مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است. به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم. بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.ما در این دوره آموزشی شما را با قابلیت access آشنا کرده و شاید اگر اغراق نکرده باشم شما را استاد این برنامه بی نظیر خواهیم کرد شما نیز لحظه به لحظه به آشنایی با قابلیتهای این برنامه مطمئنا مشتاق یادگیری هرچه سریع آن خواهید شد.
شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS
- برای مطالعه این دوره آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی با محیط ویندوز و SQL داشته باشند.
- جهت نصب و اجرای نرم افزار های Office که اکسس نیز شامل آن می شود، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد:
- حداقل سیستم مورد نیاز کامپیوتری با پردازشگر PENTIUM 3 یا بالاتر
- میزان حافظه RAM بسته به سیستم عاملی که از آن استفاده می کند دارد
- سیستم عامل WINDOWS98
24 مگابایت MBحافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE که بطور همزمان با برنامه Microsoft Access اجرا می شوند
- سیستم عامل Windows Me یا Windows Nt 32 مگابایت حافظه RAM به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
- سیستم عامل WINDOWS 2000 professional 64 مگابایت حافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
- هارد دیسک
فضای حافظه هارد دیسک بسته به پیکر بندی انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشی برنامه OFFICE ممکن است فضای مورد نظر افزایش یا کاهش یابد
- 245 مگابایت از فضای آزاد موجود در هارد دیسک که 115 مگابایت از آن در محلی قرار داشته باشد که در سیستم عامل خود را در آن نصب نموده اید، 50 مگابایت فضا دیگر دیسک برای کاربرانی که از سیستم هایی به غیر از Windows 2000 و windows me استفاده می کنند.
- سیستم عامل
برنامه Access 2003 قابل نصب روی سیستم عامل هایی چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر می باشد
آشنایی با کاربرد Access
اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید. شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS
برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.
شناسایی اصول کار با Menu Bar
باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
شناسایی اصول کار با Toolbars
یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 )
با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3
سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4
شناسایی اصول کار با StatusBar
قسمت پایین پنجره برنامه نوار خاکستری وجود دارد که به ان نوار وضعیت میگویند. نوار وضعیت ، اطلاعات نماها و جزئیات و توضیحات درباره فیلدها و غیره را نمایش میدهد .شکل D5
شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS
اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است. بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره سازی ،جستجو و بازیابی فراهم میکند. ساختار Access بر چیزی موسوم به object (شی) بنا شده است. شی های اصلی: در محیط اکسس هر چیزی که یک نام داشته باشد یک شی تلقی می شود.
1- Table (جدول)
2- QUERY (پرس وجوها
3-Form (فرم ها)
4- Report (گزارشها)
5- Page (صفحه های دسترسی به داده ها)
6- Macros (ماکروها)
7- Modules (مدول ها)
تشریح کلی بر اجزاء تشکیل دهنده DataBase Access (بانک اطلاعاتی اکسس)
Table : جدول یکی از اجزاء اصلی بانک اطلاعاتی Access می باشد که با هدف اصلی هر جدول نگهداری اطلاعات می باشد و داده ها را شما در جدول وارد می کنید. چگونگی طراحی و سازماندهی داده ها به شکل ستون ها و سطرها جدول را تشکیل می دهد. بانک اطلاعاتی Access می تواند دارای یک یا چندین جدول باشد بگونه ای که با هم در ارتباط و تقابل باشند.در شکل Table0 شما می توانید این شی را ببینید.
در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی table وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Table1.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Table وارد محیط Design View میشوید. شکل Table2.
اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس
Query :Query اساسا یک سئوال است و هر پرس و جو برای استخراج اطلاعات مورد نظر از یک بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار می گیرد و هر پرس و جو می تواند گروهی از رکوردها را که شرایط خاصی را دارا هستند انتخاب کند، پرس و جوها را می توان بر اساس جداول یا پرس و جوهای دیگر آماده نمود. با استفاده از پرس و جوها می توان رکودهای بانک اطلاعاتی را انتخاب کرد و تغییر داد یا حذف کرد. همچنین می توان برای پی ریزی فرمها، گزارشات و صفحات دسترسی به اطلاعات از نتایج پرس و جوها استفاده نمود. زبان قابل برنامه نویسی در پرس و جو،SQL می باشد.در شکل query0 شما میتوانید این شی و نماهای ان را ببینید.
