مقدمه:
امروزه با پیشرفت علوم و تکنولوژی امکان تولید انبوه کالا فراهم شده است و این کار برنامه‌ریزی دقیق جهت استفاده به موقع و حداکثر از امکانات را می طلبد . تقسیم کار و رشد جمعیت نیاز استفاده از فرآورده های دیگران را بوجود آورده است و این خود زمینه پیدایش سازمانهای معظم گردیده که در این نظامهای پیچیده فنی اجتماعی، انبار به عنوان واسطه موجبات گردش کالا از تولید به مصرف را امکان پذیر می سازد. انبار می تواند در عرضه به موقع محصول، جریان عادی تولید، ثبات قیمت محصول، تعمیر و نگهداری ماشین ها و…نقش مهمی را ایفا کند به طوریکه نقش آن در تجارت غیر قابل انکار است . ارزش ریالی موجودیهای انبار در صناعی مختلف متفاوت است وعوامل مختلفی درمیزان نگهداری موجودی انبار واحدهای صنعتی ، تجاری مؤثرند مثل روش تولید ،دوره تولید ،میزان بکارگیری ماشین آلات، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ،نوع مواد اولیه مورد احتیاج ،نوسانات ارزی وقیمت در بازارهای جهانی ، وضعیت واحد صنعتی درکل صنعت کشور و جهان و…. وبالاخره سیتم های تدارکاتی وسفارشات واحدهای تولیدی، اما انباره به دلایل مختلفی برای مؤسسات و مراکز تجاری صنعتی از اهمیت خاصی برخوردار می باشد که اهم آنها عبارتند از :
ارزش بالای سرمایه در گردش شرکت که به صورت کالا در انبار نگهداری می شود .
ارتباط مداوم و تنگاتنگ بخش انبار با بخشهایی نظیر تولید یا تعمیر و نگهداری و وقفه در تولید به علت نرسیدن نیازمندیها .
ارتباط نزدیک انبار با بخش برنامه ریزی مواد باید به نحوی باشد که ضربه های حاصله در اثر کمبود محصول یا مواد را خنثی نماید و حکم ضربه گیر را در سازمان داشته باشد.
هدف ما دراین مجموعه ارائه مطالبی نسبتاً جامع در خصوص سیستمها و مدلهای انبارداری و برنامه ریزی کنترل موجودی انبارهاست. امید است که این پروژه گامی باشد هرچندکوچک در راه تکمیل مدیریت سیستم های انبارداری وآرزوی ما رضایت شماست که هیچ هدفی والاتر از آن نیست.
تاریخچه موسسه :
در سال 1371 شرکت به‌پخش با مدیریت آقای مهندس اسماعیلیان افتتاح گردید هدف این موسسه کمک رسانی به مردم بود. که بیشتر فعالیت این موسسه در مورد سخت افزار و وسایل درونی کامپیوتر بوده است.
اهداف موسسه:
اهداف موسسه تولید محصولات غذایی با کیفیت مطلوبتر بوده است. مواد اولیه را از بهترین محصولات داخلی تهیه می کرد و بعد آنها را بوسیله دستگاه های پیشرفته تولید می کرد هدف از این کار در موسسه این بود که مردم بتوانند از محصولات با کیفیت بالا استفاده کنند.
(نمودار سازماندهی در فایل word قرار دارد.)
تعریف انبار :
امروزه انبار د یگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی ورضایت بخش است که از دوجهت اطلاعاتی وفیزیکی مورد توجه قرارگیرد به طور کلی انبا رمحل وفضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی یا مواداولیه یا فرآورده های مختلف که اساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه صورت زیر می باشند:
انبارهای پوشیده :
این مکان از تمام اطراف بسته است ودارای سقف ووسایل ایمنی کامل می باشد .
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد :
این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است وفاقد حفاظ جانبی است . این نوع انبارها کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند .
انبار با ز یامحوطه :این انبار به صورت محوطه بوده وجهت نگهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
انواع موجودیهای انبار :
اجناس وکالاهای موجود درانبار اعم ازمؤسسات تولیدی وغیر تولیدی را می‌توان به شرح زیر تقسیم کرد :
مواد اولیه یا مواد خام :ازاین مواد برای تولید کالا استفاده می شود .
کالای درجریان ساخت : که شامل بهای ناقص دستمزد ومواد وهزینه های سربار ساخت می باشد .
کالای ساخته شده : به کالایی گفته می شود که از نظر ساخت به مرحله تکمیلی رسیده وقابل عرضه به بازار می باشد.
