همانطور که گفته شد سیستم های مبتنی بر فناوری اطلاعات ابزارهای در دست افراد هستند و همچنین مجموعه ای از اطلاعات مختلف را در بر می گیرند. در این قسمت موضوعات مربوط به افراد و اطلاعات در دنیای فناوری اطلاعات را مورد بررسی قرار می دهیم.
1- موضوعات مربوط به افراد:
مهمترین بخش سیستم های اطلاعات افرادی هستند که با آن کار می کنند و از آن تاثیر می پذیرند. نحوه برخورد افراد با یکدیگر بسیار مهم است ولیکن در عصر دیجیتالی می توان زندگی انسانها را به گونه ای که قبل از این امکان نداشت تحت تاثیر قرار داد. نحوه تاثیر گذاری ما بر یکدیگر به شدت متاثر از اصول اخلاقی مورد قبول ماست.
1- 2- اخلاق و قانون Copy Right
اخلاق مجموعه ای از اصول و استانداردهایی است که رفتار ما را در ارتباط با دیگران هدایت می کند. اخلاقیات یک ملت در تارخ، فرهنگ و مذهب ریشه دارد و از این رو درک یک ملت از اخلاقیات با ملت دیگر ممکن است تفاوتهایی داشته باشد. از طرفی هر فرد ممکن است ساختار اخلاقی خاص خود را داشته باشد به این معنی که ممکن است رفتار خاصی با اصول اخلاقی یک نفر سازگار باشد و لیکن همان اخلاق برای دیگری غیر قابل توجیه باشد. آنچه که در عصر اطلاعات در مورد اخلاق بسیار مهم است لزوم حفظ مالکیت های فکری افراد است. مالکیت فکری، عملکرد خلاقانه یک فرد یا گروه است که در قالب یک محصول فیزیکی نمود می یابد. مانند موسیقی، رمانها، برنامه های نرم افزاری و ... . برای مثال ارزش صدای یک خواننده بسیار بیشتر از هزینه پرداخت شده برای CD حاوی آن است. مالکیتهای فکری از طریق قانون Copy Right محافظت می شوند. داشتن Copy Right در مورد یک اثر به این معنی است که هیچ کس بدون اجازه خالق اثر اجازه استفاده از اثر را ندارد. در واقع این قانون باعث می شود افراد با آسودگی بیشتری به ایجاد محصولات نرم افزاری بپردازند و زحمات آنها مورد سوء استفاده افراد سودجو قرار نگیرد. در واقع تکثیر یک اثر که دارای قانون کپی رایت است عملی غیر اخلاقی تلقی شده و در قانون نیز برای آن مجازات تعیین شده است.
1-2- حریم شخصی افراد
در عصر ما افراد به دلایل مختلف اطلاعات خود را در اختیار سازمان های مختلف خصوصی و دولتی قرار می دهند و همچنین این نهادها و سازمانها به اشکال مختلف سعی دارند اطلاعات بیشتری را از از مردم بدست آورند. این جمع آوری اطلاعات در مورد افراد و دستیابی به اطلاعات خصوصی و غیر خصوصی آنها به طور عمده در شکلهای زیر صورت می گیرد:
1-2-1- کسب اطلاعات شخصی از کارکنان: معمولاً سازمانهای مختلف برای استخدام افراد اقدام به جمع آوری اطلاعات از متقاضیان استخدام می کنند. کسب اطلاعات به این علت است که سازمانها و شرکتهای مختلف همواره به دنبال یافتن افراد مناسب با ویژگیهای شغلی مناسبند. همچنین در زمان کار نیز بسیاری از سازمانها و شرکتها استفاده کارکنان خود از کامپیوترها و ابزارهای ارتباطی را مورد کنترل و بررسی قرار می دهند. برای مثال ممکن است یک سازمان ایمیل های فرستاده شده و در یافت شده کارکنان خود و نحوه استفاده از کامپیوترهای محل کار را دائم تحت نظر داشته باشد. انگیزه اصلی سازمانها برای اینکار اطمینان از این موضوع است که اولاً کارکنان به بهترین نحو ممکن از منابع IT سازمان و وقت خود در جهت عملکرد سازمانی بهره می برند و دوماً اینکه کارکنان، اطلاعات سازمانی را در اختیار رقبا و دیگر شرکتها قرار ندهند. امروزه نرم افزارهای مختلفی در دسترس سازمانهای مختلف است که با استفاده از آنها قادر خواهند استفاده کارکنان خود را از ابزارهای الکترونیکی کنترل رده و برای مثال ایمیل های دریافتی و ارسال شده توسط کارکنان را بررسی کنند.
