شماری از فنون و شیوه های سنتی و جدید تصمیم گیری به طریق برنامه ریزی شده و برنامه ریزی نشده وجود دارند که در جدول زیر دیده می شوند . همانطور که جدول ذیل نشان می دهد ، تصمیم گیری به طریق سنتی راه را برای استفاده از روشهای کامپیوتری هموار کرد . در حال حاضر نمایش کامپیوتری و پردازش داده ها امکانات وسیعی را برای تجزیه و تحلیل موقعیتهای تکراری ، فراهم می آورند .
تصمیمات برنامه ریزی شده را می توان به سادگی در برنامه کامپیوتر وارد کرد و حتی راههای اجرای تصمیمات را نیز می توان در آن منظور کرد . چند دهه گذشته استفاده از پژوهش عملیات گسترش یافته و این شیوه تا حدود قابل ملاحظه ای توسعه یافته است . همزمان با توسعه این شیوه ، کارآیی حل مسایل برنامه ریزی شده و کیفیت راه حل ها نیز بهبود یافته است .
به نحوی که بسیاری از مسایل برنامه ریزی نشده گذشته ، به تدریج به مسایل برنامه ریزی شده تبدیل می شوند .
به طور کلی مدیران هنگامی که با یک مسأله روبرو می شوند و سعی در حل آن می کنند ، غالبا استفاده از یک طیف را سودمند تشخیص داده اند که در یک نوک موقعیت های قابل پیش بینی ، در نوک دیگر آن موقعیت های فوق العاده دشوار غیر قابل پیش بینی و بین این دو قطب درجاتی از موقعیتهای پیش بینی تا غیر قابل پیش بینی قرار دارد . روی این طیف سه واژه دیده می شود که وضعیت های مختلفی را نشان می دهند . این سه واژه عبارتند از : (( اطمینان )) ، (( خطر پذیری )) و (( بی اطمینانی ))
اطمینان : هنگامی در شرایط اطمینان قرار داریم که آگاه باشیم در آینده چه رخ خواهد داد . در شرایط اطمینان ، اطلاعاتی دقیق ، قابل سنجش و قابل اعتماد وجود دارد که می تواند مبنای استواری برای تصمیمات باشد .
در این حالت آینده تا حد زیادی قابل پیش بینی است . برای مثال بسیاری از اصناف و کسبه بازار به یکدیگر اعتماد دارند ، حرف و سخنان متقابلشان را در معالات مبنا قرار می دهند . به عبارتی دیگر حتی اگر توافقشان به صورت غیر رسمی هم صورت گرفته باشد ، محترم شمرده خواهد شد .
خطر پذیری (ریسک) : در مواردی که قابلیت پیش بینی ، کاهش یابد ، وضعیت خطر پذیری پدید می آید . در این شرایط اطلاعات کامل در دسترس نیست ، اما برداشت خوبی از احتمال به دست آوردن نتایج و پی آمدهای خاص موجود است . برای مثال ، شرکتهای نفتی ممکن است ندانند کدام چاه خاص به نفت می رسد ولی در یک برنامه حفاری که شامل حفر چاههای زیادی می شود ، می توان به خوبی تخمین زد که چه تعداد چاه ممکن است به نفت برسد .
بی اطمینانی : در شرایط بی اطمینانی ، اطلاعات در حد ناچیزی وجود دارد و آینده معلوم نیست . مثلاً مدیرانی که به تجارت بین المللی می پردازند ممکن برای اولین بار با آداب و رسوم و فرهنگ کشوری روبرو شوند که با رسوم و فرهنگ کشور خودشان تفاوت بسیار داشته باشد و آنها خود را برای چنین وضعیتی آماده نکرده باشند . ممکن است در برخی از مناطق دنیا قرارداد کتبی ضمانت اجرایی نداشته و صرفاً به منزله شروع دوره جدیدی از مذاکرات تلقی شود . سرنوشت تصمیماتی که در چنین شرایطی گرفته می شود ، نامعلوم است .
