مقدمه
در معیار های امروزین شهری ، سازماه نا خیلی سریعتر از ساختمانها تغییر می کنند و تشکیلات اداری بسرعت و بطور مکرر دگرگون می شوند . بطور اصولی دو تحول اساسی در سالهای اخیر در ساختمانهای اداری بوجود آمده است .
اول : دیوارهای بلند داخلی به دیوارهای کوتاه جدا کنند تغییر پیدا کرده و بخصوص مبلمان ثابت و متحرک بیش از پیش عملکرد پیدا کرده است ، تأسیسات قابل حمل و جدا کننده های اکوستیک و دکوراتیو بصورت متناوب تغییر شکل و موقعیت داده اند .
دوم : فضا های اداری با عملکردهای کاملا متفاوت و حتی متناقض از آزمایشگاه ، دفتر کارخانجات و فضاهای صنعتی گرفته تا آموزشی همگی صورت یکسان و مشابهی پیدا کرده اند .
در این قسمت به عواملی که باعث پیدایش چنین تغییراتی در این گونه ساختمان ها شده است ، سهولت عملکرد و نحوه انجام این تغییرات و آشنایی با این سیستم ها می پردازیم .
ضرورت تغییر سیستم ها و روشهای انجام کار دستگاههای اداری
عواملی که باعث ایجاد تغییرات در عملکرد و بعد از آن در فرم ساختمان شده است به قرار زیر است :
تسریع در دستیابی به منابع اطلاعاتی و آمار و اطلاعات مفید و نتیجتا تسریع در تصمیم گیریها و اعمال مدیریتهای صحیح و ایجاد سرعت در امور ارباب رجوع و سایر امور .
کاهش و حذف مراحل زائد بعضی از روشهای انجام کار .
عدم کارایی و پاسخگویی روشهای انجام کار جاری به نیازهای جامعه و دستگاهها بدلیل گهنه و قدیمی بودن آنها .
افزایش حجم مکاتبات و مسئولیتها و وظایف پیش بینی نشده و تغییر وظایف وزاتخانه ها .
ارائه خدمات بهتر و زدودن بوروکراسی موجود و تحقق یک نظام اجرایی پویا .
اعمال سیستم توسط مدیران به دلیل فقدان روشهای مدرن ومعین .
نقش روشهای نوین و مکانیزه اداری در بهبود نظام اداری
تسریع در انجام امور و دسترسی به اطلاعات و آمار و بالارفتن آگاهیها .
جلوگیری از ازدیاد و بروکراسی و کاغذ بازی .
کارایی مؤثر مدیریت واحدهای اداری و برنامهریزی و افزیش کیفیت و راندمان .
صرفه جویی در زمان و نیروی انسانی و سایر هزینه های مربوطه .
تحول نسبی در نظام اداری .
هدایت خدمات دولتی از کانالی صحیح تر به مجرای اجرایی .
تسریع در انجام کار ارباب رجوع .
کاهش مراجعات مکرر ارباب رجوع .
روشهای مکانیزیه نقش مؤثری در تصمیم گیریها و افزایش کارایی و ضریب اطمینان و دقت و بهبود کیفیت کارها دارد .
نظام اداری با توجه به نقش خدمات رسانی به جامعه اداری پیچیدگیهای فراوانی بوده و لازم است در کنار نیروی انسانی ورزیده و آموزش دیده از تکنولوژی ،بعنوان یک ابزار کار استفاده نمائیم و روشهای مکانیزه را به خدمت گیریم زیرا روشهای مکانیزه تا حدود زیادی می تواند در تحول و افزایش راندمان کار مؤثر باشد .
ضرورت توجه به نحوه استقرار اجزای سازمانی در مجموعه های اداری – خدماتی
یکی از معضلات نظام اداری کشور روشهای اجرای آن می باشد این روشها از آنجا که اغلب قدیمی بوده و هیچگاه بصورت مستقل و هماهنگ باسایر سازمانها مورد بررسی قرار نگرفته اند ، موجب آن گردیده که سازمانها ی اداری کشور با روشهای فعلی پویایی لازم را نداشته و دارای کارایی لازم با نیازهای جامعه نباشد . بررسی روش های اداری کشور و بکار بردن روشهای نوین بجای روشهای قدیمی و سنتی از اموری است که جهت تحول سیستم اداری لازم بنظر می رسد .
طرح جا ومکان از اولین موضوعاتی است که در تجزیه و تحلیل سیستم ها و روشهای اداری مورد نیاز در یک مجتمع اداری – خدمات پرداخته شود .