1-2-1- کسب اطلاعات از مشتریان: شرکتها همواره با یک قضیه مهم مواجه اند. مشتریان از طرفی خواهان آنند که شرکتهای تجاری اطلاعات کاملی از خواسته های آنها داشته باشند تا بتوانند نیازهای مختلف آنها را بر طرف کنند. و از طرفی نیز تمایلی به ارائه اطلاعات شخصی خود به دیگران و شرکتها ندارند. برای بر طرف کردن نیازهای مشتریان شرکتها باید بدانند که نیاز آنها چیست. به این منظور باید بدانند روش زندگی مشتریان، عادتها و علاقمندیهای آنان به چه گونه است. امروزه با استفاده از نرم افزارهایی که مدیریت ارتباط با مشتری الکترونیکی را محقق می سازند شرکتها قادر اند حجم عظیمی از اطلاعات مختلف را از مشتریان خود در نقاط مختلف جهان جمع آوری کنند که گاهی این حجم اطلاعات به 20 گیگا بایت در روز می رسد. حال وقتی که اطلاعات مربوط به مشتریان در اختیار یک شرکت باشد این شرکت قادر خواهد بود این اطلاعات را به دیگران بفروشد که خود منبع دیگری برای درآمد خواهد بود.
1-2-3- کسب اطلاعات شهروندان توسط نهادهای دولتی: سازمانهای دولتی اطلاعاتی وسیعی از شهروندان دارند. قسمتی از این اطلاعات به مربوط به سوابق جرائم و خلافی های افراد است برای مثال NCIC[1] یک پایگاه داده حجیم است که شامل اطلاعات جرائم مربوط به حدود 20 ملیون نفر در آمریکا می شود. همچنین این پایگاه داده شامل اطلاعاتی همچون کودکان گمشده، اسلحه ها و ماشینهای گمشده و ... می شود. پلیس در سراسر کشور آمریکا قادر است اطلاعات مورد نیاز خود را از این پایگاه داده بدست آورد. برای مثال برای کنترل ورود آمریکایی هایی که از خارج از کشور وارد آمریکا می شوند پلیس در صورت ظنین شدن قادر خواهد بود اطلاعات شهروندی وی را با استفاده از این پایگاه داده کنترل کند. قسمت دیگر از اطلاعاتی که در مورد شهروندان در اختیار دولت قرار می گیرد اطلاعاتی است که برای خدمت رسانی مورد استفاده قرار می گیرند. برای مثال در آمریکا اطلاعات شهروندان از طریق سیستمی به نام Census Bureau هر 10 سال یکبار جمع آوری می شود و در اختیار تمامی سازمانها و نهادهای دولتی و دیگر سازمانها تجاری قرار می گیرد. از این رو تمامی آژانسهای دولتی به اطلاعات یکپارچه ای در مورد شهروندان دسترسی دارند که باعث بهبود هر چه بهتر خدمت رسانی به آنها خواهد شد.
باید توجه داشت که با توجه به موارد ذکر شده فوق حریم خصوصی افراد در عصر ما بسیار کم رنگ تر شده است و این امر موجب بوجود آمدن اضطراب و استرس بیشتر در زندگی روزمره افراد می شود. بنابراین سازمانها همواره باید به گونه ای اطمینان خاطر افراد مبنی بر عدم استفاده نامناسب از اطلاعات آنان را تامین کنند. افراد باید مطمئن باشند اطلاعات شخصی آنان در اختیار افراد سود جو قرار نمی گیرد و یا مورد استفاده های نامناسب دیگر قرار نخواهد گرفت.