اجناس خریداری شده جهت فروش : این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچ گونه تغییری درآنها در بازار جهت فروش عرضه می گردد وبه طور موقت در انبارها نگهداری می شود .
موادولوازم مصرفی: که درتولید غیر مستقیم موثرندمثل: گریس ، روغن ،ملزومات وغیره.
اجناس اسقاطی : اجناسی هستند که مستهلک شده وغیرقابل استفاده اند ومعمولاً به مزایده گذاشته می شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می گیرند .
وظایف انباردار :
تحویل اجناس خریداری شده ومورد نیاز سازمان ، رسیدگی وبررسی طبق اسناد ومدارک اولیه.
صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی درصورت عدم وجود موجودی .
مراقبت ونگهداری کالاها از سرقت ، صدمه ،ضایعه ،حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام درانبار
پیش بینی ، برنامه ریزی وکنترل مواد انبار وانجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت وکالاهای آن وسیاست مؤسسه .
تهیه گزارشات لازم درخصوص ضایعات، موجودیها ونظریات اصلاحی وسایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
صدور قبض انبار پس از دریافت کالا وحواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی وفرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا وسایر فرمهای مربوط به انبار وثبت صادره ووارده در دفاتر وکارتهای مربوطه.
بایگانی اسناد ومدارک مربوط به انبار وتعبیه یک کارت برای هریک از اقلام انبار.
کدگذاری کالاها:
تعریف وفواید کدگذاری :
به ایجادرویه وسیستمی که بوسیله آن اطلاعات ونشانه های مورد نیاز از شخصی به شخص دیگر یا ازنقطه ای به نقطه دیگر به صورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند . که به معنی رمز یا نشان خاص است وجهت سهولت درکار وتقلیل حجم گفته ها ونوشته ها به کار می رود درکدگذاری ممکن است از عوامل متعددی چون رنگها، نورها ،اشکال ، اعداد ،الفبا و… یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از :
جلوگیری از نوشتن جملات طویل وتوصیفی وشناسایی کردن ساده ودقیق تر کالاها .
استاندارد کردن کالاهاوکمک به جمع آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری ومحاسباتی .
ثبت عملیات واردات وصادرات کالاها ونگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته .
صدور سفارش خرید بطور ساده ومطمئن ودقیق وپیگیری ساده تر امور وسهولت برنامه ریزی وکنترل.
انواع روشهای کدگذاری :
روش ساده با روش اعداد ترکیبی .
روش اعداد گروهی
روش اعشاری یا روش دیوئی
روش حروفی یا الفبایی
روش نیمونیک یا روش استفاده از حرف اول نام کالاها
روش مخفی
روش کدینگ ویژه
روش کدینگ استاندارد .
سیستم کدینگ انبار :
دراین بخش مراحل طراحی سیستم کدینگ انبار کارخانه مزبور ارائه می شود . دراین سیستم کد کالاها از ده رقم تشکیل شده است . شکل زیر تعریف این ده رقم رانشان می دهد .
سایر مشخصات نوع کالاها گروه کالا محل مصرف ماهیت کالا
ماهیت کالا :
منظور از ماهیت کالانوع استفاده است . بطور مثال یدکی ،مصرفی ، مواد اولیه و… جدول یک لیست ماهیتهای کالا را در انبار های کارخانه مزبور نشان می دهد .
محل مصرف:
محل مصرف کالا همان قسمت های مختلف کارخانه می باشد که کالا در آنجا مصرف می شود . در صورتی که کالا در قسمت خاصی مصرف نشود عنوان عمومی با کد … می گیرد. جدول دو لیست محلهای مصرف کالا را درانبارهای کارخانه مزبور نشان می دهد.
گروه کالا:
همان تقسیم بندی کالاها می باشد که یا برحسب سنخیت مشابه یا مصرف مکمل برای یکدیگر ویامحل مصرف دسته بندی شده اند . جدول سه لیست گروههای کالا را در انبارهای کارخانه مزبور نشان می دهد .
نوع کالا:
نوع کالا همان کالاهای نهایی می باشد که در انبار گردش پیدامی کند .
سایر مشخصات :
این کدارتباط مستقیم با خودکالا دارد که تعیین کننده اندازه ،کشور سازنده ،رنگ و سایر مشخصات کالاست که آن را از نوع مشابه جدا می کند .