در غایت می توان گفت : پیشرفت و توسعه تکنولوژی و همچنین جهانی شدن اقتصاد و تجارت ، بر شتاب تغییر محیط افزوده است و در آینده نزدیک هم این شتاب و در نتیجه تغییر محیط دو چندان خواهد شد . با توجه به این ، تصمیم گیری در شرایط (نامعلوم) برای مؤسسات سرنوشت ساز و حیاتی خواهد بود . بدانجهت تصمیم گیری اقتصایی برای مدیران غیر قابل اجتناب خواهد گشت .
شماری از فنون هستند که کیفیت تصمیم گیری را در وضعیت های بی اطمینانی (بی یقینی) بهبود می بخشند . از جمله آنها ،
الف) تحلیل خطر پذیری که احتمالات ریاضی را به پی آمدهای تصمیم ها پیوند می زند ، درخت های تصمیم که آشکارا نقطه های تصمیم ، رویدادهای احتمالی و احتمالات پدید آمدن هر راه کنش احتمالی را در بر می گیرد و پ) نظریه برتری (رجحان) که آمادگی یا عدم آمادگی مدیران را در پذیرش برخی خطرها مورد توجه قرار می گیرد .
ارزیابی اهمیت یک تصمیم
از آنها که مدیران نه تنها باید تصمیم های درست بگیرند ، بلکه باید تصمیم ها را به هنگام نیاز و شیوه ای هر چه اقتصادی تر اتخاذ کنند و نیازمندیهای سازمان را تأمین کنند . به همین خاطر فراهم آوردن راهنماهایی برای بازشناسی اهمیت نسبی تصمیم ها سودمند خواهد بود .
تصمیم های کم اهمیت به تحلیل پژوهش ژرف نیاز ندارند و آنها را می توان آسان و بی آنکه برای مسئولیت بنیادی مدیر خطر پدید آورند ، به مدیران رده پائین تر تفویض کرد . اهمیت تصمیم همچنین بستگی به حدود اختیارات شغلی و میزان مسئولیت مدیران دارد . مثلاً تصمیمی که از نظر مدیر عامل یک شرکت اهمیت خاصی ندارد ، ممکن است از نظر رئیس یک قسمت بسیار مهم باشد .
به طور کلی ، اهمیت یک تصمیم را می توان با توجه به عوامل زیر مورد ارزیابی قرار داد :
1 اندازه و میزان تعهد : اگر تصمیم موجب شود که شرکتی به هزینه اعتباراتی سنگین درست بزند یا برنامه پرورش نیروی انسانی مهمی را در پیش گیرد ( مانند برنامه ارزیابی و آموزش مدیریت ) ، یا اگر این تعهد در دراز مدت به پایان برسد ( مانند ساخت یک کارخانه جدید ) ، در این صورت باید تصمیم مزبور مورد توجه خاص قرار گیرد و بهتر است که چنین تصمیماتی در سطوح بالاتر مدیریت اتخاذ شوند .
2 قابلیت انعطاف برنامه ها : بعضی از برنامه ها را می توان به آسانی تغییر داد و حالی که تغییر برخی دیگر چندان ساده نیست . بدیهی است تصمیماتی که متشکل از یک سلسله اقدامات غیر قابل انعطاف باشند نسبت به تصمیماتی که به سادگی قابل تغییر هستند از اهمیت بیشتری برخوردارند .
3 درجه اطمینان و معلوم بودن هدفها و فرضها : اگر هدف ها و فرض ها تا اندازه ای مطمئن باشند ، تصمیمی که بر پایه آنها استوار می شود کمتر دشوار خواهد بود و به تحلیل و داوری کمتری نیاز خواهد داشت . بر عکس هر قدر هدفها و فرض ها نامعلوم تر و بی اطمینانی بیشتری باشد ، تصمیم ها دشوارترند به تحلیل و داوری بیشتری نیاز دارند .
4 قابلیت اندازه گیری متغیرها : در مواردی که هدفها ، داده ها ، محدودیتها و متغیرها را بتوان با دقت اندازه گیری کرد ، اهمیت تصمیم به مراتب کمتر از مواردی است که عوامل مزبور به سختی قابل اندازه گیری باشند مانند قیمت گذاری یک فرآورده مصرفی تازه یا تصمیم گیری درباره شکل یا سبک آن فرآورده .