در صورت انتخاب گزینه open از پنجره شی Query وارد محیط ورود داده(Data Sheet View) میشوید.شکل Query1.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Query وارد محیط Design View میشوید. شکل Query2.
اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی اکسس
Form: متداولترین روش استفاده از فرمها، ورود داده ها و نمایش داده ها می باشد. فرمها برای سفارشی کردن نمایش داده هایی که برنامه شما از پرس و جو ها یا جداول ها استخراج می کند می باشد به عبارتی فرم شامل پنجره ایی است که امکان اطلاع رسانی به کاربران و یا دریافت اطلاعات از آنها را در اختیار قرار می دهد.
با انتخاب گزینه open از پنجره شی Form وارد نمای ورود داده (Form View) فرم میشوید .شکل form1 .
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Form وارد محیط Design View میشوید. شکل Form2.
Report: گزارش شی است برای قالب بندی. محاسبه و چاپ و خلاصه کردن اطلاعات انتخاب گزارشها می توانند براساس جداول، پرس و جوها باشند قابلیت گزارش چاپ داده هاست. همچنین گزارشها را می توان براساس چند جدول و یا پرس و جو تهیه نمود تا رابطه بین داده ها را نشان دهد.در شکل Report0 شما پنجره شی Report و نماهای آن را می توانید مشاهده کنید.
اجزاء تشکیل دهنده بانک اطلاعاتی
Data Access page: این صفحه شی است که نمایش و ویرایش را تحت internet explorer ماکروسافت تسهیل می بخشد. این صفحه کاربران را قادر می سازد که از طریق اینترنت با اینترانت اطلاعات موجود در پایگاه داده ها را مشاهده و ویرایش نمایند. کار با این صفحات بسیار شبیه کار بر روی یک جدول یا فرم در Access می باشد.
با انتخاب نمای Open از پنجره شی Page شما وارد نمای ورود داده page میشوید .شکل page1.
و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Page وارد محیط Design View میشوید. شکل page2.
Macros: ماکروها به خود کار(Automatic)کردن کارها تکراری، بدون نوشتن برنامه های پیچیده یا فراگیری یک زمان برنامه نویسی کمک می کند در واقع ماکروها یکسری عملیات هایی هستند که در واکنش به یک رویداد مشخص اجرا می شوند. مانند کلیک بر روی یک دکمه برای بسته شدن یک فرم و غیره، واکنش نشان می دهد. نمای ها و پنجره شی Macro را می توانید مشاهده کنید.شکل Macro 0 .
در صورت انتخاب Run از پنجره شی Macro به نمای اجرا ماکرو میروید . و در صورت انتخاب گزینه Design از شی Macro وارد محیط Design View میشوید. شکل Macro2.
Modules: محیط بسیار قوی و با کیفیت برای برنامه نویسی، محاسبات و عملیات پیچیده روی سیستم بانک اطلاعاتی است در این شی از زبان برنامه نویسی ویژوال بیسیک استفاده می شود. مدول حاوی روال هایی سفارشی می باشد و به شما اجازه به دام انداختن خطا را می دهد در صورتی که این قابلیت در ماکروها موجود نبود هر مدول حاوی توابعی می باشد که از هر جای برنامه قابل فراخوانی است و می تواند نسبت به رویدادهای موجود روی یک فرم و یا گزارش وابسته واکنش نشان دهد.همچنین برای انجام فعالیتهای پیچیده ای چون بازکردن یک صفحه گسترده برنامه exell وغیره....... ،استفاده نمود.پنجره شی Module و نماهای آن در شکلModul0 قابل مشاهده است.