. به عنوان مثال مدیری که نسبت به خوداحساس عدم امنیت می کند ویا نسبت به دریافت کننده پیام نگرش منفی دارد، پیامی کاملا ً متمایزازآن مدیری که اعتماد به نفس داشته ونسبت به گیرنده پیام اعتماد دارد، می فرستد. همانطورکه درشکل اول مشخص است، فرستنده در ابتدا پیام را( درواقع یعنی تصویرهای ذهنی خود را به زبان وشکل های خاص درمی آورد) به رمز در می آورد. درواقع نحوهُ اینکه، پیام فرموله می شود، متأثرازاحساسات فرستنده است، یعنی تحت تأثیرپرده های ادراکی فرستنده است. پیام نیزبه دریافت کننده مورد نظرازطریق زبان ونشانه ها منتقل میشود. گیرنده پیام نیزبه آن پیام ازپنجرهُ پرده های ادراکی خویش می نگرد وازهمان پرده ها درجهت فرموله کردن و به رمزدرآوردن پاسخ خود استفاده می کند. مدیران وکارکنان می تواننداثربخشی وهدفمندی خود را باانعکاس هوشیارانه پرده های ادراکی خود وبا بهره گیری ازفرایندی که درمدل اول آمده است، پیامهای دریافتی وارسالی خود را بهبود بخشند. اعضای سازمانی چهار عامل زیرین را می توانند به عنوان چک لیست عملی مورد استفاده قرار دهند:
1. چهارچوب ذهنی من چیست؟
2. دربارهُ X(گیرنده یا فرستنده) اطلاعات چگونه فکرمی کنم(چه احساسی دارم)؟ تعصب ها وموضعگیری های من نسبت به او چیست؟
3. من دربارهُ محتوای خاص پیام چه فکرمی کنم(چه احساسی دارم)؟ تعصب ها وموضعگیری های من دراین مورد چیست؟
4. در بارهُ موضوع پیام چه فکر می کنم؟
یادآوری می نماید که انتخاب رسانه ای که ازطریق آن پیام ها را دریافت یا ارسال می کنیم برمیزان اثربخشی ارتباطات تأثیرمی گذارد.
تابلوها و علائم، این معلمان بی زبان که صبح تا شب برای ما به صورت رایگان آموزش می دهند، کلاس می گذارند تا به ما بفهمانند که راه راست کدام است. معلمانی که برخی از مواقع مورد اصابت شاگردان بی فرهنگ نیز قرار می گیرند و گاهی هم برخی از سارقان که به کاهدان می زنند، اقدام به سرقت آنها می کنند.
استفاده از تابلوها، علائم و نشانگرها در دنیای پیشرفته ارتباطات و کاهش عامل نیروی انسانی در راهنمایی مردم در اماکن مختلف مانند خیابانها، متروها، فروشگاه ها کاربرد وسیع تری یافته و حتی یکی از عوامل موفقیت مدیریت شهری به شمار می آید.
در دنیای با فرهنگ و متمدن امروزی برای هر سوالی نیازی نیست که وقت کسی گرفته شود، تمامی تابلوها و علائم همواره راهنما و معلم قشر عظیمی از کسانی هستند که سوالات متعددی دارند.
عبور از یک خیابان یکطرفه، دور زدن ممنوع، به سمت پمپ بنزین، تابلوهای نشانگر محدودیت سرعت همه و همه برای راحتی در زندگی شهری امروزه طراحی شده است، اما سئوال این است آیا این علائم و نشانگرها دقت و صحت کافی دارند تا بتوانند نیازها را پاسخ داده و راهنمای اشتباهی برای دیگران نباشند.
با نگاهی کارشناسی و فراگیر و مدیریت کیفیت در بکارگیری این تابلوها متوجه این نکته می شویم که بین این علائم باید تعاملاتی برقرار باشد تا بتوانند به نحو ساده و راحت جوابگوی افراد مختلف باشد، تابلوها باید با یکدیگر حرف بزنند، همدیگر را پشتیبانی نمایند، برخلاف هم صحبت نکنند، علیه هم اقدام نکنند، در سطح یک شهر، یک فرودگاه، یک سازمان خدماتی که روزانه تعداد کثیری از مردم به آن مراجعه می کنند، بکارگیری تابلوها و علائم و هدایت صحیح یک مشتری از اهمیت ویژه ای برخوردار است، در یک فرودگاه تابلوهای نشان دهنده صحیح هدایت کننده مسافر برای دریافت کارت پرواز و انتقال به سالن ترانزیت، یا تابلوهای نشان دهنده محل نمازخانه یا سرویس های بهداشتی و طرز نصب آنها می تواند از نارضایتی تعداد کثیری از مردم جلوگیری کند. نصب اشتباه یک تابلو ممکن است مسافرین را اشتباهی به مسیرهای ناخواسته هدایت کند.
در یک بیمارستان بکارگیری خطوط رنگی و هدایتگر می تواند به راحتی بیماران و همراهان آنها را به بخش های مورد نظر هدایت نماید، برخی از بیمارستانها برای این کار از خطوط رنگی درکف سالن ها یا درکناره دیوار استفاده می کنند و تنها کافی است بیمار با نگاه بر آنها مسیر خود را پیدا کند، حال سئوال این است که اگر فردی نابینا باشد، چه کار می توان انجام داد و بیمار را چگونه می توان به بخش موردنظر هدایت کرد، در ژاپن برای این منظور از سرامیک های برجسته استفاده می شود و فرد نابینا کافی است برای پیمودن یک مسیر با پای خود کف سالن را لمس کند، البته این موضوع در اکثر اماکن عمومی ژاپن کاربرد دارد، از خیابانهای شهر، چهارراهها و متروها می توان نمونه ای از این معابر برای افراد نابینا نام برد.