فصل دوم :
تعریف سیستم انبارداری و …
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار ونتایج اجرای آن :
منظور ازسیستم اطلاعاتی ایجاد روشی سیستماتیک ومنطقی است برای اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار وهمچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات ،یا می توان گفت که ایجاد روشی است ،سیستماتیک ومنطقی که امکان انجام عملیات تهیه ونگهداری جنس را ازمرحله درخواست اجناس با مرحله تهیه کامل وتحویل به مصرف کننده میسر می سازد . جزئیات عملیات در واحدهای مختلف تولیدی یا خدماتی، بسته به نوع فعالیت وسازمان داخلی ،ممکنست با هم تفاوت داشته باشند ولی نتایج زیر از اجرای هر طرح سیستم اطلاعاتی انبار عاید موسسه می شود :
ایجادرابطه های بهتر ومنطقی تر در داخل کارخانه برای تبادل اطلاعات.
تسریع درعملکرد قسمتهای مختلف به کمک طرح فرمهای مناسب .
ایجاد کنترلهای بهتر در مؤسسه (کارخانه )
کمک به شناسایی بهتر کالاهای موجود درانبار با توجه به تنوع آنها .
سفارش به موقع کالا وبه میزان مورد نیاز به آن .
ایجاد اطمینان در مدیریت از عدم سوء‌استفاده در موجودیهای انبار
شناسایی کالاهای بلا استفاده که سبب اتلاف فضای انبار و راکد نگهداشتن سرمایه مؤسسه می شوند .
انواع فرمهای انبار :
متداولترین فرمهای مورداستفاده درسیستم اطلاعاتی انبار به شرح زیر می‌باشند .
کارت انبار:
این فرم جهت ثبت کلیه نقل وانتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار می گیرد وتوسط انبار دارتهیه می شود وبرای موارد زیر به کار می رود :
الف ) ثبت مقادیر ورودی وخروجی هریک از اقلام موجودی
ب ) مبنای کنترل گردش اقلام موجودی
ج) مبنای مقایسه با کارت حسابداری انبار واصلاح مغایرات
د) تشخیص اقلام کم گردش وراکد
ه) ضبط سوابق سفارش موجودی
برگ درخواست جنس از انبار:
این فرم جهت دریافت کالا ازانبار مورد استفاده قرار می گیرد و توسط مصرف کننده پر می شود ودارای کاربردهایی به شرح زیر است :
الف ) ذکر مشخصات ومقادیر اقلام درخواستی از انبار
ب ) مجوز تحویل جنس به درخواست کننده
ج) مبنای صدور درخواست خرید
حواله انبار (برگ مصرف کالا ) :
این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم می شود وتوسط انبار پر می شود ودارای کاربردهای زیر است :
الف ) اعلام نوع ومقدار اقلام صادره از انبار جهت هریک از واحدهای درخواست کننده.
ب ) مبنای ثبت کارت موجودی وحسابداری انبار
ج ) مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام در انبار
د ) مبنای قیمت گذاری اقلام صادره .
برگ درخواست خرید :
این فرم توسط انبار تکمیل می گردد و به منظور خرید اقلام برنامه ای یا بر اساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع می گردد.
رسید موقت انبار :
این فرم مشخص کننده این است که جنس به انبار رسیده وتحویل انباردار گردیده ولی به دلایلی چون نرسیدن کامل اجناس ویا بزرگ بودن محوطه ودر راه بودن بقیه ،همه آن نرسیده است ،دارای کاربردهای زیر است :
الف ) ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکان پذیر نباشد .
ب ) به عنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج ) مبنای پرداخت پس کرایه حمل است .
رسید انبار:
هنگام دریافت ورسید کالا به انبار این فرم بمنزله تأیید تحویل کالا به انبار بوده وتوسط انبار تنظیم می شود ودارای کاربردهای زیر می باشد:
الف ) اعلام وتأئید رسید اقلام وارده به انبار وذکر مشخصات اقلام .
ب ) اعلام رسید محموله های برگشتی از فروش به انبار محصول .
ج ) اعلام رسید اقلام امانی به انبار .
د ) قیمت گذاری اقلام وارده .
ه )ثبت کارتهای موجود وحسابداری آنها .
کارت حساب انبا ر:
این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل می شود وتقریباً مثل کارت انبار است بااین فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی وهم ریالی را کنترل می نماید .
برگ کنترل اسناد :
این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستادده شوندارسال می شود تادرصورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص می شود وتوسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه وتنظیم می شود.
برگ درخواست تأمین کالا :
این برگ توسط یکی از دوایر برای انبار جهت درخواست تأمین کالا ارسال می شود .