نحوه سازماندهی شغل اداری و تعیین وظایف (ساختار اداره، مدیریت، ارباب رجوع و تکنولوژی اداری) به روند فضای اداره موثر است.
با گذشت زمان، انواع ساختمانها پیشرفت و تغییر می‌کنند. علاوه بر مدل‌ها و طرح‌های ابتکاری، انواعی از ساختمانها وجود دارند که نشانگر نیروها و عوامل موثر در زمان ساخت آنها هستند. سازماندهی مشاغل اداری بر روابط انسان‌ها تاثیر زیادی دارد. با ادامه روند تغییر مشاغل (از زمان عرضه تکنولوژی‌های جدید) درک صحیح وظایف مورد نیاز تبدیل به نیروهای محرک میشود. طراحان می‌توانند بر کلیه جنبه‌های محیط کار احاطه داشته باشند. طراح خوب از اهمیت خاص برخوردار بوده و باعث ایجاد رضایت شغلی میشود.
فضای مخصوص هر فرد برای انجام کار به عنوان یک کارگاه محسوب میشود. این کارگاه می‌تواند یک اداره خصوصی با دیواره‌های بلند، در رختکن یا پلان باز باشد که از روی مبلمان سیستم‌ها با دیوارهای کوتاه با میز تک نفره در فضای تقسیم نشده طراحی شده است.
ساختمان یک اداره بزرگ شامل مکان‌های مختلف و متعدد است:
بخش‌های اداری دفاتر مجزا برای یک تا سه نفر به همراه کارگاه‌هایی مبرای کارآموزان و دفاتر گروهی برای حداکثر 20 نفر، کارگاه‌هایی برای کارآموزان و دفاتر با پلان باز برای حداکثر 200 نفر بطور همسطح. بعضی ادارات کارگاه‌های مجزا را با بخش‌های گروهی یکی می‌کنند. در اداره‌ای با پلان باز بجز یک بخش منشی‌گری مجزا، بقیه مکان‌های برای کار فردی و گروهی چند منظوره اختصاص می‌یابد.
قسمت‌های انبار اسناد برای نگهداری پرونده‌ها، طرح‌ها، میکروفیلم و وسایل الکترونیکی، لوازم بایگانی و ثبت، ثبت اسناد، بازسازی و خرد کردن.
بخش‌های خدمات اصلی اداری، دارای تجهیزات نوشتاری، تکثیر، چاپ، فتوکپی و کامپیوترهای شخصی.
قسمت پستخانه، نامه‌ها و محموله‌های پستی، کنترل ورود و خروج اجناس.
بخش نمایش گروهی شامل اتاق‌های گردهمایی با دیواره‌های متحرک، بخش‌های نمایشگاه، تالارهای کنفرانس و گردهمایی.
امکانات اجتماعی شامل رختکن، آشپزخانه، توالت برای هر طبقه یا بخش، بخش استراحت کارکنان، محل خوردن و آشامیدن، امکانات ورزشی، سالن غذاخوری با آشپزخانه.
مکان‌های اضافی و ضمیمه، احتمالاً برای تعلیم در زمینه استفاده از وسایل سمعی بصری.
امکان نیاز به وجود یک قسمت برای ورود اتومبیل، جای پارک (به صورت زیرزمین) و بخش‌های تحویل.
فضاهای گردشی شامل راهروها، پلکان، آسانسورها، ورودی‌های خروجی و اضطراری، به صورت داخلی و خارجی.
خدمات اصلی شامل وجود مسوول خدمات فنی، تهویه مطبوع، دستگاه تهویه، سیستم حرارتی، برق، سیستم آرمانی، پردازش اطلاعات، مرکزی کامپیوتری، مخابرات، نظارت و مراقبت.
توصیف اجمالی شرکت و ساختارهای تشکیلاتی آن مثل وظایف و روابط خاص کارکنان شرکت در تجزیه و تحلیل مناسب نیازهای آن مفید است.
(تصاویر در فایل اصلی موجود است)
روش‌های / معیارها
تاثیرات تکنولوژیک اطلاعات کامپیوتری کردن سیستم های اداری پیشرفت در زمینه تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به تغییر شرایط کاری در ادارات کمک شایانی کرده است. پایانه‌های چندمنظوره جایگزین تجهیزات پردازشگر داده‌ها، کلمات و تصاویر می‌شوند و سیستم‌های منفرد به صورت شبکه درمی‌آیند تا سیستم‌های ارتباطی اداری هماهنگ را شکل دهند.