همچنین بکارگیری صدای سوت در چهارراهها برای اعلام قرمزبودن چراغ برای عابرین را می توان نمونه ای از علائم و اصوات نام برد که برای راحتی مردم طراحی می شود. در اکثر تقاطع ها و در کنار خطوط عابر پیاده در کشورهای توسعه یافته شاهد صدای نواختن زنگ ملایم در هنگام سبز شدن چراغ هستیم، با شنیدن صدای این زنگ ها عابرینی که نابینا هستند به راحتی می توانند این مسیر را بپیمایند، حال در نظر بگیرید که برخی از عابرین بینای ما این اصل را رعایت نمی کنند چه برسد!!!
از سوی دیگر می توان حدس زد که امکان خطا در نواختن اشتباهی این زنگ ها چه ضربه سنگینی را می تواند برای جامعه داشته باشد.
در یک شهر نیز علائم راهنمایی و رانندگی و طرز بکارگیری صحیح آنها نیز نقش موثری در کاهش حجم ترافیک دارند، محل نصب تابلوها از نکته های مهمی است که در برخی از موارد ضروری است. مسوولان محترم راهنمایی و رانندگی نسبت به این موضوع دقت بیشتری به خرج دهند، اکثر تابلوها در سر پیچ ها نصب شده اند آن هم بعد از پیچ، این موضوع منجر به ایجاد ترافیک در تقاطع ها و همچنین تصادف و در خیلی موارد عبور اشتباه از یک مسیر داشته و راننده برای ادامه مسیر خود مجبور به حرکت دنده عقب و برگشت به سمت تقاطع می کند.
این موضوع برای خروجی های اتوبان همت به سمت مدرس شمال و جنوب بیشتر به چشم می خورد، در خروجی اتوبان همت و خروجی مدرس، زیر پل های فجر شاهد نصب تابلو مدرس شمال و جنوب هستیم، اگر راننده ای خطای چشم داشته باشد که نباید باشد و یا پشت سر یک اتوبوس قرار گرفته باشد، قادر نخواهد بود مسیر را تشخیص دهد و ناخواسته ممکن است مسیر را اشتباه برود، همچنین در برخی از خروجی های شاهد نصب تابلوهای نشان دهنده زیادی هستیم که وقتی راننده به تقاطع نزدیک می شود باید در یک نگاه کوتاه و سریع تمامی تابلوها را مطالعه نماید. حال در نظر بگیرید در کنار این تابلوها، تابلوهای متعدد تبلیغاتی نیز وجود داشته باشد، در این صورت امکان تصادف را می توان پیش بینی کرد. این امر بویژه در فصول بارانی و برفی یا هوای مه آلود که دامنه دید کاهش پیدا می کند حادتر خواهد شد.
باید این واقعیت را در نظر داشت که پیچ ها و در محیط پرتردد و ترافیک امکان مطالعه این شعارهای پسندیده نخواهد بود و توصیه می شود در مسیرهایی از این شعارها استفاده شود که فاصله تابلو و راننده کافی بوده و فضای مناسبی وجود داشته باشد.
یکی دیگر از موارد مهم نام گذاری مراکز و اماکن عمومی است که می تواند نقش مناسبی در هدایت مردم داشته باشد اتوبان، بزرگراه، آزادراه و بکارگیری تابلوهای مناسب هرکدام و استفاده صحیح نام مناسب با فرهنگ ایرانی از مواردی است که باید بدان توجه کرد، با نگاهی به تابلوهای زردرنگ که نشان دهنده مترو است متوجه این نکته خواهیم شد که براستی این تابلو نشانگر مترو است، قطار زیرزمینی، قطار شهری یا کدامیک از اینها است، جالب است که بدانیم از زمانی که مترو در تهران راه اندازی شده است و تابلوهای نشانگر متروها نصب شده است هیچ گونه اسمی برای این مراکز انتخاب نشده است، روی تابلوها نوشته شده است «به طرف ایستگاه میرداماد» یا به طرف ایستگاه حقانی و مانند اینها ولی گفته نشده است، به طرف ایستگاه میرداماد یا متروی حقانی، اگر هنوز بعد از گذشت چندین سال کلمه مترو انتخاب نشده است پس بهتراست این کار را بکنیم.
در اکثر کشورها از حرف بزرگ M برای نشان دادن ایستگاه مترو استفاده می شود درحالی که در شهر تهران از آرم شرکت متروی ایران استفاده شده است و البته بیشتر شبیه لیفتراک است تا قطار.
باید این واقعیت را قبول کرد که سازمانها در قبال مردم مسوولیت دارند و به این دلیل است که استانداردهای مخصوص سازمانهای مدنی دراکثر کشورها بکار گرفته می شود.
مسوولیت اجتماعی یک سازمان امروزه یکی از مهمترین استانداردهای مدیریتی است که سازمانهای مرتبط با جامعه از آنها استفاده می کنند، البته ناگفته نماند که طرح تکریم ارباب رجوع چندسالی است توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی به دستگاههای دولتی ابلاغ شده است و برخی از سازمانها در این زمینه قدم های مثبتی را برداشته اند. سخن آخر این که نگاه مدیریت کیفیت به تمامی عوامل ایجاد کننده رضایتمندی مردم به عنوان مشتریان و بهبود مستمر آن نگاهی است که همه مدیران و کارشناسان سازمان ها می توانند با استفاده از آن به بهبود وضع شهری و مدیریتی جامعه خود بپردازند. امید است این رویکرد در کشور ما همه روزه با عمق بیشتر در سازمانهای عمومی بتواند رضایتمندی جامعه را به همراه داشته باشد.