5 – اثر انسانی : در صورتی که یک تصمیم روی افراد اثر زیادی بگذارد ، آن تصمیم از اهمیت زیادی برخوردار خواهد بود . در این گونه موارد به میزان پذیرش تصمیم از سوی افراد توجه شود .
به طوری که ملاحظه می شود ، در تهیه و تنظیم برنامه ها باید ماهیت ( سرشت ) برنامه ریزی ، انواع برنامه ها و مراحل فرآینده برنامه ریزی به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد . هدف ، استراتژی و خط مشی های لازم به منظور تحقق برنامه ها تدوین شود .
همچنین درباره انتخاب هر یک از گزینه های مناسب برای اجرای برنامه ها و نیل به هدفها با توجه به شرایط اطمینان ، خطر پذیری و بی اطمینانی با تحلیل های لازم تصمیم گیری به عمل آید .
در هر حال ، با فرض تحقق مراحل فوق ، مادام که سازماندهی مناسبی انجام نشود هیچ برنامه ای به مرحله اجرا در نمی آید .
هماهنگی :
هماهنگی فرآیندی است که از طریق آن هدف ها و فعالیت های مختلف یک سازمان همسو و هم جهت می شوند وحدت می یابند تا هدف های کلی سازمان به نحو مطلوب تأمین شوند .
از آنجائیکه واحدهای مختلف یک سازمان هر کدام دارای هدفها ، وظایف و مسئولیت های خاصی هستند که با هم تفاوت هایی اساسی دارند ، لذا باید فعالیت های هر واحد سازمانی با فعالیت های سایر واحدهای مربوط هماهنگ شود . نیاز به هماهنگی از یک سو به ماهیت و لزوم برقراری ارتباطات مداوم شغلی و از سوی دیگر ، به درجه وابستگی و ارتباط واحدهای مختلف به یکدیگر ، بستگی پیدا می کند .
در مورد انواع وابستگی ها و ارتباط متقابل ((جیمز تامپسون)) نظراتی را ارائه کرده است که در پایان به طور خلاصه به شرح آن می پردازیم .
انواع وابستگی و ارتباط متقابل :
((جیمز تامپسون)) انواع وابستگی و ارتباط متقابل بین واحدهای سازمانی را در سه طبقه به شرح زیر تقسیم می کند :
1 وابستگی و ارتباط کلی
2- وابستگی و ارتباط پیوسته
3 وابستگی و ارتباط دو جانبه
وابستگی و ارتباط کلی :
این نوع وابستگی و ارتباط وقتی موجود است که تک تک واحد های سازمانی برای انجام وظایف روزانه خود به یکدیگر وابستگی نداشته باشند ولی در عین حال ، ادامه حیات و بقای نهایی آنها بستگی به انجام موفقیت آمیز وظایف هر یک از واحدها داشته باشد . هر واحد به صورت جداگانه به کل کمک می کند و متقابلاً مورد حمایت کل قرار می گیرد . به عنوان مثال ، شعب مختلف یک فروشکاه نساجی ممکن است مستقل عمل کنند و وابستگی چندانی به یکدیگر نداشته باشند .
اما ادامه حیات و بقای همگی آنها وابسته به عملکرد موفقیت آمیز هر شعبه است .
وابستگی و ارتباط پیوسته :
این نوع وابستگی و ارتباط وقتی موجب است مکه عملیات واحدها به صورت متوالی و زنجیره وار به دنبال هم انجام می شود . به این ترتیب که تا عملیات واحد قبلی انجام نشود ، واحدهای بعدی نمی توانند کاری انجام دهند . این وابستگی و ارتباط بین واحدهای مؤسسات تولیدی که از خطوط زنجیره ای تولید استفاده می کنند تا حدود زیادی وجود دارد .
وابستگی و ارتباط دو جانبه :
این نوع وابستگی و ارتباط وقتی پدید می آید که بین واحدها نوعی داد و ستد وجود داشته باشد . برای مثال در یک مؤسسه باربری دو کامیون که یکی از آبادان و دیگری از تبریز بار زده است بارهایشان را در اصفهان تعویض کرده و هر کدام با بار دیگری به مقصد مورد نظر حرکت کنند . به این ترتیب یک رابطه دو جانبه بین واحدهای مؤسسه حمل و نقل برقرار میشود .