منطبق نبودن جا و مکان با وظایف یک سازمان باعث کندی و تراکم در کارهای می شود . لذا با بکار بردن اصول صحیح طرح جا و مکان می توان به بهبود روشهای انجام کار و افزایش کارآیی اثربخش سازمان کمک کرد بطوریکه طراحی صحیح و تخصیص فضای مناسب به کارکنان می تواند نتایج مثبت زیر را به همراه داشته باشد .
ایجاد رفاه و راحتی برای کارکنان در محل کار
افزایش بازدهی و سهولت انجام کار .
کاهش زمان انجام کار .
جلوگیری از تراکم و وقفه در کارها.
کاهش هزینه های سرمایه ای .
حداکثر استفاده از جا ومکان در تسهیل جریان امور .
ایجاد تسهیلات و ارائه خدمات بهتر و بیشتر به ارباب رجوع .
عوامل مؤثر بر طرح جا ومکان و نحوه استقرار سازمان اداری
طرح جا و مکان عبارتست از نمودار محل انجام کار ، طرز قرار گرفتن کارمندان در محیط کار و محل استقرار وسایل کار و تجهیزات اداری .در تهیه طرح فضای اداری عوامل متعددی دخالت دارند ، لذا با تجزیه و تحلیل همه جانبه فضای اداری و همچنین با رعایت اصول تهیه طرح جاو مکان می توان طرح قابل توجهی برای فضای اداری تهیه کرد این اصول عبارتند از :
جریان گردش کار تا حد امکان باید بصورت مستقیم باشد تا از رفت و برگشت های زاید و از قطع مسیر سایر کارها جلوگیری شود .
محل استقرار کارکنانی که کارشان با هم ارتباط دارد نزدیک هم باشد .
تجهیزات و وسایل کار باید نزدیک محل کار و دسترس کارکنان باشد .
فضای تخصیص یافته به کارکنان باید باتوجه به احتیاجات ناشی از نوع کار آنان تعیین گردد .
بعنوان مثال محل هایی که آرام تر و بدون سروصدا باشند باید به کارمندانی اختصاص یابد که کار آنان نیاز به دقت و تمرکز فکری داشته باشد .
وسایل و تجهیزات غیر ضروری از محل کار دور نگه داشته شود تا فضای بیشتر ی برای کار آزاد گردد .
کارکنانی که برای انجام وظایف خود از وسایل مشترک استفاده می کنند باید نزدیک هم و از طرف دیگر نزدیک وسیله مورد نیاز قرار داشته باشند .
طرز استقرار میز و وسایل کارکنان و میز مدیر به نحوی باشد که توالی انجام کار رعایت گردد.
محل کار کارمندانی که با ارباب رجوع بیشتر در ارتباط هستند باید در نزدیکی دربهای ورودی تعیین گردد تا ارباب رجوع مجبور نشود از قسمتهای مختلف عبود نموده و موجب ازدحام بی مورد در ساختمان شود .
طرح ریزی جا و مکان باید طوری باشد تا حد امکان کار متحرک و کارمند ثابت باشد ، هر اندازه که از حرکت کارمند برای انجام کار جلوگیری شود ، کارایی وسرعت عمل او بیشتر می شود .
تجهیزات صنعتی و مکانیکی حتی الامکان وسایل سنگین در طبقات پائین مستقر گردند .
اگر استقرار وسایل سنگین در طبقات بالا ضروری باشد ، بهتر است آنها را در کنار دیوارها و نزدیک به ستونهای ساختمان قرار داد .
چنانچه لازم باشد در یک اطاق چند میز داده شود . بهتر است کلیه میزهای رو به یک سمت داشته باشد .
برای جلوگیری از مزاحمت برای دیگر کارمندان میزها نباید از پهلو کنار هم و چسبیده به هم باشند .
فضای باز اداری
امروزه متداول شده بجای اینکه فضایی وسیع را به اطاق های و ادارات متعدد تقسیم کنند آن را به همان صورت کلی نگه میدارند و تمام کارمندان در آنجا مشغول به کار می شوند ، در این روش انعطاف پذیری و استفاده از جاو مکان کمک به تسریع ارتباط اداری نموده و جریان کار بهتر صورت می پذیرید ، از معایب این روش این است که سروصدایی که ماشین های مختلف یا سایر کارمندان دیگر بوجود می آورند ممکن است تأثر سوء در کار دیگر کارمندان بگذارد . این نقص را می توان با قرار دادن ماشین های پر سروصدا در اتاقها ی آکوستیک و ضد صدا از بین برد .