1-3- تفاوتهای فرهنگی
ظهور فناوری اطلاعات در عصر ما باعث شده است فواصل جغرافیایی کم رنگ تر شده و ارتباطات بین افراد با سهولت بیشتری صورت پذیرد. همچنین این امر سبب شده است بسیاری از شرکتهای تجاری و صنعتی حیطه فعالیتی فراتر از مرزهای یک کشور داشته باشند. چنین شرایطی باعث می شود سفرهای برون مرزی بیشتری برای افراد اتفاق بیفتد و افراد تجربیات بیشتری در مواجهه با دیگر فرهنگها داشته باشند. افراد اغلب در مواجهه با فرهنگهای بیگانه دچار پدیده ای به نام شوک فرهنگی[2] می شوند. شوک فرهنگی ابهامی است که افراد در مواجهه با نشانه ها، رفتارها و عقاید موجود در فرهنگ دیگر کشورها با آن روبرو می شوند. از این رو باید به افرادی که به هر دلیلی وارد محیط جدید با فرهنگ متفاوتی می شوند کمک کرد تا بتوانند خود را به نحو احسن با محیط سازگار کنند و بر مشکلات روحی خود فائق آیند.
1-4- ارگونومی
چیدمان فیزیکی ابزارهای الکترونیکی نقش عمده ای در سلامت افرادی دارد که از آنها استفاده می کنند. ارگونومی مطالعه ای است در مورد اینکه محیط کاری چگونه طراحی و چیده شود تا بیشترین بهره وری ایجاد شده و آسیب های جسمی کارکنان به حداقل برسد. ارگونومی تنها مربوط به ابزارهای الکترونیکی و کامپیوتر نمی شود بلکه در مورد هر ماشینی که در محیط کار توسط پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد رعایت اصول مورد نظر در ارگونومی لازم است ولیکن در این قسمت تمرکز ما بر روی ابزارهای الکترونیکی است.
چنانچه اجزای کامپیوتر به خوبی در کنار یکدیگر چیده نشوند می توانند منجر به ایجاد صدمات جسمانی به کاربران شوند. صدمات [3]RSI که ناشی از استفاده ناصحیح از ابزارهای الکترونیکی است با نشانه هایی همچون سردرد، گردن درد، خستگی چشم، درد مچ دست، گوفتگی عضلات و استرس همراه است. RSI باعث ایجاد صدماتی خواهد شد که موجب کاهش بهره وری و سود شرکتها و بر جای گذاشتن هزینه های فراوان می شود. حتی در بعضی موارد صدمه دیدگان به طور موقت و یا دائم از کار افتاده می شوند. بر اساس آمار ارائه شده در سال 1982، 22600 نفر و در سال 1994، 322000 هزار نفر در آمریکا از چنین بیماریهایی رنج می برند. به منظور کاهش اثرات زیانبار استفاده از ابزارهای کامپیوتری متخصصان ارگونومی دستورالعمل هایی را ارائه کرده اند که باعث کاهش اثرات زیانبار این ابزارها خواهد شد.
در دنیای جدید تنها چیزی که تغییر نمی کند خود تغییر است. به این معنی که تغییر یک جزء ثابت در زندگی روزمره در عصر اطلاعات شده است. افراد باید قادر باشند خود را با این تغییرات سازگار کنند. توجه به موارد ذکر شده در بالا یعنی رعایت اخلافیات، حفظ حریم شخصی افراد، توجه به تفاوتهای فرهنگی و ارگونومی باعث خواهد شد افراد به نحو بهتری بتوانند خود را با تغییرات و شرایط جدید ناشی از عصر اطلاعات منطبق و هماهنگ کنند و چالشها و استرسهای کاری آنها به حداقل برسد.