کلیات
در امور تدارکات و کارپردازی، سیستم انبارداری از اهمیت خاصی برخوردار است وهمکاری این دو واحد خدماتی با یکدیگر اجتناب ناپذیر می باشد. سیستم صحیح انبارداری متضمن مزایای زیر است:
دریافت-حفاظت و در دسترس قراردادن کالا،مواد و وسایل مورد نظر بسهولت وسرعت انجام می شود.
-با اعمال کنترل دقیق، از ازدیاد خارج از حد موجودیها که ممکن است بر اثر تغییر قیمتها باعث زیان گردد، جلوگیری می شود.
با استفاده صحیح از سیستم انبارداری، میزان موجودی کالا در انبار ومیزان مصرف آن در هر واحد کالا که پایه و اساس حسابداری صنعتی می باشد، محاسبه می گردد.
کنترل میزان موجودی در انبار از نظر قیمت بسهولت صورت می گیرد.
صدور قبض انبار (رسید جنس به انبار) موجبات تسهیل پرداخت مبلغ کالا به فروشنده وعملیات حسابداری میگردد.
چون میزان موجودیها معمولا به قیمت تمام شده در انبار نگهداری می شود، لذا در صورت خسارت ناشی از آتش سوزی وتعیین سایر ضایعات وخسارت وارد شده محاسبه می شود.
2)تعریف انبار
به محل وفضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی، صنعتی، مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد، انبار گفته میشود.
انبار از نظر فرم به سه صورت می باشد:
-انبارهای پوشیده: این مکان از تمام اطراف بسته ودارای سقف و وسایل ایمنی کامل می باشد.
انبارهای سرپوشیده یا هانگارد: این انبارداری سقف است ولی چهار طرف آن باز وفاقد حفاظ جانبی می باشد. این نوع انبارها،کالاها را فقط از باران وآفتاب حفظ می کند.
-انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه می باشد ومعمولا برای نگاهداری ماشین آلات ولوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد.
3)وظایف انباردار
انباردار کسی است که عهده دار وظایف زیر می باشد:
-تحویل گرفتن اجناس وکالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید.
-صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا
صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا
صدور فرمهای مرجوعی، برگشت از خرید و سایر فرمهای مشابه
صدور برگ درخواست خرید کالا در صورت لزوم
ثبت مشخصات وتعداد اجناس وارد و صادر شده در دفاتر و کارتهای انبار
طبقه بندی ، تنظیم وکدگذاری کالا و جنس
همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل ،حداکثر ونقطه ی سفارش
حفظ وحراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار
بایگانی اسناد و مدارک انبار
ارائه گزارشهای لازم به مقامات ذیربط
انواع موجودیهای انبار
اجناس وکالاهای موجود در انبار اعم از موسسات تولید یا غیرتولیدی را می توان به پنج دسته به شرح زیر تقسیم نمود:
¼ مواد خام یا مواد اولیه
از این مواد برای تولید کالا استفاده می شود.
2/4مواد ولوازم مصرفی
مواد ولوازم مصرفی به موادی اطلاق می شود که به طور غیرمستقیم در تولید کالا دخالت دارد و یا در سازمانهای تولیدی برای انجام خدمات جانبی مورد استفاده قرار داده می شود. این مواد بر اثر مصرف از بین می رود مانند کاغذ و مداد و یا وسایل بسته بندی در سازمانهای تولیدی.
¾ مواد ولوازم درجریان ساخت
به موادی که مقداری تغییرات در مواد اولیه ی آن داده شده ولی هنوز به صورت کامل ساخته نشده است مواد ولوازم در جریان ساخت گویند.
4/4 کالای تمام شده
به کالاهایی گفته میشود که از نظر ساخت به مرحله ی تکمیلی رسیده و قابل عرضه به بازار باشد.
5/4 اجناس خریداری شده جهت فروش
این سری از اجناس شامل اجناسی هستند که بدون هیچگونه تغییری در آنها به بازار جهت فروش عرضه می گردد وبه طور موقت در انبار نگهداری می شود. مانند انبار فروشگاهها وموسسات.
5-سازمان انبار
انبار قطعات ومواد اولیه در واحدهای تولیدی معمولا زیر نظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد و در بعضی از کارخانه ها ،انبار مستقیما زیر نظر مدیر کارخانه انجام وظیفه می نماید.
درسازمانهای بزرگ صنعتی، واحد انبار دارای مدیریت مستقلی است که مستقیما زیر نظر مدیر عامل قرار دارد وتحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد، قطعات وابزار الات که هر یک از آنها دارای مسئول می باشد انجام وظیفه می کنند.
در سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی، معمولاواحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود این واحدها نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود می باشد.
نمونه هایی از نمودار سازمانی که موقعیت انبار وتدارکات را نشان می دهند در نمودارهای شماره 1و2 نشان داده شده است.
1-در واحدهای تولیدی انبار ومواد اولیه زیر نظر چه کسانی می باشد کامل توضیح دهید؟
2-در سازمانهای بزرگ صنعتی واحد انبار دارای چه مدیریتی می باشد و زیر نظر چه کسانی می باشد کامل توضیح دهید؟
3-در سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی واحد انبار تحت نظر چه کسانی می باشد؟ کامل توضیح دهید.
بخش دوم:
منابع ورود کالا به انبار
کلیات
اجناس و کالاها از چند طریق وارد انبار می شود:
از طریق خریدهای داخلی
از طریق خریدهای خارجی
کالاهای انتقالی از سایر انبارها واجناس برگشتی
کالا ولوازمی که در کارگاههای یک موسسه ساخته می شود
کالاهای امانی
6-ازطریق خریدهای داخلی
این نوع کالاها در مقابل برگ درخواست کالا توسط واحد خرید تهیه شده وبه انبار ارسال می گردد. خریدهای داخلی ممکن است ازطریق مناقصه انجام گردد. این اجناس پس از کنترل وتنظیم صورت جلسه و انجام سایر تشریفات به انبار تحویل می گردد.
6-از طریق خریدهای خارجی
کالای انتقالی از سایر انبارها واجناس برگشتی
این نوع کالاها واجناس معمولا از کالاهای مازاد بر احتیاج و یا اجناسی که مورد نیاز انبار خاصی نمی باشد به انبار دیگر منتقل می گردد. مازاد کالای صادر شده جهت عملیات تعمیر یا طرحهای ساختمانی و نیز اجناس اسقاط گاهی به انبار عودت داده می شوند. در این صورت لازم است صورت دقیقی از کلیه ی کالاهای قابل استفاده برگشتی به انبارتهیه شود تا بتوان حساب انبار را با قیمت آنها بدهکار وحساب هزینه عملیاتی یا دستور کارساختمانی مربوط را بستانکار نمود.