ایستگاه‌های نمایش ویدیویی که آنها هم نیازمند ترمینال‌های کامپیوتری و تجهیزات اضافی هستند، مساحت مورد نیاز ادارات را تا حدود cm23-2 تا cm218-15 افزایش داده است. اثرات اتوماسیون اداری بر محل‌های کار فردی و طرح کلی، نیازهایی را بوجود آورده است که ساختمان‌های اداری موجود دیگر قادر به برآوردن آنها نیستند. اینها شامل اهمیت بیشتری است که به کیفیت و شرایط محل کار فردی داده میشود و موجب انعطاف‌پذیری است. هزینه‌های عامل را می‌کاهد و در محیط‌های کاری که از لحاظ بوم‌شناسی قابل قبولند.
افزایش میزان فضا و مکان و نوسازی اسباب و لوازم به انداز ساختمان‌های جدید اهمیت دارد. افزایش کارایی شیوه‌های کاری می‌تواند زمان صرف شده برای فعالیت‌های اداری (فایل کردن، طبقه‌بندی، کپی کردن، جستجو، تهیه مواد و ...) و ارتباطات (کنفرانس‌ها و جلسات) را تا حدود 25% بکاهد. طرح خوب، قطع جریان کار را به حداقل می‌رساند. برقراری ارتباط بیشتر از راه دور (کار در خانه)، جبران کننده مساحت سطح افزوده گفته شده در بالاست، اما برخ فعالیت‌ها (جلسات و غیره)، هنوز هم در ساختمان‌های اداری انجام می‌شوند. ناگفته نماند که مفید بودن ارتباط از راه دور نیز دارای محدودیت‌های است.
عوامل مهم دیگری هم وجود دارد که بر ضد تمرکززدایی، بالقوه در حال عمل بوده و بسیار حایز اهمیت می‌باشند. یک مکان متمرکز، می‌تواند دارای یک مزیت پرستیژی باشد. حضور یک شرکت در یک شهر، نماد استمرار و دوام است و کارمندان اغلب یک جو کاری همگانی و فعالیت‌های تفریحی مشترک را ترجیح می‌دهند، اما کنفرانس ویدیویی می‌تواند رفت و آمدهای کاری را حدود 50% کاهش دهد.
تغییرات در محیط کار :
افزایش بازده، به دلیل تکنولوژی اطلاعاتی و تغییرات شرایط کاری (فرآیندهای و الگوهای سازمانی) در حال متحول ساختن ساختارهای اداری است. میزان استخدام‌ها روبه نقصان است و گروه‌های کاری کوچکتر می‌شوند. شرایط سابق سلسله مراتب کار در میان کارکنان، همچون مدیر، منشی، کارمند ارشد و غیره، به یک گروه کاری مجتمع تبدیل میشود. این خود می‌تواند باعث تغییر در تخصیص فضای سطح شود.
آگاهی بیشتر از محیط کار، ارتباط نزدیکی با ارزش‌های اجتماعی جاری دارد. این‌هادر نگرش‌های راجع به کیفیت مکان کار (روشنی روز، استفاده از تولیدات محیطی دوستانه و حفظ انرژی) و در فعالیت‌های روزانه (جنبه‌های اکولوژیکی و مصرف مواد) تجلی می‌یابد. از دید کارمندان، محل کاری فردی، عرصه‌ای حیاتی برای اعمال متقال اجتماعی است. این امر، بسیار حائز اهمیت بوده و دلیل آن هم، تاکید تکنولوژی نوین و ساختارهای کاری رسمی است. افزایش تاکیدهای فیزیکی و رونشناختی موجب توجه بیشتری است که به محیط کار داده میشود. کارکنان دفتری، نیازمند فضای کافی، آزادی برای ترتیب و آرایش اثاثیه خود، تهویه و نور مطلوب و محافظت در برابر مزاحمت‌های خارجی یا غیرضروری است. حدود 65% روز کاری، در محیط‌های کاری محدود و 10% در محیط‌های کاری بسط یافته می‌گذرد. تماس‌های کاری و تجهیزات مشترک، از اهمیت بیشتری برخوردارند که خود نیاز به دفاتر و محیط‌های کاری فردی و مشترک منجر میشود.
علاوه بر سازماندهی مجدد ساختمان‌های موجود، مفاهیم جدیدی برای دفاتر فردی و گروهی در حال شکل‌گیری است. مثل دفاتر گروهی، به هم مرتبط که به قسمت‌هایی تقسیم شده‌اند و یا دفتر ممزوج، یا محیط کاری فردی چندگانه، اگرچه مورد دوم، چندان رایج نیست.